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会计电算化对会计实践的影响

发表时间:2020-02-15 15:47作者:小涵

内容提要】

会计电算化是为了满足现代企业制度的需要,应用现代科技与方法对传统会计进行改造和整合后产生的能适应信息化社会要求的新型应用型学科。它能有效地减轻会计工作人员的负担,使他们能从简单重复而又无味的记账算账中解放出来,以更多的精力从事更主要的管理和决策工作,从而提高了会计人员的地位。

我国中小企业的信息意识差,信息管理技术落后,信息利用率低,在竞争中处于极为不利的地位。面对新的经济形势,中小企业应统筹规划,将会计电算化工作的软硬件合理配置,提高信息处理能力。应该不断提高会计人员的素质,加快会计核算软件的开发进程,使会计电算化的进程更进一步,为尽快与国际接轨打下坚实的基础,使我国企业的现代化管理加速实现。

【关键词】

会计电算化;计算机应用;职业道德;人工智能;信息技术

引言

在各种信息高速发展时代,随着电子信息产业的不断发展,会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛。长期以来会计工作中存在着一些待解决而未能解决的问题。会计电算化是为了满足现代企业制度的需要,应用现代科技与方法对传统会计进行改造和整合后产生的能适应信息化社会要求的新型应用型学科。

一、会计电算化的概述

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展演变为会计电算化信息系统。会计电算化是会计发展史上的一次重大革命,它不仅是会计发展的需要,而且是经济和科技对会计工作提出的要求。

(一)会计电算化的发展

蒸汽机、电动机的发明,引发了第一、第二次产业革命。现代信息技术,也正在并将继续对作为信息系统的会计产生重大的甚至是革命性的影响。随着计算机技术在各个领域的广泛发展应用,会计电算化也跟随时代的大趋势应运而生。自上世纪90年代以来,会计电算化取得了长足的发展。会计电算化由简单的数值计算发展到全面数值核算,进而到具有人工智能的会计管理信息系统,同时会计电算化由单用户操作发展到网络环境。随着计算机技术的迅猛发展,我国的会计电算化跨入有组织、有计划的推广普及发展阶段。

(二)会计电算化的前景

会计电算化的产生,必然会带来会计核算对象、内容、方法等会计理论和会计技术的发展,促进会计制度的改革。会计电算化的普及应用,对会计和会计工作的影响是多方面的,这种影响必将推动会计实践的进一步发展。会计电算化是企业信息化的先行者、拓荒者,它促进着信息化事业向深度和广度发展。我们应该不断提高会计人员的素质,加快会计核算软件的开发进程,使会计电算化的进程更进一步,使我国的会计电算化工作更加健康快速地发展,从而加快实现企业信息化的进程。

二、会计电算化的作用

会计电算化的普及和应用,不仅仅是会计核算工作的现代化过程,也是促进会计工作标准化、制度化、规模化的过程,更是促进会计改革和发展的过程,同时也是一个观念更新、推进企业管理信息化的过程。会计电算化对会计工作的影响主要表现在以下几个方面:

(一)改变了会计数据处理方式

企业在建立了会计电算化系统后,由于计算机的运算速度快、计算精度高、提供信息全面,使瞬间成账的方式、会计报表瞬间形成成为可能。因而大大提高了会计工作的质量,改变了会计工作的方式,会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。

1.手工会计处理数据的方法

手工会计根程序设置来确定据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同,采用不同的会计核算形式。在以往手工会计下,企业的经济活动都记录在纸张上,如原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表等,会计数据处理主要靠人工操作完成,会计数据处理的效率低、错误率高、工作量繁琐。

2.会计电算化处理数据的方法

在会计电算化中,一般根据程序设置来确定,常用的是日记账和凭证核算形式,在一个计算机系统中,通常只采用一种核算形式,对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。会计电算化可以按照一定的程序,由计算机不厌其烦地计算,及时抽取数据,随时输出报表,复杂的会计核算工作不仅变得简单、迅速,而且大大提高了会计资料的准确性。

(二)提高会计信息质量

会计信息是决策者进行决策的重要依据之一。因此会计信息必须有用,能够满足决策者的需要。这就是会计信息的质量属性,包括相关性、可靠性、重要性、时效性等,使会计信息向多种量度发展。传统会计方式下,会计报表和年终的财务决策,时效性较差,会计信息的取得更为不易,难以实现会计信息共享。而在会计电算化环境下,会计信息利用率高,能够实现信息共享。同时,随着处理数据量的增加,企业信息成本将越来越低,效益越来越大。

(三)改善会计人员的体制

会计电算化将计算机应用于会计核算中,减轻会计人员的负担,提高会计核算的速度和精度。会计工作组织体制也发生了很大的变化:一方面会计工作的组织机构以会计数据的不同形态为主要依据,把会计工作分为专业组、数据收集组、数据处理组、系统维护组等;另一方面,这种新的组织机构也产生了新的岗位设置和新的人员分工,要求会计人员既要掌握会计专业知识,又要掌握相关的计算机知识、网络知识、信息、管理知识等,因此,深入开展会计电算化人员安全教育、职业道德教育,提高安全防范意识,培养工作责任心,从而提高会计人员的素质。

(四)改革会计的内部控制制度

建立健全完善的会计电算化管理制度,形成良好的内控环境,保证会计信息的安全性和保密性。

1.改变了会计凭证的形式

会计电算化后,原来账簿之间相互核对的查错纠错的控制不复存在。由于数据处理的自动化,大大减少了人工的操作,人工不能直接参与内部控制。在会计电算化中,由于会计处理集中在计算机内部,其处理几乎完全自动化,而且会计信息主要载体变为磁介质。会计电算化后,会计帐务的集中化处理,除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人员操作外,经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成,这种数据处理的集中性使手工条件下的一些控制过程,在会计电算化中就没有存在的必要性了。

2.改变了内部控制的内容

会计电算化系统是一个人机交互系统,再加之计算机系统的不可见性,在这种情况下,部分内部控制工作必须由计算机通过专有的程序进行控制完成,而这种内部控制的部分程序化,使控制对象由原来的对组织、文档等进行控制扩展到对软件、硬件、运行环境进行控制;控制方式从单纯的手工控制转化为组织控制、手工控制和程序控制相结合的全面内部控制,包括组织控制、系统使用权控制、输入输出正确性控制、操作过程控制等。

3.改善了内部控制的处理方式

手工会计信息系统中,每一笔经济业务的处理都需要经过多次整理完成,必须严格遵守有关的制约监督机制进行操作,如业务经办与授权批准、收付款项与会计记录的分离等,必须经过严格的审核复查机制,因而很自然地形成严密的内部牵制制度,在相互牵制、相互核对、检查监督等重要措施的实施过程中,包含大量的信息提取、传输和校验等工作。实行电算化后,由于会计电算化的工作自动化、控制的程序化,各种手续都由计算机自动统一处理。

三、我国会计电算化发展存在的问题状况   

(一)会计电算化广泛普及,但发展不平衡   

随着计算机在各个领域中广泛应用,使其在会计方面的应用也逐步显示出其优越性,从而得到了众多会计工作者的青睐,并广泛应用于会计工作的各个环节。总的来说,会计电算化在我国已基本普及,但由于各地区、各企业的实际情况有较大的差异,导致了我国会计电算化发展的不平衡,通常是经济越发达的地区,效益越好的企业,会计电算化程度越高,对会计工作的帮助也越大。     

(二)会计电算化网络系统发展迅速,但其安全机制有待加强   

我国会计电算化应用、推广、发展迅速,从单项业务处理到建立较为完整的会计信息系统,从“各自为战”的单机操作到会计软件网络化的实施,取得了较为显着的成效。但随网络系统更进一步的发展,会计电算化在信息安全方面有较大隐患:在外部有计算机病毒和网络黑客的攻击等;在内部有软件本身的缺陷,计算机内部控制制度的不完善,将导致会计数据的不完整性、会计工作内部控制失效,这些是会计电算化继续发展要解决的问题。     

(三)会计软件已商品化,但与企业的其它信息系统孤立

会计信息系统是属于企业信息系统的其中一个子系统。从管理的角度点来认识,会计信息系统本身就是“管理型”的。但是现在财务软件还是只注重“核算”职能,而忽视了会计的“管理”职能。因此,软件光有先进的技术而未与管理目标及管理思想相融合是不能给企业带来大的价值增值的。由此可见,软件行业需要从客观需要出发,与企业管理目标和管理思想融合,才能得到更快的发展。

(四)软件功能单一,数据共享程度不高  

我国基层企业使用的财务软件有自己开发和商业购买两类,其中又以商业购买的财务软件为主,但是目前财务软件之间的不统一,不兼容性。导致了一系列的问题存在,特别在同一行业内部,由于未从行业的整体角度出发,各下属企业使用的财务软件品种多,各种财务软件的数据接口,使用方法不一致,就导致了报表汇总、数据查询、数据转输的不方便。还有在同一部门内部中,由于财务软件的购买时,往往只考虑财务部门工作的需要,没有从整个企业信息管理的高度出发,结果导致财务部门和其他部门信息的中断,其他部门也不能通过网络有效地共享财务部门的信息,这样不能真正满足企业管理信息系统对信息传输和处理的要求。

(五)硬件的布局不合理

我国大部分的基层单位都在开展会计电算化工作,但有些企业为盲目的追求会计电算化的实施程度,而“重硬轻软”盲目的从追求硬件的超前性着手,导致该企业的硬件购置,布局严重的不符合企业规模,不从成本效益原则出发,不从业务性质及管理目标出发,形成了资金的严重浪费。这种现象在中小型企业中尤为普遍。  

下面以江苏苏州工业园区的一家物流贸易公司的会计电算化实施过程为例,介绍企业实施会计电算化的步骤和方法。

四、华都物流贸易有限公司的会计电算化实施过程分析

(一)华都公司现状概述

华都物流贸易有限公司位于苏州工业园区,是一家主要经营螺纹钢及线材等钢材品种。公司与国内许多螺纹钢、线材生产厂家建立了密切的业务关系,成为江阴市西城钢铁有限公司、无锡新三洲钢业有限公司、江苏永钢集团公司、苏州钢铁集团有限公司、江阴市长达钢铁有限公司的一级代理商。苏州周边的常熟、昆山、吴江、太仓、张家港均设有办事处,在江浙地区的无锡、宜兴、镇江、扬州、南通、嘉兴、湖州等地均有销售点,已形成了长期的、稳定的销售网络,成为了钢厂与二级经销商

为了企业更好地发展,建立科学、规范、现代化地会计电算化制度体系,是华都公司的当务之急,结合公司目前的实际情况和业务发展的需要,特别是会计部门的工作现状,公司制定了详细的会计电算化实施办法和步骤。下面将展开论述。

(二)企业会计电算化实施方法   

1.建立电算化负责组织   

对于企业而言,开展会计电算化是一项系统工程,涉及企业多个部门,需要协调各部门的关系,需要企业的人力、物力、财力等多项资源配合。因此,应当建立电算化负责组织,才能精心组织周密部署统筹规划,有效开展电算化工作   

2.制定会计电算化发展规划   

(1)制定企业的管理信息系统规划与进程。

会计电算化是企业管理信息系统的一个重要组成部分,所以应首先结合华都公司的实际情况和需要,制定管理信息系统的总体规划和发展进程,在此基础上制定出会计电算化发展规划,确定在某些业务范围、一定阶段实现会计电算化,逐步积累经验,培养骨干人员后再逐渐扩大范围,全面实现电算化。考虑整个发展进程划分几个阶段,明确各阶段的工作目标、要求和进度等。     

(2)资源的配备计划。

应根据华都公司计算机会计与管理信息系统的总体规划和要求,考虑各阶段需要资金和人力资源的数量,安排资金使用计划和人力的配置,作出各阶段的预算及人力、物力的总体安排。     

(3)会计电算化的组织建立、工作分工及考核办法。

实现会计电算化,财务会计部门就要发生较大变化,应对会计岗位划分、相应组织的建立作出具体安排。如电算主管、审核记账、软件开发、计算机软硬件维护、档案管理等,分工明确,建立组织,制定相应的责任目标和绩效考核办法。   

3.组织会计电算化的实施步骤   

会计电算化系统是人机结合的管理系统,因此,会计电算化的组织与实施必须紧紧围绕计算机硬件、会计软件、人员组织及管理等几个方面展开。

(1)计算机硬件配备与布局  
    计算机硬件与布局是指计算机及其外部设备的联结方式,计算机设备的多种不同的联结组合方式,构成了不同的信息系统体系结构,也决定了计算机的工作方式和总体功能。为了有效地配置适用华都公司现有的计算机的硬件结构,采用企业内联网结构。该结构是基于Web技术和互联网通讯标准,提供连接数据库服务和信息服务,自成独立体系。可接入互联网上成为其中的一部分,与公司驻外办事处连接。     

(2)会计电算化系统软件的配备   

会计电算化系统软件可包括数据管理系统和会计核算软件。数据库管理系统主要提供对数据的处理功能,包括数据的存储、筛选、查询等功能

用友ERP-U8是华都物流贸易有限公司所采用的财务软件,采购销售月底结转,企业每月开给采购商和销售商的汇票很多,基本是一张汇票多家销售商和采购商之间背书。用友ERP-U8是由若干个专用模块组成,通常包括:账务处理、工资核算、报表编制、固定资产、存货、购销、往来、成本核算等。其中财务、报表是核心模块。通常每个模块都由安装文件、帮助文件、数据库文件和运行文件几部分组成。这些模块通常称为会计电算化系统的子系统。这些子系统相互独立又相互联系,财务处理子系统通常作为中心子系统,完成与其他各子系统的信息交换与联结。会计报表子系统最主要的数据输出口,其主要功能是从财务子系统中提取数据生成对外报表(如资产负债表、损益表、现金流量表等)和对内会计报表(如成本表、部门核算表、产品核算表等)。在上述各子系统中,财务、报表、工资等子系统的通用程度最高。

4.搞好会计电算化人员的培训   

会计电算化是一项系统工程,不仅涉及财会部门和财会人员,还涉及到华都公司内部各个部门和相关人员,需要具体有新知识结构的人才来完成会计电算化的组织、实施、开发和应用等工作。因此,必须首先搞好会计电算化管理体制员、操作人员、技术人员的培训工作。财会人员作为会计电算化的主力,担任着操作使用、内部管理、分析决策等职责。财会人员素质的高低直接关系着会计电算化工作的成败。加强财会人员的培训,提高会计电算化人员的素质,是一项极其重要的工作。  

(三)制定会计电算化管理制度   

会计电算化管理制度,是保证华都公司会计工作有序进行的重要措施,也是会计电算化工作成功的基础。实行会计电算化后,会计核算工具与程序、会计数据与信息的表现形式、会计档案的保管方式都发生了很大的变化。制定会计电算化管理制度时,除了要遵守手工会计管理制度的基本原则外,还要考虑会计电算化系统的特点。   

1.会计电算化管理制度的基本内容

(1)会计电算化岗位责任制。要根据华都公司会计工作的实际情况,结构计算机系统操作、维护、开发的特点,划分电算化会计岗位,明确系统内各类人员的职责与权限。

(2)会计电算化操作管理制度。通过对系统操作的管理,保证系统正常进行,完成会计核算工作。

(3)计算机硬件、软件和数据管理制度。该项管理制度内容是做好计算机硬件、软件和数据的维护,以保证电算化系统的正常运行。

(4)电算化会计档案管理制度。电算化会计档案是以磁性介质或光盘存储会计数据与信息的,具有磁性化和不可见的特点。应根据这些特点和手工会计条件下《会计档案管理办法》的要求,制定华东公司会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,做到科学管理、安全保密、查找方便、严防损失。

(四)会计电算化系统运行  

1.会计电算化系统的试运行阶段   

经过上述的工作,已经基本完成了会计电算化系统的建设,在开始使用或改变使用新的会计核算软件时,应认真学习《会计核算软件操作说明》,充分理解并掌握软件提供的每一个功能的含义及操作使用方法。

为确保系统运行的准确性和可靠性,应预先准备好一个会计期间的数据,在系统内模拟运行,并将其运行结果与人工系统处理结果对比,以便及时发现问题并进行调整。同时通过系统的试运行可以达到两个目的:   

(1)使操作熟悉软件的使用细节,我们将之称为人和软件之间的磨合

(2)检验会计核算软件是否适应本企业的核算特点,能否完成本企业会计核算中的具体要求,即完成软件与本企业业务的适配。   

2.会计电算化系统维护     

系统投入使用后,系统维护人员要对系统不断进行个性和日常保养,保证系统长期稳定并不断完善。其主要有程序维护数据文件维护代码维护硬件维护。   

五、我国会计电算化发展中需注意的问题

实现会计电算化是我国会计工作发展的必然趋势。会计电算化不仅是会计发展的需要,更是经济发展和计算机技术的发展对会计工作提出的要求。会计电算化突破了传统会计的观念与理论,为财务人员提供了众多机遇。会计电算化的实施给会计理论和会计研究带来了新的难题,只有从理论上和实践上进行认真的探讨,才能使会计电算化为提高企业经济效益发挥更大的作用。

(一)提高思想认识

我国会计电算化事业的发展比较晚,人们的思维观念还没有充分认识到会计电算化的意义及重要性。会计电算化管理制度、内部控制制度以及企业领导对会计电算化优越性的充分认识和重视电算化才能在财务管理中有效地发挥作用。

(二)培养会计人才

随着信息技术的快速发展和管理要求的不断提高,会计手工操作正逐步被计算机形式的会计电算化所取代,要求会计人员既要掌握会计专业知识,又要掌握相关的计算机知识网络知识、信息、管理知识等,不断的学习和掌握瞬息万变的计算机知识和应用技术,以不断满足会计电算化进一步发展的需要,形成复合型人才。全面提高会计人员素质和知识结构、会计工作效率和质量,从而推动会计理论与会计技术的进一步发展完善。

(三)加强理论研究

大幅度增加企业的研发投入,应积极培养具有复合性知识结构的计算机会计系统开发人员,使企业的整体技术水平不断提高。会计电算化理论的基本问题深入研究,会计软件的研制方向和目标的就明确了,使会计电算化更加规范、提高效率、加强安全性,更好地为管理决策服务,以实现会计电算化的效益原则。

(四)健全管理制度

会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,这是搞好会计电算化工作的重要保证。管理者应当重视对财务人员的培养,增强财务工作人员的职业道德水准和业务水平。对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定,制定机房防火、防水、防盗的措施,以及突发事件的应急对策等。

建立适应现代化企业所需要的资金管理体制,开创财务管理新局面,从而发挥其核心作用。对影响会计工作秩序和理财工作正常开展的问题企业进行全面的清理和整顿,建立健全符合企业内部财务制度发展的要求,使企业的生产和营销发展,带动财务管理、会计管理的不断更新。

总结

现阶段我国会计电算化水平还不是很高,要使它发挥最大作用,还得在技术制度上加以改进,使之能更好的为企业管理服务。随着会计电算化普及应用,对会计和会计工作的影响是多方面的,必将推动会计理论和会计实践的进一步发展。会计信息将从幕后走向前台,因为会计信息不仅仅是客观事实的真实反映,更重要的是它们能够指导和引领人们的行为。

我们应该不断提高会计人员的素质,加快会计核算软件的开发进程,使会计电算化的进程更进一步,为尽快与国际接轨打下坚实的基础,使我国企业的现代化管理加速实现。我国会计改革已迈出了稳健、有序的步伐,并取得了辉煌成就。在网络时代,要使我国的会计电算化工作能够健康的发展,我们必须从理论上和实践上进行认真的探讨。

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