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烟草制造企业的成本核算信息化探索---以福建中烟工业公司的实践为例

发表时间:2020-02-15 16:13作者:小涵

摘要

随着全球市场经济竞争的日益加剧,以及信息技术的不断普及,越来越多的企业已经认识到企业财务信息化的重要性,尤其是在企业的成本核算方面,已经有越来越多的企业开始进行成本核算的信息化建设,但是对于此方面的信息化建设如何能够适应企业的发展与需求,却让许多企业感到迷茫。作为烟草制造企业来说,国家针对烟草行业的改革使得烟草制造企业的规模的逐步扩大,地域分布日益广泛,逐步形成集团的管理模式,同时使得总公司对分公司的成本核算管理难度加大,为了实现集团的企业资源优化配置,同时能够加强集团内部的成本核算,烟草制造企业的成本核算信息化势在必行。

本课题以福建中烟工业公司(简称:福建中烟,以下同)的成本核算信息化建设为研究对象,采取理论联系实际的方法,从成本核算的基础理论出发,围绕该公司的主要业务,研究了该公司成本核算现状及成本核算存在的问题;然后通过对该公司实施的成本核算信息化系统进行研究,对该公司在成本核算信息化方面所取得的巨大成果进行了评价,并指出了该公司成本核算信息化过程中存在的一些主要问题和难点;最后针对福建中烟典型的问题,提出了烟草制造企业在进行成本核算信息化建设中应当从信息化制度,成本业务流程融合,关键目标选取,分层次培训体系,规避数据风险等多个方面完成信息化水平的进一步提升。

本课题的研究,对于填补国内针对烟草制造企业信息化的理论研究具有重要的理论意义,对今后烟草制造企业的成本信息化建设具有一定的参考价值;同时对规范福建中烟的成本管理流程、细化成本核算过程具有重要的现实意义。

关键词:成本核算;信息化;烟草制造

Abstract

With the global market economy, increasing competition, as well as information technology continues to spread, more and more enterprises have realized the importance of corporate financial information, especially in the corporate cost accounting, has been more and more companies began construction of cost accounting information, but this aspect of information technology on how to adapt to the development of enterprises and demand, it allows many businesses are confused. As tobacco manufacturing enterprises, the reform of state for the tobacco industry makes the tobacco manufacturers to gradually expand the scale, geographical distribution becomes more extensive, and gradually form a management group, while making the head of the branch's cost accounting management more difficult, in order to achieve the Group's enterprise resource optimization, and to strengthen the Group's internal cost accounting, costing the tobacco manufacturers of information technology is imperative.

The topics to Fujian in the tobacco industry's cost accounting information technology for the study, methods to integrate theory with practice, starting from the basic theory of cost accounting, the company's main business focus to study status of the company's cost accounting and cost accounting problems; then implemented by the company's cost accounting information systems research, costing the company in respect of information technology has made great achievements have been evaluated, and that the company's cost accounting information existing in the process Some of the main problems and difficulties; finally tobacco Fujian industrial Corporation for a typical problem, a tobacco manufacturing enterprises in the construction of cost accounting information from the information system should be cost business process integration, a key target selection, sub-level training system, to avoid the risk of other aspects of the data completed to further enhance the level of information.

By the study, the topic of the tobacco manufacturers to fill the information for the theoretical study has important theoretical significance, the tobacco manufacturers for the cost of future information technology has a guiding role; while for the specification of Fujian in the tobacco industry's cost management process, refine the costing process has very important practical significance.

Key Words: cost accounting; information; tobacco manufacturing

目录

第一章 绪论6

1.1 选题的背景及意义6

1.2 国内外研究综述7

1.2.1 国外研究综述7

1.2.2 国内研究综述9

1.3 研究主要内容及研究方法11

1.3.1 研究主要内容11

1.3.2 研究方法12

1.4 论文创新之处12

第二章 成本核算与信息化相关理论13

2.1 成本及成本管理13

2.2 成本核算的内涵、意义及原则14

2.2.1 成本核算的内涵14

2.2.2 成本核算的意义15

2.2.3 成本核算的原则15

2.3成本核算信息化的讨论16

2.3.1 成本核算信息化的表述16

2.3.2 成本核算信息化的任务17

第三章 福建中烟成本核算信息化现状18

3.1 福建中烟公司概况及核算模式18

3.1.1 福建中烟概况18

3.1.2 福建中烟财务管理19

3.2 福建中烟成本核算信息化的基本情况22

3.2.1 福建中烟成本核算信息化发展历程22

3.2.2 成本核算信息化的具体原则24

3.2.3成本核算信息化的总体方式24

3.2.4 成本科目的具体设置25

3.2.5成本核算信息化的主要流程27

3.3福建中烟成本核算信息化存在的问题与分析31

3.3.1成本核算的集中管理模式有形无实,缺乏统一筹划31

3.3.2公司对设计成本控制不严,非生产性费用支出项目较多32

3.3.3生产成本管理滞后,无法实行全面成本管理33

第四章 对福建中烟成本核算信息化的评价35

4.1福建中烟成本核算信息化完成的目标35

4.1.1 成本核算更加精细35

4.1.2预算管理更具有效性36

4.1.3 资金流、物流、信息流逐步形成价值链36

4.2 福建中烟工业公司成本核算信息化效果评价37

4.3 福建中烟工业公司成本核算信息化问题分析40

4.3.1 公司对于生产成本的核算需要进一步细化40

4.3.2 成本核算与成本管理还未达到完美契合40

4.3.3 成本管理人员的思想与技能有待提高41

第五章 提升烟草制造企业成本核算信息化水平的措施研究43

5.1 企业制度是信息化建设的基础保障43

5.1.1 建立宏观的企业信息化管理办法43

5.1.2 建立基于价值链的成本核算系统的实施制度43

5.1.3 建立企业整体的信息化管理及考核制度44

5.2 强化对全员、全过程、全面的成本理念的培训45

5.2.1 加强对培训总体目标的明确45

5.2.2 强化构建分层次、分人员、分阶段培训体系45

5.3 依据企业特点明确成本核算信息化的关键目标46

5.3.1 以成本核算系统为中心,高度实现数据共享47

5.3.2 破除成本信息“孤岛”,建立集团化应用平台47

5.3.3 减少非理性因素干扰,增长企业销售利润48

5.4 重视对企业成本核算信息化的优化48

5.4.1 从传统业务流程的缺陷出发,对流程进行优化或重构49

5.4.2 打破常规,积极向刚性流程靠拢49

5.5 建立信息化系统规避数据风险的途径50

5.5.1 规避数据风险,应从各子系统源头抓起50

5.5.2 权限控制的疏漏是加剧数据风险性的最主要因素51

5.5.3数据库安全控制是规避成本数据风险的基础52

第六章 结论53

参考文献55

  58

第一章绪论

1.1 选题的背景及意义

新世纪以来,随着全球经济一体化的不断加快,依托计算机与网络技术的进步,越来越多的企业开始追逐生产的自动化,管理的信息化。毫无疑问,信息化时代的到来,解决了企业纷繁复杂的手工操作,提升了企业现代化的管理水平,并协助企业实现了多元化经营,消除了信息孤岛,给企业经营与生产带来了巨大的效益。我国的烟草行业作为应用信息化起步较早的行业之一,早在新世纪之初就开始借助了一些单机运行的计算机软件进行辅助管理。2004年,国家烟草专卖局取消了县级烟草公司独立核算资格,全国大量的县级烟草企业开始逐步向地市级烟草公司合并,以往的业务中心也转移到地市级,这种针对烟草企业的大规模重组与整合,在很大程度上促进了我国烟草行业信息化的进程。烟草业务的集中也让原本分散的、相对简单的业务变得复杂繁多,对烟草管理的水平、成本的核算等提出了更高的要求,因此,烟草行业的信息化管理已经迫在眉睫,自动化技术需要进一步提高,必须通过互联网技术,建设一套适合于烟草行业的信息化管理系统,从根本上改变传统地仅靠主观感觉进行管理而造成的盲目性和随意性,逐步实现以较为先进的管理模式进行科学化、规范化的管理,才能与高速发展的烟草行业相匹配,使烟草行业的管理成为现代烟草企业的重要标志。

福建中烟工业公司作为国家烟草专卖局的重要子公司,自2003年成立以来,就以现代化管理的思想,致力于公司财政的积累,积极寻求技术长信,着力打造具有福建特色的卷烟品牌,下辖的龙岩、厦门两大卷烟厂双双跻身全国烟草行业36家重点工业企业行列,分别成为福建省、厦门市第一纳税大户。近几年,福建中烟紧紧围绕“大品牌、大企业、大市场”的发展战略,不断做强做大各项卷烟品牌,有效提高了福建卷烟工业的整体水平。与公司先进的发展战略相吻合,福建中烟企业的物流及仓储管理也实现了持续、稳定、健康地发展,如从卷烟出厂至卷烟扫码,以及物流运输准确定位等方面都实现了精细化管理,然而,在对卷烟生产过程的控制却缺乏必要的手段,尤其是成本核算方面,采取的依旧是传统地品种法,各种投料都指向最终产品,在生产全部结束的时候,才进行各个卷烟品牌的成本分析,对于成本波动的原因基本靠人为推测,这导致对于卷烟生产环节的细节无法把控,也无法做到及时纠正薄弱环节。在这种情况下,福建中烟工业公司迫切需要对企业的成本管理进行变革,利用信息化技术,实施集约化管理、精准性管控,从而推动公司成本管理的健康发展。

本课题正是在以上背景下,对福建中烟工业公司的成本信息化管理进行研究与探索,从而明确烟草制造企业成本信息化管理的具体路径及应采取的适当措施。本课题的研究,具有以下两点明显的意义:一是对于填补国内针对烟草制造企业信息化的理论研究具有重要的理论意义,对今后烟草制造企业的成本信息化建设具有一定的指导作用;二是对于规范福建中烟工业公司的成本管理流程、细化成本核算过程具有非常重要的现实意义。

1.2 国内外研究综述

1.2.1 国外研究综述

对于成本管理与烟草行业的发展,国外的研究都比较深入,研究范围较广,都取得了较有影响的理论成果。本节将就国外有关成本管理及烟草行业的发展状况进行研究综述。

1.2.1.1 国外成本管理的研究

成本管理的研究在国外开始的较早,早在20世纪初期,有关成本管理的理论开始出现,当时的美国工程师泰罗在其著作《科学管理原理》中提出用计件工资制和标准化工作原理来控制工作效率的思想,之后形成了标准的成本管理。成本管理理论从20世纪50年代开始有了较为成熟的理论体系,有关成本管理与成本控制的理论不断更新,国外的主要研究成果从简单的成本核算转变为成本控制,他们对成本管理的研究主要有以下四个阶段:

一是目标成本管理理论,上世纪50年代中期,英国管理学家德鲁克首次提出了目标成本管理的理论,在很大程度上推动了成本理论的发展。目标成本管理理论主要集中在根据产品的所要达到的目标要求及利润为出发点来确定生产的目标成本,也就是通过用目标成本来控制产品的生产,以确保产品达到利于客户使用、便于利润控制的目标。

二是质量成本管理理论,20世纪60年代,美国质量管理专家费根首次提出了质量成本的概念,指出质量成本的范围应该涉及到产品的全寿命周期,它体现了当时企业对产品质量的高度重视,并由此逐渐引出了质量成本项目及质量成本的分析方法,进一步扩大了成本管理的研究范围。

三是全面成本管理理论,20世纪90年代,越来越多的企业意识到对成本的管理不只是在某个范围和某个时期内的管理,而必须是对企业经营活动实行全过程的管理,在这个管理过程中,需要企业全体人员的积极参与,从各个方面进行管理,由此,利用以往成本管理的基本原理与方法体系,以合理优化成本使用、改善成本结构、降低成本风险为主要目的,产生了全面成本管理理论,即全员、全方位、全过程的对企业经营活动进行成本控制。在全面成本管理理论不断完善的过程中,1984年,美国专家卡普兰提出了作业成本管理理论,他指出将成本管理的起点和核心由产品转移到作业的层次,作业成本理论在之后几年的广泛应用,开启了成本管理理论的新纪元。

四是战略成本管理理论,早在20世纪80年代,英国学者西蒙兹就从理论的角度提出了战略成本管理的思想,但指导20世纪90年代,这个成本管理的思想才逐步被人们所熟知,战略成本管理理论要求成本的管理要基于企业竞争力提升的基础上,即把成本与企业优势建立关联,使企业能够从战略高度入手对生产运作的总体成本进行全面划分、控制和分析,从而达到为企业创造长期发展的机会。1993年,美国管理会计学者杰克·桑克出版了《战略成本管理》一书,进一步推动了战略成本理论的发展,被很多行业认为是21世纪的先进管理思想和管理模式。

1.2.1.2 国外烟草行业发展综述

新世纪以来,国烟草市场结构发生了重大的变化,其最主要的特征是跨国烟草公司的急剧扩张,到如今的国际烟草市场上,已形成了由三大跨国集团三分天下的局面,这三家集团分别是美国的菲利浦公司、英美烟草公司和日本的日本烟草公司,这三大集团联合拥有世界卷烟销售市场40%以上的份额,排名分别为菲利浦公司排行第一,英美烟草公司排行第二,日本烟草公司排行第三

国外烟草行业的发展非常迅速,因此也使得烟草成为了最为获利的产业部门,但国外的三大跨国集团的成本与利润却有着比较大的区别,特别是按照产品的单位来计算的情形下。众多学者研究发现,决定烟草企业净利润的重要因素有很多,概括起来主要有以下几个因素,即烟草市场的地域性特点、各国政府的调控情况、各国政府对卷烟的产销立法等三大方面,具体分析如下

首先是市场的地域性特点决定了价格的差异与成本的核算,在各国不同的地区价格有较大的差别,而且对烟草成本的核算也不一样。如对于菲利浦跨国集团来说,其最为主要的市场是西欧和中欧地区,这两个地区占菲利浦跨国集团总体国际销售额的45%,因为这两个地区的销售价格比其它地区要高出许多;而对于英美烟草公司来说,它的绝大部分利润来自发展中国家的市场,其销售价格要比发达国家低。以菲利浦集团的利润指标为例,国际市场平均利润每千支香烟为7美元,但是这一数字若在美国则是24美元,而在乌克兰则仅仅是1.6美元。

其次是政府的调控情况,不同国家的政府对于烟草业的垄断情况以及对烟草农场主的一些补贴情况不太相同。卷烟的较大的销售量和单位产品的利润却相对较低的情况与各个国家对烟草的专卖权以及对农场主补贴有相当大的关系。实际上许多国家如西班牙、法国、韩国等国家和地区都实行国家烟草专卖制度,例如西班牙的国家烟草公司其卷烟的利润每千支为4.3美元,而韩国烟草公司的卷烟利润为每千支仅为1.9美元,这种实质性的差别是由于国家对烟草农场主以补贴不同所致。

最后是国家政府对卷烟的产销立法。因为全球的烟草产品都具有相当的特殊性和巨大的销售市场,所以各国政府都会对烟草的产销进行立法,从而便于进行整体调控,这已是非常普遍的做法,当然每个国家的详细措施不尽相同,这也使得卷烟销售的市场在不同的市场有较大的差别,如在美国,政府立法禁止在电视及广播上刊登香烟广告。

此外,随着经济危机带来的一系列损失,除了以上三大巨头以外,各国的知名烟草企业也面临着销售市场萎缩的困境,2009年以来,全世界对烟草的需求量减少了3%,这一方面是居民购买力下降所致,另一方面四进口商品价格上涨导致,这自然影响到各大烟草公司的利润,因此,如何打开更为广阔的卷烟市场是很多烟草公司面临的问题,近年来,亚洲仍然是欧美等国家的烟草巨头最具有吸引力的市场,同时,拉丁美洲也是他们激烈争夺的市场之一,当然,这种市场争夺的划分还会在各烟草公司激烈的竞争中发生动态变化。

1.2.2 国内研究综述

   国内学者对于成本管理的研究基本上沿用国外的成本管理理论进行的,而对于国内的烟草行业的发展及信息化建设,却出现了许多有建设性的理论成果。由于中国烟草行业与其他行业相比,具有统一领导,垂直管理和专卖专营的特殊管理体制,因此其产供销实际上是在垄断的情况下进行的。近年来,烟草行业在内外环境的影响下,其管理模式、业务模式等都在不断调整,可以说,烟草行业正处在变革时期,其信息化建设也处于动态之中,烟草行业的信息化建设也引起了国内的众多专家学者的深入研究。

1.2.2.1 烟草企业成本管理研究综述

2006年,国内学者李琪在其文章《浅谈烟草物流成本管理创新》中指出,烟草物流水平在很大程度上代表烟草行业发展的程度,而烟草物流管理的理念也体现了世界各国经济模式的不同,如日本注重烟草物流成本的测算,英国则致力于构筑综合性烟草物流体制等,但是无论哪种模式,对烟草企业的成本管理都是一个非常重要的问题。文章从国际烟草物流成本比较出发,找出了烟草行业中普遍存在的高成本项目,并结合中国烟草物流的情况,提出降低总体烟草物流成本的管理创新方法,这对于建设我国现代烟草物流体系具有重要的意义。

2009年,国内学者林国平等在文章《论怎样控制烟草企业成本费用的管理》中指出,在如今复杂多变的市场经济环境中,控制成本费用对企业来说特别重要,尤其是对烟草企业,其成本分析和研究更是对全局控制有着深远的影响。文章进一步指出,近年来,烟草行业大力推行精细化管理的要求,积极倡导推行成本定额管理,以达到控本增效、控员增效、挖潜增效、节支增效,并实现科学有效控制成本费用的目标,文中以作者所在的烟叶生产企业云南烟草保山香料烟有限责任公司为蓝本,对如何切实有效进行成本定额管理的工作进行了深入探讨,提出了相应的措施和管理方法。

2010年,国内学者王磊在文章《烟草商业企业基于物流成本管理的绩效评价研究》中从烟草物流成本管理的角度出发,对我国烟草商业企业的物流管理现状进行了分析,指出烟草企业存在绩效评价体系的指标权重分配不科学,评价人监管培训力度不够,评价办法含糊等主要问题,这些问题导致成本绩效评价体系形同虚设。在此基础上,文中结合我国烟草商业企业的实际情况,研究构建了烟草企业物流成本核算体系、绩效评价体系以及绩效回溯模型,并通过实际应用,验证了研究的有效性。

2011年,学者王晓辉等人在文章《论虚拟利润中心核算形式在烟草商业企业中的应用》一文中指出虚拟利润中心核算形式作为责任会计的重要内容,,对加强烟草商业企业的经营管理、提高烟草商业企业的竞争实力具有重要作用和意义,并进一步在文中对我国烟草商业企业建立虚拟利润中心的实施步骤进行了深入探索,认为内部转移价格的制定是实施虚拟利润中心核算形式的核心内容。

1.2.2.2 烟草企业信息化研究综述

    2004年,国内学者王海英在《MES 在中国烟草企业信息化中的应用研究》一文中指出我国的烟草行业向来都非常重视生产过程的自动化控制,近年来在管理信息化方面,以ERP 为代表的管理信息系统已开始在烟草企业中开始了大规模的应用并取得了明显的效果。但是在烟草生产过程自动化与管理信息化之间却存在着信息流与数据流共享的断层,由此产生了制造执行系统(MES)系统。文章中指出,MES系统是连接烟草生产过程自动化与管理信息化之间的枢纽,已经成为烟草企业实现生产活动与经营活动的有效集成、进行优化控制与管理的桥梁,只有通过连续的信息流才能够实现企业信息的集成,因此,烟草企业必须深刻理解MES 这一先进的管理思想,把握它的发展趋势,并进行深入的理论和应用研究。

2008年,学者支宗良在《基于SOA的烟草商业企业信息化架构规划》一文中针对当前我国烟草行业打造现代流通企业的战略要求和加强供应链整合能力、完善整体管理体系的业务特点和发展要求,基于SOA的角度,对烟草商业信息化技术架构进行研究,在分析传统企业应用集成存在的问题及面向服务体系结构的基础上,结合先进的技术和行业最佳实践,为烟草商业企业构建了一个顶层的信息化总体架构,并将其应用与实际的信息化系统建设中。

2009年,学者支宗良在《借助信息化手段实现烟草商业企业流程化管理的探讨》一文中指出,近年来烟草工业企业结合其工业化流水线生产的特点,通过实施ERP、MES等标准化管理信息系统,引入整体流程化管理的理念,达到了管理的规范化和有效化。但烟草商业企业由于长期以来形成的是以人为管理着眼点的管理理念,缺乏一定的操作先进性,文章从烟草商业企业管理现状以及进行内部管理监督的实际出发,在分析流程化管理意义的基础上,对烟草商业企业借助信息化手段实现流程化管理进行了探讨。

2010年,学者李海龙在《内蒙古烟草行业财务信息化建设的探索》一文中从集中财务管理、构建集成系统的思路出发,以内蒙古烟草行业集中式财务管理系统建设为依托,对财务预算、会计核算、资金结算的平台集成,以及财务系统与业务系统的联动等方面进行了详细分析了,实现了集中式系统的创新。

1.3 研究主要内容及研究方法

1.3.1 研究主要内容

本课题围绕烟草制造企业的成本核算信息化建设展开,研究的主要内容包括以下几个方面:

第一章绪论。介绍了课题的选题背景及意义,并针对国内外相关研究成果进行综述,最后列出课题研究的主要内容和采取的研究方法。

第二章成本核算相关理论。阐述了成本核算的基本理论,主要包括成本核算的内涵,成本核算的意义以及成本核算的原则,并就信息化条件下成本核算的主要任务进行了说明。

第三章福建中烟工业公司成本核算现状。针对福建中烟工业公司财务管理的现状,分析了其财务管理现状及成本核算的体系,指出其成本核算存在的问题并分析产生问题的原因。

第四章福建中烟工业公司成本核算信息化评价。依托ERP思想及基于企业价值链的理论出发,对福建中烟工业公司成本核算信息化的发展历程和完成目标进行了阐述和分析,并对成本核算信息化效果进行评价,指出存在的问题并分析原因。

第五章提升烟草制造企业成本核算信息化水平的措施研究。针对福建中烟工业公司成本核算信息化存在的问题,从多个方面提出了提升烟草制造企业成本核算信息化水平的措施。

第六章结论。对全文进行总结,并指出不足之处。。

1.3.2 研究方法

    本文在撰写过程中,采取的研究方法有如下几种:

一是文献研究法:在创作论文的过程中,通过研究国内外大量文献,深化了对ERP思想及企业价值链思想的理论基础,并对企业的成本核算有了较为深刻的认识。

二是案例研究法:本文以福建中烟工业公司为蓝本,通过企业进行成本核算信息化的案例研究,对有关信息技术平台、业务流程整合和各个模块信息传递衔接等过程进行梳理,指出成本核算信息化过程中存在的一些问题。

三是理论联系实际法:在对福建中烟工业公司财务管理及成本核算现状分析的过程中,从成本核算理论出发,结合公司实际情况,分析了企业在成本核算体系中存在的问题。

四是对比分析法:通过对比分析成本核算信息化在平台的整个生命周期的不同阶段对福建中烟工业公司的收益影响,对成本核算信息化的效果进行了评价。

1.4 论文创新之处

本文的创新点在于以烟草制造业这个特定行业的大型集团企业为研究对象,并运用ERP的思想与价值链的理论,从成本核算这一微观角度对信息化的建设进行研究,并结合实际案例把理论分析与实践应用结合论述,最终得出自己的应用对策。

第二章成本核算与信息化相关理论

2.1 成本及成本管理

在定义成本管理之前,先来了解一下成本的概念。成本主要是指企业为了达到或实现某一预定的目标,在其生产经营过程中所发生的人力、财力和物力的消耗,其最终的表现形式是以货币来表现的。在经济学理论中,成本实际上为生产产品所消耗的物化劳动的转移价值和活劳动的转移价值之和,这里的物化劳动的转移价值是指已消耗的原料及主要材料、燃料等劳动对象的价值;而活劳动的转移价值则是指发放给职工的工资、福利费、奖金、津贴、补贴等。

那么,根据上述成本的概念,不难看出,成本管理的主要对象就是这些物化劳动的转移价值以及活劳动的转移价值,当然还包括企业因为盈利而上缴的税金。因此,成本管理就是对成本内容项目的管理,企业以低成本、高效益为目标,以财务成本法规为引导对成本项目实施的管理,包括成本预测、成本决策、成本控制、成本核算、成本分析和成本考核。成本管理能够控制和协调企业的经营活动,评价企业的经营成果,企业的投资、筹资活动提供鲜明的取舍意向,是企业管理中一个重要的组成部分。一个企业成本管理的好坏,直接影响该企业在行业中的竞争力和企业自身潜能的发挥。

 成本管理是一个系统的工程,是运用管理的理念对企业在生产经营过程中发生的各种耗费进行计算、调节和监督的过程,同时也是一个发现薄弱环节,挖掘内部潜力,寻找一切可能降低成本途径的过程。企业降低成本可以提高盈利水平,增强产品的竞争力,扩大市场占有率。科学地组织实施成本控制,可以促进企业改善经营管理,转变经营机制,全面提高企业素质,使企业在市场竞争的环境下生存、发展和壮大。

2.2 成本核算的内涵、意义及原则

2.2.1 成本核算的内涵

成本核算是企业成本管理工作中的重要组成部分,它主要是指对企业在生产和服务提供过程中对所发生的费用进行归集和分配并按规定的方法计算成本的过程一个过程,成本核算一般分为传统成本核算和作业成本核算。成本核算主要以会计核算为基础,以货币为计算单位。

成本核算的正确与否,直接影响企业的成本预测、计划、分析、考核和改进等控制工作,同时也对企业的成本决策和经营决策的正确与否产生重大影响。成本核算过程实际上是对企业生产经营过程中各种耗费如实反映的过程,也是为更好地实施成本管理进行成本信息反馈的过程,因此,成本核算对企业成本计划的实施、成本水平的控制和目标成本的实现起着至关重要的作用。成本核算是在健全的原始数据记录基础上,并严格执行企业生产原料的计量、检验、领发料、盘点、管理等制度,最后才能根据具体情况确定成本核算的组织方式。

通过成本核算,可以检查、监督和考核预算和成本计划的执行情况,反映成本水平,对成本控制的绩效以及成本管理水平进行检查和测量,评价成本管理体系的有效性,研究企业具体在可以降低成本并进行持续改进。

2.2.2 成本核算的意义

一般来说,企业进行成本核算的意义具有以下几个方面:

一是通过企业的成本核算,计算出企业所生产产品或提供服务的实际成本,可以作为生产耗费的补偿尺度,也是确定企业盈利的依据;同时,产品实际成本又是有关部门制定产品价格和企业编制财务成本报表的依据。

二是通过企业的成本核算,反映和监督企业各项消耗定额及成本计划的执行情况,可以控制生产过程中人力、物力和财力的耗费,从而做到增产节约、增收节支。同时,利用成本核算资料,开展对比分析,还可以查明企业生产经营的成绩和缺点,从而采取措施,改善经营管理,促使企业进一步降低产品成本。

三是通过企业的成本核算,可以反映和监督在产品占用资金的增减变动和结存情况,为加强在产品资金的管理、提高资金周转速度和节约有效地使用资金提供资料。

四是通过企业的成本核算,可以计算出企业产品或服务的实际成本资料,可与产品的计划成本、定额成本或标准成本等指标进行对比,除可对产品成本升降的原因进行分析外,还可据此对产品的计划成本、定额成本或标准成本进行适当的修改,使其更加接近实际。

五是通过成本核算取得的实际成本资料,是进行成本管理(包括成本预测、决策等)的重要数据,为企业管理部门及经营管理者服务。

2.2.3 成本核算的原则

一个企业进行成本核算应遵循以下几大原则:

一是遵循实际成本计价原则。实际成本计价原则也称为历史成本计价原则,主要包含以下具体几方面:第一是要对生产所耗用的原材料、燃料和动力等费用按实际成本计价,具体地说,原材料、燃料和动力在数量方面要按其实际耗用数量计算,其价格方面,不一定必须采用实际价格,也可采用计划价格计价,但是在计入产品成本时,对计划价格同实际价格的差异要作调整,将其调整为实际成本;第二是对固定资产折旧必须按其原始价值和规定的使用年限计算;固定资产折旧是成本的很重要组成部分,必须进行按照规定的折旧;第三是对完工产品要按实际成本计价,并不排除“库存商品”账户及其明细账也可按计划成本计价。按实际成本计价的原则,能正确地计算企业当期的盈利水平,但是它也有局限性。当物价变动较大时,将使历史成本不能确切地反映资产的现值。为此应按国家的规定,根据物价变动的情况,对资产账面价值及损益进行适当的调整。

二是遵循成本分期核算原则。企业生产经营活动是连续不断进行的,为了计算一定期间所生产产品的成本,企业就必须将其生产经营活动划分为若干个相等的成本会计期间,分别计算各期产品的成本。成本核算的分期,必须与会计年度的分月、分季、分年相一致。这样有利于各项工作的开展。但需指出,成本核算的分期与产成品(完工产品)成本的计算期不一定一致,不论生产类型如何,成本核算中的费用归集、汇总和分配,都必须按月进行。至于完工产品的成本计算与生产类型有关,可以是定期的,也可以是不定期的。

  三是遵循合法性原则。合法性原则是指计入成本的费用,必须符合国家法律、法令和制度等的规定,不符合规定的费用就不能计入成本。如:目前制度规定,凡属于增加固定资产而发生的各项资本性支出,不能直接计入成本;购入无形资产的支出、对外投资支出、被没收的财物、各项罚款性质的支出等不能列入成本开支。又如,管理费用、财务费用和销售费用等作为期间费用处理,不能计入产品成本。

四是遵循重要性原则。在进行成本核算时,所采用的成本计算步骤、费用分配方法、成本计算方法等,都是根据每一企业的具体情况进行选择的。对于一些主要产品、主要费用,应采用比较复杂、详细的方法进行分配和计算。而对于一些次要的产品、费用,则可采用简化的方法,进行合并计算和分配,而不能不分主次。按照重要性原则进行成本核算,既减轻了成本计算的工作量,也加快了成本核算的速度。

五是遵循成本核算方法固定性原则。企业在进行成本计算时,一般应根据企业生产的特点和管理的要求,选择不同的成本计算方法进行成本计算。产品成本计算方法一经确定,没有特殊的情况,一般不应经常变动,以使计算出来的成本资料便于进行比较。如果因情况特殊确需改变原有的成本计算方法,应在有关的会计报告中加以说明,并对原成本计算单中的有关数字进行必要的调整。

六是遵循权责发生制原则。这种原则是以收入和支出是否在本期已经发生作为确认其应否算作本期的收入和支出的一种方法。权责发生制原则的基本内容是:凡是应计入本期的收入和支出,不论款项是否收到或已付出,都算作本期的收入或支出;凡是不应计入本期的收入和支出,即使款项已经收到或付出,也不算作本期的收入或支出。在成本会计中运用权责发生制原则,主要是指费用的问题,即应正确处理待摊费用、递延资产和预提费用。

2.3成本核算信息化的讨论

2.3.1 成本核算信息化的表述

企业的成本核算信息是指利用先进的信息技术手段,实现在企业成本核算过程中的信息化管理,达到企业成本核算的快速性、准确性和便捷性而采取的一种管理措施。

成本核算的信息化能够在一定程度上改变企业的成本结构,并明确企业成本降低的方向,这主要表现在:一方面是企业可变成本大量地沉淀为固定成本;另一方面是企业成本降低既可能不完全是纵向一体化形式的,也可能不完全是横向一体化形式的。企业成本相对降低可以同时出现在生产成本、管理成本和交易成本三个领域中,成本核算信息化对这三种成本的影响是明显的,它减少企业的劳动力和管理等成本,为小企业与大企业开展竞争创造了环境和条件,同时加强了企业的技术和资本成本特征。

此外,成本核算信息化的运用改变了企业内工作的组织方式和信息传播方式,产生出知识扩散及人们在工作场中互相合作的新渠道,工作中也需要更强的灵活性和适应性,从而要求对企业的生产、服务管理流程进行再造,即由阶层型变为水平型的开放式结构。企业内部决策的层次减少,管理的幅度增加,专业化生产水平和核心能力提高,决策越来越适应客户的需求,既增加了企业运行的效率和活力,又避免了工业经济时代常规运行中基础设施和固定成本的投入,从而降低了企业的运行成本,特别是使管理成本大幅减少。

2.3.2 成本核算信息化的任务

企业的成本核算在实施信息化之后,应该能够完成以下几大任务目标:

一是建立成本核算的标准流程。成本核算流程是成本核算信息化首要解决的重要问题之一,在信息化建设过程中,企业要梳理清楚现有的成本核算流程,对成本核算进行整体规划和设计,并制定出规范的成本核算流程,在实施信息化建设后,企业监控涉及成本的各个环节,出现异常要及时予以调整和优化。一般情况下,成本核算信息化建设应采取重复测评,不断提升的措施,以提高整个系统的效率。

二是确立企业产品或服务的标准成本。在信息化条件下,企业应使用标准成本方法来核算产品的成本,标准成本和实际成本相比一个最大好处在于标准成本可以分析成本差异变动的原因,如材料价格变动、材料用量变动、人工费用变动、资源费率变动等,通过差异分析,总结经验,提出改进措施,以促进企业成本控制。主要包括:第一是材料消耗定额,可以依据产品物料清单(即BOM)来制定产品的消耗定额,但要注意理论用量与实际用量的差异,这种差异是否需要调整物料清单,要由技术、生产、质检等部门共同分析判断;同时材料消耗定额中还应考虑产品废品率等因素。第二是人工消耗定额,指由企业平均熟练工人加工某个产品所花费的工时费用,包括工资、社保、保险等支出。在制定消耗定额时,可以将产品按工艺流程(工序)分解,也可以按班组分解,然后测算出每个工序或班组的人工消耗定额。第三是资源费用分配,在传统上资源费用经常被理解成制造费用,但在信息化条件下,资源费用与传统意义上的制造费用存在明显的区别,传统意义上制造费用是按某一标准将制造费用分配到所有产品的成本中;而信息化条件下,可以利用分析工具将资源费用进行层层分解,按类别甚至规格型号、按每道工序或班组分配计入产品的制造成本,通过分配,标准成本将更趋近于实际成本,避免了由于标准制定和分摊不合理而造成的成本差异。第四是标准成本的更新维护,由于技术、工艺、价格等变化,构成产品的各种要素需随之调整,在信息化条件下,可以进行批量维护更新,标准成本的维护快捷方便。因此,在信息化条件下,通过分解分配各个成本要素,标准成本更趋近于实际成本,为企业的成本控制和生产营销活动提供决策准确的支持。

三是划分责任成本。传统成本核算中,人们对责任成本的认识是模糊的,或者即使有责任划分,但由于受到管理条件限制,实际上责任成本的执行和考核均未落到实处,如生产报废,一般认为是生产人员的责任,但实际上产品设计缺陷、加工设备、质量检验等都会有责任。信息化条件下,企业可以产品的整个经济生命期的各个环节的责任成本予以明确的界定,并对每个环节应承担的责任成本实施绩效考核,成本的绩效考核可以采用内部市场结算价格的方式,引入价格和利润考核机制,深入挖掘企业的内部潜力。

  四是利用信息化条件进行综合分析,成本核算的最终目的为企业的成本控制决策提供帮助企业的各种信息资源,包括外部的和内部的,利用信息化条件,可以通过信息化系统存储起来,形成海量的企业级数据仓库,但这些数据经常以数据块的方式存储的,数据块之间的关系经常是无序的,缺乏严密的逻辑关系。那么,如何将有用的、能为决策提出支持的信息从数据仓库中抓取出来,这就需要信息化的全方位建设来实现,通过对海量数据的抽取和分析,通过预置的数据模型形成决策分析报告。因此,企业在实施信息化成本管理时,只要将涉及成本的各种数据存储到数据仓库中去,包括数字、文本、图片等,然后利用相关平台抽取分析成本的各种数据,运用钻取等技术分析数据,找出成本管理中的缺陷,并提出改进措施。

第三章福建中烟成本核算信息化现状

3.1 福建中烟公司概况及核算模式

3.1.1 福建中烟概况

福建中烟成立于2003年,并于2011年6月改制为国有独资公司,命名为福建中烟工业有限责任公司,它下辖2家具有独立法人的卷烟生产企业,分别为龙岩烟草工业有限责任公司、厦门烟草工业有限责任公司,以及其余三家龙岩金叶复烤有限责任公司、福建金闽再造烟叶发展有限责任公司、福建鑫叶投资管理集团有限公司。公司受国家烟草专卖局(中国烟草总公司)委托,对福建省的烟草工业系统内的国有资产行使出资人权利,经营管理国有资产,承担保值增值责任。

公司多年来始终致力于增加财政积累、满足社会需求的目标,同时积极进行技术创新,尽力打造国内具有本土特色的卷烟品牌。公司所属的龙岩、厦门卷烟厂,都拥有现代化的生产厂房、一流的装备和先进的管理水平,双双跻身全国烟草行业36家重点工业企业行列,而且分别成为了福建省、厦门市第一纳税大户。近年来,公司经营效益节节攀升,2009年,公司拥有总资产152亿元,卷烟生产规模近160万箱,实现税利111.5亿元。而截至2010年,公司拥有总资产超200亿元,卷烟生产规模183.8万箱,实现税利120亿元。

公司以品牌发展上水平为核心,并秉持“合心智搏,励志精进”的企业精神,坚持实施“一优一特”品牌发展战略,坚持“一丝不苟、追求卓越、一优一特、顾客满意”的质量方针,集中精力做强做大六大骨干品牌,即 “七匹狼”、“石狮”、“乘风”、“沉香”、“富健”、“特”,全力推动福建中烟全面协调可持续发展。这些品牌的顾客忠诚度逐年增加,消费群体日益巩固,创收效率稳步提高。其中主导牌号“七匹狼”、“石狮”系列产品香气高雅细腻、余味干净舒适,在全国烟草行业36个名优品牌中别具一格,已赢得广大消费者的认可和喜爱。     

2010年以来,福建中烟全力推动产品“脱胎换骨”,打造出烟草行业首个具有“生态品质链”的“通系列”卷烟产品,获得了行业专家和消费者的高度认可。下属龙岩烟草工业有限责任公司、厦门烟草工业有限责任公司均入选中国企业联合会和中国企业家协会发布的中国制造企业500强行列。近年来,按照国家烟草总局的要求,福建中烟工业公司进行了企业管理体制的改革,积极实行资产、品牌、采购及销售的集中管理,并对下属公司实行内部核算和统一预算管理。

3.1.2 福建中烟财务管理

 随着国家针对烟草行业资产管理体制改革的逐步推进,全国的烟草工业企业基本完成了合并重组,在这种新的体制下,福建中烟工业公司也建立了自己的财务管理体系,其目的是提升公司的财务管理水平。如前文所述,福建中烟工业公司对下属分公司实行统一管理和分级负责相结合的行政管理体制,实施资产、品牌、采购、销售的集中管理,将公司真正从管理主体转换成经营实体。

 从整体上说,福建中烟工业公司的总公司与分公司之间的财务管理体制采取的是分权管理模式,具体而言,对分公司管理的分权模式存在两种极度不同的方式:一种是把下属分公司完全当作一个部门来进行管理,这种管理方式的分权化程度很低;另一种是把分公司作为一个独立运营的公司,分权化程度较高。无论哪种分权化模式,总公司与分公司之间都可以有许多种权力和责任的划分,且在分权管理过程中都需要保证权力与责任的相对明确和对等,既不能因分权引起控制力减弱,也不能因分权导致管理僵化。

 在福建中烟工业公司,分公司的财务权力主要是管理资产,财务的主要责任是为公司创造价值,并根据相关的薪酬制度对现有的有关管理和生产人员进行奖惩兑现。福建中烟工业公司应按照卷烟生产是公司成本控制中心的职能定位,主要通过以下集中方式完成了对下属分公司的财务管理,包括授权管理、预算控制、会计核算、审计监督四大方面。

3.1.2.1 授权管理

对福建中烟工业公司而言,分公司的卷烟生产需要在一定授权范围内实行自主运营,除此之外,凡是在授权范围之外的财务操作,都需要上报总公司进行批准,由此形成了总公司与分公司之间的授权管理体制。在财务管理过程中,授权管理主要集中在对资产的授权管理与资金支出的授权管理。

 对资产的授权管理,主要是针对进行卷烟生产的分公司进行的,实际上也是分权财务管理模式自然产生的一种授权,这种授权管理所产生的责任就是要尽力保证资产的安全性和完整性,并进一步通过运营这些资产来为公司创造价值,授权管理具体表现在卷烟生产分公司对资产处置的权力要受到公司本身生产经营模式的制约,同时也受到国家烟草专卖监督管理规定的限制,尤其是进行一些对外投资、捐赠及规模较大的固定资产购置或处置中必须经过总公司批准。

 对资金的授权管理,主要表现在福建中烟工业公司在资金集中管理的前提下,一方面应加强了对各分公司银行账户的统一管理,对分公司设立银行帐户进行审批;另一方面是通过设立一种月度资金调度平衡例会的制度,在全公司范围内统一对资金支出进行安排,并通过建立资金预算管理和业务的归口管理进行结合的双控体系,来加强对分公司资金支出的监控。此外,在针对一些特殊的情况下的大额资金的使用,如技术创新、巨额合同等,都需要分公司按照要求上报总公司审批。

3.1.2.2 预算控制

预算是福建中烟工业公司对各大分公司实施有效财务控制的重要手段之一。总公司通过预算对分公司成本费用的控制目标和资金开支的额度进行确定,从而规范对分公司的财务安排。同时各分公司需要编制生产、成本、费用等业务的月度及年度预算,并进一步把各类预算分级层层落实到部门、班组,甚至个人,形成有效的全面预算控制体系,之后依据各业务预算编定具体的资金预算和内部管理会计报表等财务预算,为总公司提供掌握各分公司的预计资产负债和成本费用状况,进行资金的预算平衡和合理调度的基础数据。

 福建中烟工业公司的预算管理的核心是权责体系,因此要保证每一个层次的权责安排的有效性,如在卷烟生产点这一层级上,福建中烟工业公司每年要进行检查并考核其年度目标的实现情况,那么通过合理的人力资源薪酬制度,对卷烟生产的整体运营进行激励和约束;并通过在卷烟生产点设置一些内部的机构部门,对卷烟生产点的成本控制、原料消耗、费用管理等内部责任目标进行绩效考核,而对一些特殊必要的预算控制项目,还需要积极落实到个人层面。

3.1.2.3 会计核算

一般来说,采取分权管理的会计核算方式有两种:一种是集中在公司总部,另一种是核算权力交给分公司。第一种核算方式可以使总公司及时对分公司的各类财务信息进行装空,非常有利于总公司的财务管理,但这种集中管理的方式无法充分调动分公司的积极性;第二种方式恰好相反,能够有效调动分公司的积极性,却无法做到实时了解分公司的财务信息和财务状况。

 对福建中烟工业公司来说,在总公司与分公司资产统一管理的体制下,总公司积极借助现代化的计算机技术及数据库技术,通过财务管理系统实现了一账式的会计账簿集和内部虚拟账套相结合的模式,建立了以会计核算的集中化为基础的内部相对独立的考评机制。福建中烟工业公司通过制定一系列的会计制度、会计科目,并统一了核算口径、系统权限、业务流程等,基本实现了财务会计核算和管理控制的整体管理与监控。对各公司而言,需要在管理系统规定的范围内增设明细会计科目、操作人员等,而报表的编制等,则由福建中烟工业公司统一进行。

3.1.2.4 审计控制

福建中烟工业公司对分公司的审计控制主要包括会计审计和预算审计两大部分的内容,其中会计审计的目的是对会计核算和控制体系进行检查,包括检查对分公司内部会计核算体系合理性、内部控制核算的制度完备性、会计核算的有效性及会计核算的真实性进行审计;预算设计则主要是针对分公司预算编制及预算汇总体系的合理性、完善性进行审计。上述两种审计的周期划分较为详细,按照审计内容和目的的不同,审计周期也不完全相同。

 通过建立上述四方面的有效控制,形成了福建中烟工业公司的完整的财务管理体系,该体系的四个方面能够相互联系,授权管理是组织安排,预算控制是事前控制,会计核算是事中和事后控制,审计控制则是监督体制。近年来,随着公司的不断发展,财务管理已经越来越受到高层领导的重视,公司已经越来越认识到财务管理作为现代企业管理的核心,财务工作必须要进一步从会计核算向财务管理实施转型,并有效防范和化解运营风险,为提升精细化经营和精确化管理水平做好支撑,才能在企业发展中发挥更大的作用。公司在财务管理过程中必须进一步加强成本核算工作及财会信息化建设等基础,并积极实现财务业务一体化,建立了统一信息管控平台,彻底学习并运用好烟草行业的成本费用核算办法,为此,在2010年3月,福建中烟工业中心专门成立了福建卷烟工业系统资金管理中心,这也是全国卷烟工业企业为数不多的资金管理中心之一,该中心将下属四大分公司纳入,并开发了一套“以业务流程为导向,集全面业务管理、内部网上收支、内部监督决策于一体”的资金管理系统,实现了内部资金管理的流程化、标准化和信息化,实现全省各单位资金的实时监管和信息共享,有效的加强了资金统一监管、统一调度,降低了财务风险,节约了财务费用。

3.2 福建中烟成本核算信息化的基本情况

相对其它行业而言,烟草行业是一个工艺清晰、流程简单的行业,因此对烟草行业,特别是卷烟制造企业来说,其原料采购、产品销售等都属于比较容易控制的环节,但对企业的生产过程控制却较为复杂,那些涉及到企业生产成本的关键点,逐渐成为了烟草制造企业成本控制的中心。以下针对福建中烟工业公司的成本核算信息化的进行具体分析。

3.2.1 福建中烟成本核算信息化发展历程

随着近年来各种能源、耗材、人工等成本上升及客户对生产加工过程的差异化需求提高,福建中烟工业公司对成本费用核算的工作要求越来越高,同时面临如何增收节支、节能降耗,加强成本核算、提高企业成本费用管理,采取什么样的手段和措施,来有效降低成本费用等问题,再加上原有的烟草生产流程、成本管理的整体方式存在一定局限,使得分公司提供基础数据不全面、核算方法和手段较为粗放,成本统计只能到产品类别,无法计算出具体工序成本数据,无法达到生产成本精细化管理要求。

针对以上问题,福建中烟工业公司2008年底首先分公司卷烟生产流程和内部管理机构进行了再造,实行内部核算,于2008年8月公司正式启动成本费用内部核算管理工作,并成立了由公司总会计师领导的项目实施小组。2009年1月,随着《烟草行业复烤企业会计核算办法》的实施,福建中烟工业公司开始在公司内部统一使用了用友NC软件,该软件在公司财务部门经过充分调研,在总结原有会计核算和财务管理制度经验的基础上,结合公司发展的实际需要,本着积极稳妥、便于操作的原则,配合制定实施了《福建省烟草烟叶公司内部核算管理办法》,通过实施该核算办法,为实现生产成本精细化管理,有效控制生产经营中的成本和费用,提高企业管理水平和经济效益,为财务管理由核算型向管理型、决策型转变,并最终形成以财务管理为核心的企业全面财务管理奠定了坚实基础。

NC有关的成本核算模块上线之前,福建中烟工业公司首先重点解决了内部核算的管理问题,实际上,进行内部核算的完善不仅仅是一个会计核算的简单问题,而是一个重新改进业务流程的重要决策。福建中烟工业公司的内部核算管理体系的提升主要是在参照公司原有相关制度的基础上,经历了提出方案、调查研究、初稿起草、专家论证、修改完善、审核审批直至实施运用七个环节。其间,财务管理部相关人员到各分公司现场调研,借鉴兄弟单位好的经验,为公司推行内部核算提供参考,最后在广泛听取了公司领导班子、各业务管理部门的意见的基础上,提出了以“十项费用”为主线分级划小内部核算单位的布局结构,同时,公司聘请了中介机构参与对内部核算管理体系进行设计,为体系的制订和实施打下了良好的技术和组织基础。

2009年3月,在没有现成的成功经验可参考的情况下,福建中烟工业公司经过前期充分的准备,在内部核算体系的基础上,制定了详细的NC成本管理模块上线操作方案和应急预案,并要求财务人员持续对会计基础信息、库存商品和物品资料、客户资料以及其他各种数据进行录入,系统的上线重点进行了以下工作:

一是制定系统的实施计划:将NC成本核算实施的内容、范围、步骤与公司发展战略的阶段性目标紧密结合,定位总体规划、业务流程再造、确定实施范围、执行步骤等,有计划、有目的、有步骤、有重点地进行。

  二是开展分公司业务方案分析:由于生产环节业务流程复杂,所以在实施时以贯标工作为切入点,在基础数据的整理、业务流程标准化等方面反复探讨研究,为方案制订提供基础信息。对公司各核算环节进行大量调查研究,制订核算方法和操作流程,规避了实施中的技术风险。

  三是进行实施的进度管理:适时调整实施计划,确保成本核算管理总体的实施进度和质量达到预期目的。

四是系统功能模拟运行:实战性模拟运行,演示、评议、修订、审批;制定新系统用的工作准则与工作规程;总结评议,不断改进。

  五是业务流程培训:对不同层次人员进行连续、反复的培训。通过集中培训、资料宣传等多种形式,进行了不同层面的内部核算、财务NC知识和系统操作的介绍。通过培训、观摩、调研、讨论、比较来学习经验,增长才干,特别是培训业务骨干,使之认识到成本核算的重要性和必然性,确保成本核算管理体系运行的稳定、安全、可靠。

通过以上一些手段,福建中烟工业公司在2009年5月份正式将NC成本核算模块上线运行,并与其它财务模块结合,实现了财务管理的统一。

3.2.2 成本核算信息化的具体原则

在福建中烟工业公司,在常规的成本核算原则的基础上,进一步进行了细分,实现了对很多具体环节的成本核算原则,具体有以下十一个原则:

1)燃料动力成本采用直接分配法。

2)卷烟生产成本采用“品种法”和“逐步结转法”相结合的方法进行核算。卷烟产品生产成本应结合卷烟生产工艺流程,按环节分成本项目进行分项结转,且各环节反映的成本均为实际完全成本。

3)叶丝、梗丝、膨胀、品牌烟丝环节月末结存烟丝不进行假退料,按产量分摊相关生产费用,统计在产量,按100%约当。

4)卷包环节提前生产的品牌烟的,按在产量处理,约当产量100%,已打码的按实际数量入库。

5)烟丝让售部份要做产成品入库(卖多少入多少),余下的全部作为在产品,约当产量100%

6)月末结存在车间,已办理领用手续,但未使用完的原、辅材料(在输送台上那部分),不在进行退料处理。

7)除全部产品共耗材料外,所有原、辅料出库均需指定成本对象。

8)直接材料按成本对象归集,共用材料在相关产成品间按完工产量分摊。

9)在产品与产成品之间的各项成本费用按完工产量+约当产量进行分配。

10)成本中心、成本要素由中烟公司统一设置,各企业不得自行修改。

11)成本动因(分配系数)如有停产情况,需进行维护,将某中心比例转移至另一成本中心。

3.2.3成本核算信息化的总体方式

福建中烟工业公司从传统的品种法核算的方式出发,对品种法和作业成本法进行了结合,进行成本核算,具体来说,公司根据工艺流程设置了制丝、卷包、滤棒成型、薄片、膨化烟丝、铝箔纸、燃料动力等七个成本中心,分别核算烟丝、卷烟、自制滤棒、自制薄片、自制膨化烟丝、自制铝箔纸、燃料动力的完工成本(包括直接材料、直接人工及制造费用),并按照约当产量法在完工产品和在产品之间进行分配。其中烟丝和卷烟成本通过“基本生产成本”科目核算,滤棒、薄片、膨化烟丝、铝箔纸、燃料动力成本通过“辅助生产成本”核算。通过财务信息系统成本管理模块的使用,实现了在公司范围内统一材料消耗核算口径,统一成本核算办法,统一成本要素、统一费用核算内容,系统自动计算成本,自动生成成本报表及量本利报表,减少人为因素对成本的影响,大大提高了公司范围内各分厂成本费用核算会计信息的真实性、一致性、可比性,为大力提高公司的成本费用管控水平提供了良好的平台

。下图3-1为公司成本核算的总体流程图:


3-1 公司成本核算的总体流程图

3.2.4 成本科目的具体设置

根据实际情况,成本需要分生产线和分工段进行核算,各项费用的统计与归集需要按成本中心来实现,由于成本中心的划分比实际的部门设置更细致,会计科目需要在现有设置上进行修改,增加部门档案辅助核算,将成本中心设置成部门,以满足成本核算与管理的需要。以下表3-1为公司成本科目设置的部分表

3-1 福建中烟工业公司成本科目设置样表

科目编码

科目名称

辅助核算

5001

基本生产成本


500101

基本生产成本\原料


50010101

基本生产成本\原料\烟叶


50010102

基本生产成本\原料\烟丝


50010406

基本生产成本\职工薪酬\职工教育经费

部门档案

50010407

基本生产成本\职工薪酬\非货币性福利

部门档案

50010408

基本生产成本\职工薪酬\解除职工劳动关系补偿

部门档案

50010409

基本生产成本\职工薪酬\住房补贴

部门档案

50010410

基本生产成本\职工薪酬\职工奖励及福利基金

部门档案

500105

基本生产成本\制造费用


5002

辅助生产成本

部门档案

500201

辅助生产成本\水费

部门档案

500202

辅助生产成本\电费

部门档案

500203

辅助生产成本\煤耗(燃油)

部门档案

500204

辅助生产成本\职工薪酬

部门档案

50020401

辅助生产成本\职工薪酬\工资

部门档案

50020402

辅助生产成本\职工薪酬\福利费

部门档案

50020403

辅助生产成本\职工薪酬\社会保险费

部门档案

5002040301

辅助生产成本\职工薪酬\社会保险费\养老保险费

部门档案

500211

辅助生产成本\差旅费

部门档案

500212

辅助生产成本\材料消耗

部门档案

500213

辅助生产成本\天然气费

部门档案

500299

辅助生产成本\其他

部门档案

50029902

辅助生产成本\其他\低值易耗品摊销

部门档案

50029903

辅助生产成本\其他\外购蒸汽

部门档案

5101

制造费用

部门档案

510101

制造费用\职工薪酬

部门档案

51010101

制造费用\职工薪酬\工资

部门档案

51010102

制造费用\职工薪酬\福利费

部门档案

51010103

制造费用\职工薪酬\社会保险费

部门档案

5101010301

制造费用\职工薪酬\社会保险费\养老保险费

部门档案

5101010302

制造费用\职工薪酬\社会保险费\医疗保险费

部门档案

5101010303

制造费用\职工薪酬\社会保险费\失业保险费

部门档案

5101010304

制造费用\职工薪酬\社会保险费\工伤保险费

部门档案

5101010305

制造费用\职工薪酬\社会保险费\生育保险费

部门档案

5101010306

制造费用\职工薪酬\社会保险费\企业年金

部门档案

5101010307

制造费用\职工薪酬\社会保险费\补充医疗保险费

部门档案

51010104

制造费用\职工薪酬\住房公积金

部门档案

3.2.5成本核算信息化的主要流程

3.2.5.1 动力车间产品成本核算流程

在烟草制造业一般的核算方式中,动力车间成本的核算往往是比较粗糙的,这与对动力车间生产成本的分配有关,无法计算出不同种类的卷烟所负担的企业生产辅助成本。针对此类问题,福建中烟工业集团采取了细化辅助生产成本二级科目的方式,将动力车间的产品成本分为配电成本、蒸汽成本、空压成本、空调成本、用水成本等,之后在总账凭证中将能确定的直接投入带成本对象的辅助核算,归集到成本模块中费用归集单,并自动对应成本对象,计算出卷烟对应的各科目的完全成本后,再按照各成本中心的消耗量进行分摊相应的成本,动力车间本身消耗的水、电、蒸汽、空压,空调等不作二次交互分配。如对动力车间公共费用的分摊按照按照辅助产品对应的直接投入金额进行分摊;对动力车间空调的成本计算方式如下:空调成本=空调用外购材料的金额合计+动力车间的总公共费用*(空调用外购材料金额/总外购材料金额),空调的单位成本=空调成本/各成本中心消耗的空调的总量。动力车间成本核算的流程如下图3-2所示。

3-2 动力车间成本核算的流程


3.2.5.2 叶丝成本核算

在叶丝成本核算时,采取在月底时,叶丝成本中心产出自制成半成品转移单,并转移至膨胀或品牌烟丝成本中心的方式,具体如下:

材料成本:在生产领用时,能够指定成本对象的直接指定成本对象,不能指定的,则按叶丝当月投产量进行分摊。

烟叶费用:总账归集到明细成本中心,按照当期烟叶投入的烟叶数量进行分摊。

其他费用:按照叶丝的当月投产量进行分摊。

叶丝成本中心如有在产品,则在根据在产品产量,并设置约当系数100%,则在计算叶丝成本时,则会在完工与在产品之间进行成本的分摊。叶丝成本核算的具体流程如下图3-3所示:


3-3 叶丝成本核算的流程

3.2.5.3 品牌烟丝成本核算

对品牌烟丝的成本核算,首先根据材料成本,包括叶丝、梗丝、膨胀等工段自制半成品转移并指定成本对象;把费用按照品牌烟丝的当月投产量进行分摊。月底时,如果品牌烟丝有结存,则直接将其作为在产品登记。对于在卷包车间领用烟丝的,直接自制半成品转移单,并指定转出成本中心是品牌烟丝成本中心,转入成本中心是卷包成本中心,并指定烟丝对应转入的成本对象。对于(让售)烟丝,建立相应的让售烟丝存货档案,在有让售烟丝的业务发生时,让售方先根据让售烟丝的生成入库单,并需要将本厂烟丝通过自制半成品转移单,在计算成本时,则在成本管理的自制半成品转移时,从正常的烟丝转入让售烟丝。完工产品统计从产成品入库单取完工让售烟丝生产数量,成本结转回写将让售烟丝成本写到入库单后之后可以进行烟丝的让售成本计算。在品牌烟丝成本中心费用分配时,通过指定成本动因,来确定让售烟丝是否承担相应的费用。在购买方接收来牌烟丝时按照正常的原料片烟采购流程处理,在投入生产烟丝时,按照正常的生产流程进行投产。对结存的烟丝,记录结存烟丝的量,并设置约当系数,最后在完工与在产之间分摊相应成本。


3-4 品牌烟丝成本核算流程

3.2.5.4 卷烟成本核算

首先针对烟用材料投入,除全部产品共耗材料不指定成本对象外,其他主要材料直接指定成本对象;之后进行存货分类为烟用材料的材料出库记录,并按照卷烟完工产量在各卷烟品牌间进行分配,最后进行产成品入库,按卷烟完工产量录入产成品入库单。具体流程图如下3-5所示:


3-5卷烟成本核算

3.3福建中烟成本核算信息化存在的问题与分析

由以上各主要车间的核算流程可以了解到,福建中烟工业公司的成本核算体系还算规范,然而,这种较为规范的成本核算体系却只是存在于各分公司之中,还无法形成全公司统一的整体核算模式。其实,在福建中烟工业公司的财务管理中,成本核算的管理一直是公司成立以来常抓不懈的问题之一,面对竞争国内外激励的竞争市场,如何从自身内部实现成本的有效化管理,进而实现财务的集约化管理,是公司面临的首要问题,几年来,公司积极从成本基础管理出发,也发现了许多成本核算方面的问题,具体表现为:

3.3.1成本核算的集中管理模式有形无实,缺乏统一筹划

在福建中烟工业公司成立之初,旧的财务管理模式虽被打破但新财务管理模式尚未建立,公司总部和分公司之间对财务集权与分权无法达成共识,虽然分权管理已经不适应公司趋向扁平化集中管理的模式,但集团内部却没能形成高度集中的成本管理模式,在成本管理上明显存在着方式落后、经验不足的问题,首先,个别分公司对成本核算的体系根本不了解,从而无法对卷烟生产过程中的各环节进行妥当安排,造成部分实际成本没有进行核算,自然不能参加公司的整体经营成本的核算,这种不全面的成本核算过程,同时也导致分公司在很多资金使用时缺少统一计划安排,财务信息、资金结算、投资管理不能集中,最终使得福建中烟工业公司的决策者难以快速全面地掌握各分公司经营全过程的信息,造成很多时候无法应付经营急需而陷入财务困境;其次,分公司对自己的销售业务独自把关,没有形成整体的管理体系,如很多分公司缺乏严格的资金赊销制度,使得应收账款回收困难,也无法加大催收力度,最后甚至造成死帐呆账,但总公司却对分公司的情况无法全面了解,成本核算失真;最后,总公司对各分公司的物资采购成本没有宏观的调控政策,有时候存货太多,造成库存积压,反而压制资金无法流转,比如个别子公司月末存货占用资金往往超过其销售额的两倍以上,造成资金使用效率太低,资金周转失灵,而且对库存物资的管理不到位,资产浪费严重。

3.3.2公司对设计成本控制不严,非生产性费用支出项目较多

一直以来,福建中烟工业公司对分公司的管理模式采取财务控制和经营控制相结合的模式,然而各各公司纷繁复杂的内部制度让公司的财务控制很难执行到位,尤其是对成本控制的执行,尽管随着信息化技术的不断进步,各分公司也在极力改善成本管理,然而各自为政的局面依旧存在:不同的分公司使用着不同的成本管理系统,每个系统的工作流程设置根本就不同,这样直接造成了业务如原始凭证、科目应用以及收支方面的不规范。在所有的不规范管理中,最为重要的是对产品设计成本控制的不规范,在烟草生产中,产品设计成本是整个成本控制工作的关键,一个产品成本的80%都是由设计阶段来决定的,公司本应该将设计成本的控制工作作为成本管理的重中之重,但是事实恰恰相反,首先表现的一点是在各分公司的研发中心,每个技术人员都没有树立成本控制的思想,没有想方设法去克服高配方、高包装、高投入的错误理念,反而将这种理念蔓延,认为高投入才能产生高效益,导致从设计阶段开始就没有考虑工艺、制造、原料采购、配方组成、包装等方面的成本控制;其次在设计新牌号卷烟时,研发部门没有从战略角度统筹考虑卷烟牌号的市场定价、工业企业的调拨价格、烟叶配方的组成、包装材料的使用、生产工艺、选定的目标市场、消费者的需求、营销策划等多方面的因素;最后在设计阶段还没有充分做好成本分析工作,在产品设计出来后,各部门没有充分利用价值工程原理,重新审视外观、品质、工艺、工序的增值性。在具体设计时,对有些规格的卷烟没有通过提高烟梗和白勒烟的使用,实行辅材通用,原料共享等途径实现成本的降低。  

此外,由于相对于其它企业来说,烟草制造企业的成本项目繁多,不易控制,如果没有先进的方法和手段作为辅助,很容易造成成本管理的片面。在福建中烟工业公司,成本控制片面性的重要表现之一就是非生产性费用和资本性支出项目灭有得到有效控制,对这种集团化运作模式的公司来手,应以预算管理为主线,以资金控制为手段,以内部监督为保障,严格控制非生产性费用开支和资本性支出项目,但是由于公司成本管理缺少一定的辅助手段,对于一些关键性费用的支出,公司没有进行严格把关,具体表现在以下三个方面:一是没有对预算进行严格把关,尤其是分公司的预算,由于财务管理数据和预算数据的无法共享,导致在每年年初的预算审核时无法对关键性费用支出的额度进行审核,从而剔除不合理的成分。二是缺乏对大宗费用过程的审核,对于大宗费用的使用,如业务宣传品支出等,审核是否符合企业的内部控制制度,合同的签署、招投标的程序是否完善,在招标过程中是否有纪检、审计等部门的过程参与。三是没有严格把关费用报销审核,在具体核算过程中,很多时候并没有审核费用报销是否符合公司的审批流程,如大额费用是否经总公司领导、总会计师及公司总经理等的审批,审核是否经公司办公会议研究等,审核是否超过年初预算,有无预算外列支或超预算列支的现象发生等。对于一些资本性支出项目,也没有严格审核该项目的立项、可行性研究是否符合程序,是否经群体决策形成,有无列支资本性支出的预算,报批手续的完整性,预决算审计资料是否完善,有无审计人员的过程跟踪等。

3.3.3生产成本管理滞后,无法实行全面成本管理       

通过走访福建中烟工业公司及各分公司的情况来看,公司由于尚未建立与分公司统一的财务及成本管理平台,因此公司对生产成本的管理还处于还处于粗放化的管理方式中,这对于福建中烟工业公司这样庞大的运作体系来说,粗放的管理实际上等同于管理的失效,全面成本管理成了空谈。公司对生产成本管理的滞后主要体现在生产环节,包括没有有效解决集中生产和市场订单生产之间的矛盾,从而提高生产过程的连续性;没有通过优化资源的配置,促进生产要素合理流动为重点,统筹技术和管理等手段,促进生产组织体系的协调流动;没有根据按需组织生产的原则,各成本中心未从价值链角度,采用流程再造和作业管理的思路,分析成本产生的前因后果将生产作业细分成增值作业和不增值作业,对一些不增值作业没有进行消除。具体说来,有以下几方面表现:

一是没有采用目标成本的管理思路,制定各卷烟规格的标准成本和定额成本。分析产品的实际成本,无法比较实际成本与标准成本的差异,也无法针对差异部分实施持续改进,不断实现成本的降低。二是没有针对关键要素加强考核力度,并与责任人的收入直接挂钩。对生产环节中的关键指标几乎没有任何考核,如单箱原料消耗,单箱盘纸、水松纸、商标纸、嘴棒等材料消耗、单箱修理费等指标。三是节能降耗工作不到位。在烟草生产环节,没有尽力对节能降耗的各种途径进行研究,如如何提高残烟的利用率,合理安排按批生产的调整次数,设备的日常维护与大中修理,以保障设备的完好,提高设备的有效作业率,实现制造费用的降低等方面。四是没有重视对生产点一线工人的上岗的培训和技能的培训,从而无法真正地提高工作效率,进而降低企业管理的相对成本。

所谓全面成本管理,是指在管理过程中实施全过程、全要素、全员参与的“三全”成本控制。所谓“全过程”,即对设计、采购、制造、质量、管理、服务、财务等全过程地推行目标成本管理,全过程地跟踪核算控制,以降低成本,提高效益;“全要素”控制即对成本和获利能力有重大影响的制造成本和关键费用进行全要素的剖析,逐项逐件进行核算控制;“全员参与”即建立公司目标管理的组织体系。在公司的生产经营活动中,大到公司的每一项重大投资,小到分公司每位员工做的每一项作业活动都直接影响到公司的成本。

在福建中烟工业公司内部,想要实行全面成本管理,必须从根本上控制住各分公司的设计成本、采购成本、生产成本、物流成本等主要成本对象,而针对分公司这些成本对象的控制,必须通过一定的基础设施来实现,这些设施主要包括信息化的技术与平台,借助信息化的手段来填补当前地域不同、管理不同的漏洞,促使公司真正作为多点生产的烟草企业,实现集团化成本运作的模式,例如通过信息化平台充分实现资源的共享,不断整合供应商,实行原料和材料的规模采购和材料的配套采购。在采购过程中,对于材料采购环节按照生产的需求通过制定再订货点,努力实现材料的零库存管理,以降低材料的储存成本;同时能够通过控制物流成本,实现公司采购、生产、物流和销售中心要密切合作,合理安排各环节的流程,在配送环节上合理设计配送的路线、配送的频率,以实现在满足客户需求的前提下,降低企业的库存成本和配送成本。

在面临与外烟激烈竞争的市场中,作为多点生产的福建烟草制造企业,必须把成本优势视为公司持续竞争力的一个重要构成要素,通过实施全面成本管理,不仅实现公司增加盈利的目标,也是公司抵御内外压力、求得生存的主要保障,更是公司发展的基础,也将最终实现企业价值的不断提升。

第四章对福建中烟成本核算信息化的评价

福建中烟工业公司在面对成本核算方面的诸多问题时,采取了一系列可行的解决措施,其中最为重要的一种措施便是对成本管理实施了信息化的管理手段,通过总公司与分公司之间搭建统一、集成的信息化平台,较为有效地解决了以往成本核算中存在的诸多问题,较为典型的有加强了成本核算的全面管理、对分公司设计成本、采购成本和生产成本的管理能做到实时监控等,本章重点对福建中烟工业公司成本核算的信息化历程及取得的效果进行评价,以求从中找出不足,进一步对其进行弥补,实现成本核算的深度信息化。

4.1福建中烟成本核算信息化完成的目标

随着NC成本核算系统的统一运行,福建中烟工业公司的成本核算管理取得了较大的进步,配合新的成本核算办法,结合了当前行业的管理体制和公司管理模式的重大变化,完成了以下几方面的主要目标:

4.1.1 成本核算更加精细

通过对NC成本核算系统的深入应用,使得福建中烟工业公司的核算内容更加精细化,对重点内容、重点环节的核算方法更加细致,利用系统充分实现了以公司科学化、精细化管理的要求,如直接在系统中明确了烟叶采购成本的构成,重新界定了烟叶费用的核算内容,使烟叶成本核算更清晰、更明确,同时对烟叶精选加工、烟叶复烤委托加工、烟叶自加工、进口原料、外购烟丝、非生产领用原料、梗丝、让售烟丝成本核算等内容进行了进一步的细化和增加,从而使成本核算内容更加全面。同时,系统的实施使得福建中烟工业公司的成本核算口径更加统一和标准化,紧密结合行业对标工作的要求,统一了核算口径,特别是在烟叶费用、销售费用、管理费用以及配方成本、包装成本等核算明细内容及核算规程上在系统中进行了统一,以保证数据的可比性。同时,针对各项卷烟材料术语不规范的情况,根据《烟草行业信息化标准汇编》要求,在系统中对相关术语进行了统一。

对福建中烟来说,以往的成本管理业务流不顺畅的现象是非常普遍,比如,某项业务需要经过多道审核,当审核者不在公司时,这项业务常常会被拖延。在NC系统的建设中,针对此问题特意引进了工作流技术,为提高业务处理效率,减少处理过程中的等待时间提供了有效的手段。业务审核为例,当有关领导打开他的计算机时,工作流软件能将所有需要他审批的单据、计划等呈现在他的面前,即使他不在公司内部,也可通过网络接入系统进行审批操作。工作流技术不仅有助于提高工作效率,它也是控制业务流程的有力手段。它由任务定义、角色定义、控制顺序定义、工作流执行控制、业务日志等部分构成。在工作流软件的支持下,企业可以根据需要来灵活配置业务流程,确定业务流程中各环节任务的责任人,并对业务流程的执行进行控制,由此起到规范成本管理、减少成本漏洞的目的。

4.1.2预算管理更具有效性

采购计划的重要性不言而喻,它是采购成本核算的重要基础,同时,科学的采购计划管理是保障原料供应降低库存占用的前提,福建中烟工业公司以往的采购计划管理大多依靠手工,不仅效率低,而且产供平衡测算不细致、不及时。

NC成本核算系统建设后,公司能够依托基于成本核算的采购管理进行原材料采购、调运等计划的编制,同时可以自动调用生产计划数据和产品结构数据(配方数据、辅料消耗定额数据等),自动进行各种原材料需用量(毛需求)的计算并查找库存数据,进而计算出净需求,并可以人机交互的方式确定最终的采购计划,该系统为采购计划管理水平的提高创造了条件仅以烟叶调运计划为例,烟叶原料由烟叶库向制丝车间的调运计划是一项几乎每日都要进行而且十分繁重的业务活动,以往该业务由手工处理,不仅工作量大,而且容易出现差错,在系统上线后为这一问题的解决提供了有效的处理手段,它大大加强了该业务的处理能力。辅料由总库向立体仓库的调运也有类似的计划管理系统做支持。同时,原材料等物资管理对于任何制造业企业都是重要的对于卷烟制造企业而言,由于原料烟叶具有季节性采购和需要自然存放发酵的特点,卷烟制造企业需要储存较多的原料烟叶,同时辅助材料和备品配件也都占有相当可观的库存,由此造成卷烟制造企业存货资金占用量要比其它许多制造业行业要大,因此控制并努力降低库存占用,挖掘资金潜力对于卷烟企业显得更为重要。由于烟叶为农副产品,它具有不稳定,易破损等许多不同于工业品原材料的特点,需要有一些特殊管理,由此决定了对它们的管理更为复杂,而这些特殊的管理,都通过系统的控制能够达到一目了然。

4.1.3 资金流物流、信息流逐步形成价值链

在福建中烟工业公司,涉及到成本管理方面,无论是物流、资金流还是业务流都无法脱离信息流,信息流始终伴随着它们的运动,而信息流的管理模式和水平决定了物流、资金和业务的管理水,公司进行成本信息化建设的重要目标就是要使企业有关成本的信息流更加畅通、快捷,使之能够更有效地支持其它三流的活动,信息流畅通是企业快速反应的必要条件。在信息流方面,福建中烟最重要的变化就是成本管理信息流模式的转变,前文说过,传统管理模式最显著的特征之一是管理的粗放,这种粗放主要的表现是在信息流方面,例如在烟草的原材料管理过程中,由于存在烟叶季节性采购和需要自然发酵等原因,造成各分公司存货资金占用量巨大,需要进行一定程度的控制并努力降低库存占用,但在传统管理模式中,对于原材料的管理,其信息的获取程度是比较粗放的在烟叶库存月报表中,仅提供“件”数,而未提供重量数据而库存烟叶由于存在“包重”(即每件重量)不同的情况,因此该报表所反映的信息是不完整的,无法对分公司资金的缓解提供有效的帮助。产生这种粗放管理的重要原因是信息处理手段的落后,由于烟草制造企业在成本管理中的数据量十分巨大,有些处理还比较复杂,在日常管理中需要按照不同的组合方式进行记录、计算和查询,在传统管理手段的条件下要有效的满足这些复杂的数据处理是难以想象的。

物流信息和资金流信息作为烟草制造业企业最重要的两类信息,它们之间又是紧密关联的,在传统的管理方式下对于这两类信息的处理往往是分开的、甚至是脱节的,由此带来的弊病是:大量的重复处理、数据的不一致(如表现为物料实物帐和会计帐经常对不上),这在很大程度上影响了企业成本的核算。福建中烟成本核算的建设中,充分运用ERP原理和管理会计的概念,将物料实物帐处理和会计帐处理紧密关联起来,实现物流信息和资金流信息的集成。如:将会计核算中存货核算、应付帐与材料采购业务集成,将会计核算中销售核算、应收帐与销售业务集成等。实现上述集成之后,大量与财务信息直接相关的数据可由业务系统中生成,这不仅简化了业务操作,而且为解决资金流与物流信息相互脱节的问题提供了技术手段,同时也有利于对于资金来龙去脉的追溯和对可控成本的及时监控。如:烟叶结算业务中暂估单与发票之间的核对是一项十分烦杂量大的数据处理工作,该业务手工处理十分困难,NC系统的建立使这一问题迎刃而解。系统提供的自动勾对功能可对未结算的发票与可进行结算的暂估入库单自动核对并自动填写购入凭单,其实际应用在提高烟叶结算效率方面作用十分明显,原来几天的工作量,现在几分钟便可完成,大大缩短了资金流信息与物流信息的滞后,保证了后续成本核算的准确性。

4.2 福建中烟工业公司成本核算信息化效果评价

在福建中烟工业公司进行NC系统及成本核算模块实施时,实施的整个过程主要依托于存货核算、总账等财务业务模块,需要从存货核算模块提取材料成本的实际发生数,从总账模块提取成本费用的实际发生数,实施时后的总体流程图如下4-1所示:


4-1 成本核算信息化实施流程图

福建中烟工业公司在实施成本核算信息化建设之后,有这样一组统计数据显示出成本核算信息化的成效:各子公司库存减少10%至20%,订单准确率达100%,固定资产使用率提升13%,集团销售利润提升17.4%,这些数据从一个侧面反映出公司在实施成本核算信息化之后的变化,那么从软件工程的生命周期出发,我们也可以进行成效分析,对一个软件产品而言,它的生命周期有四个阶段,分别是建设期、成熟期、收获期与升级期。在福建中烟工业集团,成本核算系统生命周期的每一个阶段,都能对集团发展产生非常良好的影响,具体如下:

建设期属于成本核算系统的初始阶段,在这个期间内,公司通过引入全新理念,统筹规划,优化流程,规范了公司的管理。

成熟期属于成本核算系统集成的实施阶段,在这个阶段,公司进行了一系列基础数据的整理、动态数据的核对以及深入细致的培训工作,处理了许多陈旧问题并提升了管理。

收获期属于成本核算系统的正式运行阶段,这时,公司通过革新管理制度、进行绩效监控等措施,强化了决策层意识,增强了员工主动性,使得集团效益大幅度提升。

升级期属于公司成本核算系统不断更新换代的阶段,这个阶段,公司将实施创新管理,从而提出新的需求对成本核算系统进行升级。

4-2是从成本核算系统生命周期出发,福建中烟工业公司在四个阶段的投资与收益对比图:

4-2 投资与收益对比图






在福建中烟工业公司整个NC系统与成本核算集成的过程中,基于价值链和供应链作用的新系统与传统的管理模式有着明显的优势与劣势,现归纳如下表4-1所示:

4-1 主要项目优劣势对比表

对比项目

传统管理模式

成本核算信息化的管理模式

优势

劣势

优势

劣势

成本投入

分批投入

较高成本

较低成本

一次性投入

对分公司管理

管理混乱

管理有序全面

对各部门响应

不能及时响应

及时响应

对管理深化方面

阻滞管理改革

促进管理深化

难易程度

纯手工,简单

操作简单

上手较难

预算管理

无法控制预算

全面预算管理

资金控制

无法实时控制

监控资金流

数据管理

保管方便

数据散乱无序

数据集中存放

安全风险较大

财务分析

缓慢、错乱、失真

快速、全面、精准

成本核算

核算不全面

核算真实全面

审批速度

很慢

及时统一

4.3 福建中烟工业公司成本核算信息化问题分析

尽管福建中烟工业公司的成本核算信息化取得了一定的成功,但是随着使用的深入以及需求的不断变化,该成本核算系统也逐渐显示出其不足的一些方面,现将成本核算信息化存在的问题进行分析。

4.3.1 公司对于生产成本的核算需要进一步细化

在烟草制造企业,其生产过程是一个较为复杂的过程,特别是在卷烟制造工艺过程中,如制丝工艺,这个过程工序最多,工艺流程最长,装备种类最复杂的一个过程,在该过程开展自动化和信息化应用对于提高制丝生产水平有十分重要的意义。但是目前的成本核算信息系统还没有在这方面进行非常精细的划分,生产方面的系统主要依赖于制丝线管控系统、能源动力中心监控系统以及烟叶料场大屏幕显示系统等,这些系统集成,只是在一定程度上按照生产组织需要集成在一起,还没有形成完善的生产执行系统,无法实现了从生产计划、制造标准(配方、工艺、质量标准)配套下达、执行、跟踪、成本控制和反馈完整流程的实施例如从烟叶仓库调入哪些烟叶、具体调入多少的信息处理(为作业层决策)还没有与成本核算系统连接在一起,烟叶管理的有关系统只能根据制丝生产计划和不同品种的配方数据自动计算出各种烟叶原料的调入量,但无法根据相关数据和作业工序进行成本的进一步核算

此外,作为流程化生产较强的制丝作业,各工序间衔接紧凑,作业计划编制比较复杂过去制丝作业计划管理完全靠手工管理,不仅效率低,而且在出现某些变化时不便于修改,当前使用的计划子系统,提供了作业计划管理方面的功能,使计划管理水平得到明显提高,但是对有关成本核算的计划数据及因素考虑的还不周全,也不细致,系统当前所提供的计划编制功能还是比较粗放,没有覆盖叶丝投料、叶丝切丝、梗丝投料、梗丝切丝、膨胀烟丝生产、烟丝搀兑等各个工序上面的成本自然也没有注意相互间的良好衔接,利于全生产线的整体协调。

4.3.2 成本核算与成本管理还未达到完美契合

业务流程是集团为实现既定的经营或财务目标而进行的一系列活动是连接业务和管理的纽带,在成本管理流程这样的活动过程中,包含有许多进出数据的收集存储、汇总和输出。因此,在相应的成本核算流程设计的合理性、正确性、完善性以及有效性,都将直接关系到公司的经营活动质量。在福建中烟工业公司的NC系统实施的过程中,针对成本核算模块的全新理念,公司也积极地对传统的成本管理方式和流程进行了一定的改善与优化,但是,在最近的成本活动中,仍然发现了成本核算系统中的流程与实际业务流程存在有一定程度的不契合,两者经常产生矛盾,影响了成本核算的持续进行,主要问题如下:

一是公司实际的业务流程还存在着诸多的缺陷,包括流程的冗余性以及复杂性,如部分成本管理的流程分工过细,造成操作的复杂性,公司内的一大宗物资的采购流程,其审批环节需要经历由分公司财务到分公司领导,之后又到分公司财务,再到总公司领导审批,最后到总公司财务,期间的流程没有经过合理的推敲,存在冗余和复杂的可能。这些缺陷增加了公司的经济成本,有些流程,还无法在成本核算系统中完全实现,依旧存在着手工操作的例外。

二是公司与各分公司之间的系统数据加工流程复杂错乱,数据不能完全保持一致,虽然原始凭证中包含了分公司财务的详细数据,但是,经过分公司和公司不同层级的数据加工之后,原始凭证早被进行一次次地筛选、过滤,之后形成分公司明细账、总账以及公司成本的相关报表时,直接导致同一数据被重复利用和存放,且在此过程中,经常因为人员疏漏而造成数据的错乱,无法上下保持一致。

4.3.3 成本管理人员的思想与技能有待提高

人是根本,当公司的管理改变或者创新时,公司的员工也必须跟着积极转变,进行创新学习。这几年,福建中烟工业公司从传统的成本管理模式走来,发生了很大的变化,但在人的方面,面临着且需要解决的有如下两大问题:

一是成本管理人员的职业技能需要提高。面对全新的成本核算系统,成本管理人员需要的不光是成本知识的不断学习和丰富,而且还必须重视计算机知识和管理知识的学习。换句话说,该系统的高效使用,需要的是既懂计算机基础知识又懂企业管理还懂成本业务的复合型专业人才。但在目前,在福建中烟工业公司内部,特别是各分公司中,随着NC系统的不断深入使用,员工出现了三种类型的分化,一是懂计算机知识的人,不懂管理,更不懂财务或成本管理;二是熟悉管理的人,不懂计算机,也不精通财务或成本管理;三是懂成本管理的人,却不懂得计算机和管理。再加上公司内部,很多成本管理人员将系统看成是一款简简单单的计算机软件,将系统的实施看成是公司的信息化建设而与财务无关,甚至连公司高层都有类似思想出现,因此只注重了计算机技术人才的引进,却忽略了对公司具有整体把握统筹规划能力的管理者和精通成本管理的财务人员的引入,这源头缩减成本核算系统功能的发挥

二是成本管理人员的协同工作能力有待增强,在传统的手工操作中,公司总部成本管理人员获取所属分公司的相关成本数据的唯一来源便是通过报表,“报表一出,数据我有”的模式深深的扎根在每个人员的思想中。在NC系统上线之后,原本的分公司的报表不复存在,取而代之的一行行面面俱到的原始基础数据。数据信息的来源发生了改变,由原本的报表变成了业务流中产生的动态数据,面对信息来源彻底发生改变的情况,公司的很多人员无法及时从思想上转变认识,缺乏员工之间的协同工作能力。对任何一组成本数据而言,它的产生不是一个员工操作的结果,而是整个业务链上所有员工共同操作的结果;在这条业务链上,任何一个员工出现问题都将会导致结果的不准确、不真实,甚至成为垃圾数据。因此,必须加强每条业务链上所有员工的通力合作,才能确保最终的成本数据既快又准地得出。

第五章提升烟草制造企业成本核算信息化水平的措施研究

通过福建中烟工业公司成本核算信息化建设的过程及存在的问题可以看出,对烟草制造企业来讲,基于成本管理的信息化建设并非一蹴而就的事情,它涉及到企业管理的方方面面,也就是说,成本核算的信息化是企业整个信息化建设最后的也是最重要的环节,它的成功实施需要多个业务环节的密切配合。鉴于福建中烟工业公司成本核算信息化建设过程中出现的诸多问题,结合我国烟草制造企业的实际,本章提出了几方面提升烟草制造企业成本核算信息化水平的措施。

5.1 企业制度是信息化建设的基础保障

国内外无数的信息化案例表明,任何企业的信息化建设或信息系统的实施都必须有相应的规章制度做为实施保障,并不是随心所欲的个人或团队行为,只有这样,才能从根本上保证企业信息化建设及系统的应用逐步趋于规范化和标准化。总体来说,烟草制造企业应该从以下几点进行制度的制定或完善工作:

5.1.1 建立宏观的企业信息化管理办法

从宏观方面来制定烟草制造企业的信息化管理办法,特别是针对具有集团性质的烟草企业,这对信息化系统的实施与应用有至关重要的作用,本办法将作为集团或企业实施信息化的基本办法,是今后企业进行信息化建设的行为准则,因此制度必须具有切实的可行性,能够让企业员工将制度当成是具体的实施准则,达到一切按制度办事,一切按制度操作的目的。

因此,烟草制造企业的信息化管理办法的建立必须包含以下内容:一是指出企业信息化工作的深远意义,旨在引导员工对企业的信息化工作进行理解,达到潜移默化的目的;二是指定企业信息化工作的领导小组及归口管理部门,使得企业信息化工作明确了职能管理部门,做到凡事有人负责;三是明确企业各职能部门在信息化工作中的主要职责,意在指导各部门认识自身在信息化工作中应该充当的角色;四是制定当前企业信息化建设的工作目标,这是对企业信息化工作的推动;五是要对企业信息化工作中保护网络、数据等的安全性做出规定,提升全体员工安全意识,防止重大事故的发生;六是对企业今后信息化管理系统的引进、实施及应用作出宏观规划,企业任何信息系统的引进与实施,都将遵循本办法的流程和规划。

5.1.2 建立基于价值链的成本核算系统的实施制度

对烟草制造企业来说,成本核算系统实施是一项系统工程,长期而复杂,在整个实施过程中必须按照既定的规则制度进行。这里所说的成本核算系统的实施制度主要是从整体上对项目的整个过程进行规划和指导,明确在实施过程中需要注意并把握的关键点。

在国内大部分企业的成本核算系统的实施项目中,实施制度的建立是基于岗位职责的制度,从岗位上明确每个人的职能,这样的制度在实施过程中,强调的是用制度去指导实施,却忽略了人为因素的存在,久而久之,这样的制度就成为了摆设或形式。而且,在烟草制造企业,如果建立类似的成本核算系统实施制度,则很有可能让原本并不健全的管理变得更加混乱,因为总公司和分公司之间岗位的交错性以及重复性会对制度造成巨大的困扰。

因此,在烟草制造企业,需要建立一种基于价值链的、以业务流程为导向的成本核算系统项目实施制度,在价值链的每一个环节,都将会有对应的员工和部门产生,同样,在企业内部的每一个业务流程中,也会有对应的员工和部门产生,在这种条件下,如果明确将成本核算系统项目的实施关键点细化到每一个业务流程的起始点上,则制定出来的实施制度不仅能够对员工的行为进行很好的引导作用,而且能够对公司的整个业务流程起到巨大的控制作用。这种基于价值链和业务流的成本核算系统项目实施制度包括以下内容:一是明确项目实施小组及其职责,指定其负责整个项目的统筹规划;二是指定相关子系统的负责人及数据维护小组,用于实施的前期准备工作;三是规定业务流程的起始点及负责人,确保实施过程中任何节点都有人负责;四是制定实施过程中的会议制度及周期,无论是实施例会还是总结协调会,都将必须切实可行。

5.1.3 建立企业整体的信息化管理及考核制度

成本核算信息化的建设,离不开财务信息系统,而财务信息化制度是保障财务信息系统正常运行的必要条件,因此财务信息化制度的建立异常重要,它是基于企业信息化管理办法的基础上,具体细化到财务部门及财务信息系统的操作上制定的管理制度,这个制度是财务信息系统的操作准则,因此应该对财务信息系统相关的方面都要规定清楚,主要包括:一是财务信息系统的授权管理制度,指定授权人及授权规则;二是公布系统中所包含的角色及对应职责,使每个操作人员能够对号入座;三是规定财务信息系统审批流程的操作权限;四是规定财务信息系统操作人员对帐户和口令的保护规则,确保在今后的系统应用过程中,帐户不被滥用;五是规定财务信息系统故障的报告及维护规则;六是对财务信息系统培训制度的规定。

此外,还应该建立信息化系统的考核制度,这个制度建立的目的,不是为了奖优罚劣,而是为了成本核算系统上线运行的成功率。成本核算系统实施及应用过程中,如果能够建立比较完善的考核体系,并结合考评结果予以奖惩,可以大幅度提高操作人员的积极性,有助于项目实施成功。

成本系统标准化考核制度的建立,一方面能够明确项目实施过程中管理人员职责及权限分工,提高广大员工的参与积极性和责任心;另一方面还能够在集团内部形成良好的成本工作操作体制,由于每个业务流程存在起始点因此任何一个环节的员工出现问题,都将影响整个流程的完整运行,而此时,考核制度便能起到督促员工尽快办结业务,以保证其他后续工作的开展

成本核算系统标准化考核制度的主要内容包括:一是对系统授权人员的考核,以保证有授权权限的操作人员不得滥用职权,不经审批随便授权;二是对业务人员故意拖延流程操作和操作错误的考核,用来监督操作人员在使用成本核算系统的过程中,能够全心全意,尽职尽责的完成操作;三是对让他人代替业务操作的考核,借此来杜绝不相容岗位的权限交叉,以避免成本数据的风险;四是对操作人员执行力进行考核,保证经上级审批过的流程能够无条件被执行。

5.2 强化对全员、全过程、全面的成本理念的培训

成本核算信息化建设及系统的实施成功与否,员工的能动性因素非常关键,如何让全新的成本管理理念深入人心,让员工积极主动地去接受新规则,改变旧观念,这一切都得从培训工作入手。

5.2.1 加强对培训总体目标的明确

培训是成本核算信息化成功实施重要因素,烟草制造企业针对项目实施所制定的培训计划,应该首先确立培训的总体目标,具体如下:

首先是培训要达到为灌输员工成本核算信息化的理解与认知的目的,通过培训能使企业各级管理人员明确什么是成本核算信息化,它将给企业带来什么样的巨大改变,并让主要成本核算岗位人员清楚如何在新的操作环境下进行业务的流转。

其次是规范企业员工行为方式,长期的培训可对员工的操作规范和行为方式产生潜移默化的影响,达到能够对成本核算信息化的相关系统产生习惯性操作的默契程度。

再次是强化决策层对信息化的重视意识,成本核算信息化的成功实施,注定离不开企业高层领导的持续关注和重视程度,无论是为信息化建设制定的一系列规章制度,还是采取的一系列方法手段,归根到底都需要决策层的支持,因此,强化决策层对信息化的重视意识也成为培训的重要目标之一。

最后是增强分公司管理层的协作意识,集团化的烟草制造企业,进行成本核算信息化建设或上线成本核算系统的重要原因之一,便是能够加强对分公司的监管力度,因此,从根本上说,成本核算系统的运行是否顺利,和分公司管理层是否统一思想、是否协作配合有很大关系。

5.2.2 强化构建分层次、分人员、分阶段培训体系

集团化的烟草制造企业,包括其旗下分公司,有着人员众多但良莠不齐的特点,因此,在进行信息化建设的培训过程中,必须针对不同层次的人员,不同部门的人员和不同的实施阶段进行多次长期的培训,才能真正达到培训的效果,起到推波助澜的作用。具体实施方式为:

首先是针对决策层领导的培训。这是一个特殊的群体,他们不直接对成本新信息化的建设和成本核算系统进行业务操作,但却要通过系统审批流进行各种各样的审批操作,而且,他们的思想和意识决定着信息化建设能否成功并顺利的运行下去,因此针对决策层的培训的主要内容有:结合价值链的管理理念,向其灌输先进的成本管理思想;抓住集团管理缺陷,分析实施系统之后对分公司成本的控制和管理方式;探讨成本核算信息化建设对决策方向的重要性以及成本核算系统对决策能提供哪些数据支持。

其次是针对分公司管理层的培训。对分公司管理层的培训,重点集中在成本核算系统的实施对分公司资源优化配置的重要性和必要性,成本核算系统对分公司独立核算帐套所能起到的实用性与便捷性,以及配合其它业务系统对分公司采购及销售业务起到规划统筹的作用。

再次是针对成本核算系统所有操作人员的培训。操作人员将是未来操作成本核算系统的主要力量,对成本核算系统的应用有着巨大的作用,因此,对成本核算操作人员的培训内容主要包括:成本核算系统的总体流程、成本核算系统各模块的操作详情、成本核算系统各模块之间的前后关系、以及成本核算与其它各业务模块之间的衔接关系。此外,对这些人员可分别根据不同的岗位进行成本核算系统不同模块的单独培训。

最后针对企业信息化建设的其它业务系统操作人员的培训,烟草制造企业的成本核算信息化,在很大程度上需要其它业务的配合,因此,其它业务部分的信息化系统的应用也间接影响着成本核算系统的应用,所以企业在信息化建设过程中要求全体人员进行参与,重点包括采购部人员、销售部人员、数据库维护人员等,分别针对采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、系统管理等模块的相关业务人员进行培训。

以上各类培训分前、中、后三个阶段进行,贯穿整个信息化建设及系统实施的生命周期,目的是让企业内所有的人员能够完全掌握自身的角色与职能,做到各司其职,能够通过信息化建设进行熟练的业务操作和数据维护。

5.3 依据企业特点明确成本核算信息化的关键目标

尽管成本核算的信息化是很多企业都在尽力去完成的任务之一,但对于每个企业都有特殊的情况需要解决,即便是同样在烟草制造企业,也存在很多不同之处,在面对这些特殊情况时,必须首先确定哪些特殊情况属于主要问题,哪些是次要问题,之后根据重要性展开对信息化的建设。

结合烟草制造企业的共同特点,尤其是实施成本核算信息化之后所产生的一些共同问题,以下总结出几方面的关键目标:

5.3.1 以成本核算系统为中心,高度实现数据共享

很多烟草制造企业所面临的最大问题在于,总公司对于分公司的控制和监控处于一片混乱的局面,成本无法进行合理控制,更无法进行及时调整;财务分析不能获取真实数据,甚至都不能获得数据;其它业务如采购业务、库存业务等都无法实时掌控情况,造成盲目管理。对于这些问题,通过信息化建设如何解决,是这些企业面临的首要问题。在企业成本核算信息化建设的理念中,打造的便是一条完整的数据共享链,数据共享是很多烟草制造企业引入信息化建设的初衷,只有实现完全的数据共享,才能更进一步去解决面临的问题。

对集团化的烟草制造企业来说,集团的成本核算需要实现以下的管理特征:

首先是通过成本控制实现对重大财权的控制,这里包括分公司财务重大权力的集中和财务数据的集中。在传统手工管理模式下,想要实现分公司的财权完全集中非常艰难。但成本核算系统为企业提供了这样的基础,当分公司的一切有关成本的业务都通过信息化系统进行上报和审批时,集团对分公司的财权就相对集中了。

其次是实现对预算的全面控制,预算的重要性不言而喻,它是企业进行成本控制的基础,在很多企业内部,强调预算重要的次数也与日俱增,但在混乱的手工管理模式下,每个分公司各执掌自己的一套预算,集团根本无从下手控制。因此,利用成本核算系统,在集团内部全面实现预算的统一管理,集团的决策层才能进行实时了控制,进而对企业的未来进行预测。

最后是实现对主营业务成本的精细化控制,对烟草制造企业来说,设计、生产、批发和销售是集团的主营业务,在对各分公司的销售业务的控制上,集团常常会感觉力不从心,这种由于地域分布而造成的管理的困扰,通过成本核算系统,依托互联网,可以轻松解决,从而将分公司的采购流程、销售流程等全部能够统一管理起来,规划出集团完整的经营活动链。

以上这些需求特征,正是成本核算系统实施的重点目标之一,只有通过这种计算机系统的数据共享能力,将分公司所有业务的数据全部整合到一个平台,才能实现集团强有力的集中控制。

5.3.2 破除成本信息“孤岛”,建立集团化应用平台

对成本核算的信息化建设来说,破处信息孤岛是其成功的重要标志之一,在烟草制造企业集团,就是要建立以公司总部为基础的集团化成本核算信息平台,从而提升业务数据交换能力及处理能力。

在大多数的烟草制造企业中,财务管理的模式采取分权型财务管理模式,集团只保留对分公司重大财务事项的决策和审批,其它的权限下放给分公司,分公司的核算也不和集团统一核算,而是采取独立核算的模式,这样的优点是分公司能够有较大的自主权,对经营方式能够进行自我调整,也能够快速适应市场,但同样其缺点也是巨大的,因为分公司是通过财务合并报表的方式向集团总部传递财务信息的,因此,集团总部对分公司财务信息的了解程度知之甚少,也就无法实现对其它业务的精确控制了。

鉴于上述问题,企业在进行信息化建设的过程中就需要将成本核算的集团化控制思想融合其中,由此来破除成本信息的孤岛,破解分公司财务及成本流程不共享的局面,建立集团化应用平台,分公司的合并报表不再需要手工操作,而是直接通过集团化的应用平台进行传递,分公司的独自的财务管理也不需要手工操作,而是拥有了自己独立的帐套,这个帐套依托集团化的应用平台,使得集团总部有能力也有权限去监控子公司的成本经营情况,不再使分公司成本信息失真。

5.3.3 减少非理性因素干扰,增长企业销售利润

随着全球经济一体化脚步的加快,市场的淘汰法则悄然发生了变化,被淘汰的企业不只是规模小的,更增加了行动慢的,而烟草制造企业处在庞大的自上而下的集团运作模式中急需先进的管理理念和方式使自身的素质能够快速适应市场变化,才能谋得更大的发展。

那么,销售利润是所有企业永恒的主题,所有的一切,都是为这个主题服务的,烟草制造企业的大多数客户是批发客户和零售客户,在没有相应的成本信息化设施时,很多烟草制造企业或其分公司对于销售环节会出现较多的问题,包括对客户采购订单的审批延误,成本核算时的本末倒置等问题,不仅耽误了对客户的承诺,而且严重损失了企业的效益和声誉。借助成本核算系统的纽带作用,可以从根本上杜绝企业管理的非理性尤其在重视强调采购计划的严肃性和可行性销售成本的严谨性和可控性方面显得尤为重要,可以通过系统严格订单计划和物料需求替代以往的手工计划,将采购计划进一步分解,从而成本核算系统科学的计划下提高了销售或批发的效率并增强了成本核算的真实性。

此外,很多烟草制造企业的各分公司因地域不同,所掌控的市场范围大小不同,造成区域销售的不均衡,成本自然也不会完全相同,这导致了有些子公司缺货严重,有些子公司却积压严重,断货直接影响到企业销售的利润总额积压却大量资金,间接影响到销售。这种情况下,可以通过成本核算系统对各分公司的成本进行监管,从而预先作出判断,平衡多个子公司之间既独立又依存的供求关系,必要时,统筹协调进行统一配送产品,缩短了销售的周期

5.4 重视对企业成本核算信息化的优化

在成本核算的信息化建设过程中,势必会经历信息化与传统业务流程的碰撞与冲突,如何在建设过程中对这类冲突进行有效解决,是信息化建设过程中需要重点把握的问题之一,此类问题解决的好,信息化建设的进度和效果将会放大,否则将会锐减。

前文说到,福建中烟工业公司为适应成本核算信息化的建设,特意针对公司的成本业务流程进行了一定的改革和优化,这种方法,同样适应于所有的烟草制造企业,重视对企业成本核算流程的优化和完善,是实现成本核算信息化的重要手段之一。

5.4.1 从传统业务流程的缺陷出发,对流程进行优化或重构

对传统的成本业务流程,一般都存在着这样或那样的缺陷,要么是业务操作流程太多冗余复杂,要么是审批环节涉及了大量的部门或机构,造成了成本核算过程中大量资源的浪费。因此在进行成本核算的信息化建设时,应通过企业管理层与成本核算的管理人员共同确立业务流程优化的组织机构,规范的组织结构是能够实施流程重构或优化的重要保障,流程的优化重点针对以下几方面进行:

首先是解决成本基础数据采集过于滞后的问题,传统的业务管理中,成本基础数据几乎是静态的,不具有任何动态性,造成这种情况的重要原因不仅是手工采集数据效率的低下,更重要的是因为数据的采集流程存在重复性,同类数据的采集经常进行着一次次的重复工作,在这些环节中,往往忽略了大量的有用信息,仅能部分反应企业的成本状况。

其次是要解决数据加工的复杂性问题,成本核算本身就是一个对众多基础数据进行汇总、分类、分析的过程,在很多烟草制造企业的成本核算信息化过程中,虽然在数据加工的问题上采取了多种方式,但很多方面数据无法保持一致导致了数据加工的过程首先需要剔除不合理或错误的数据,从而增加了复杂性,导致数据不一致的原因是成本数据获取或初次加工的流程不同,没有统一的标准。

最后是要加强成本核算过程的沟通性,成本核算的过程如果缺乏必要的上下沟通,毫无论证过程,其结果便是导致成本核算的结果严重偏离实际,使成本管理失去了目标性和制约力。因此在成本核算信息化的建设过程中,应该加强这方面的建设,从而增强成本核算过程的透明度,实现企业与其分公司的沟通。

此外,企业的成本核算流程是和其它业务流程存在着很强的协同关系的,因此,也必须保证在成本核算信息化的建设过程中,不与其它业务流程产生冲突,而且更应该在针对企业各业务流程中各个要素的特点的基础上,实施整合精简策略,实现企业流程的完善

5.4.2 打破常规,积极向刚性流程靠拢

任何企业的经营活动中,成本管理流程的条理分明是异常重要的因此在烟草制造企业进行成本核算信息化过程中,其传统的成本核算流程应按照信息化的要求,进行刚性调整,积极向系统中的刚性流程靠拢,从而达到在一定程度上控制人为因素造成的影响。要完成业务流程的刚性化,需要从以下两方面进行:

一是进行烟草资源的优化整合。重点做好对企业一些基础资源,及流程的梳理工作,将资源规范化、标准化,并重新构造各业务部门之间以及各分公司之间的流程性工作联系和分工,从信息化的主要目标出发,根据企业的预算、采购、审批、资金等主要流程进行了相关部门及分公司的主要职责分工,合理利用烟草资源,实现资源与岗位的对应,并废弃旧的信息收集汇总和统计传递流程,将以岗位为标准的分工转变为以节点为原则的流程,在此问题上,企业重点通过对内部资源,如采购、库存、销售、运输、成本、财务、人力资源等各方面资源进行整合和优化,使集团的人、财、物等资源达到最佳组合。

二是实现企业的经营活动链,烟草制造企业的很多业务具有明显的先后顺序和相关性,在企业实施资源优化组合的过程中,需要企业内各部门和分公司的密切配合,自然也涉及到一些业务方面的协调工作,因此企业应该在信息化建设的基础上,打造出了企业真正的经营活动链,让集团的效率、成本、服务和速度得到明显的改善,以适应成本核算系统应用的需求。实践表明,成本核算系统的成功实施和集团管理的统一规范有很大的关系,只有从根本上对集团内部的活动进行调整和重新划分,才能让集团所有业务糅合在一起,形成统一的整体。

5.5 建立信息化系统规避数据风险的途径

成本核算基础数据是成本核算信息化建设的生命,是保证系统正常运行的基石,那么,数据的安全更是关系到整个信息化建设的成败。一般来说,信息化数据的风险来源于三个方面:一是源头数据变形,二是授权控制漏洞,三是数据存储失效。随着烟草制造企业信息化建设的不断深入,如何规避数据面临的这些风险,已成为非常重要的课题。

5.5.1 规避数据风险,应从各子系统源头抓起

成本数据信息来源于企业的各业务子系统,因此每个子系统的数据都异常关键。在很多企业进行信息化建设的初期,大多数业务人员无法真正理解信息化的重要性,因此采取线下业务流程的方式操作,导致出现了大量的成本核算系统外的数据,这种数据,称之为数据“暗流”,这些数据“暗流”之所以会产生,是因为表面上看来,绕过信息系统业务流程数据无法对系统造成很大的影响,因此企业领导就此放任。然而,当这样的数据久而久之形成庞大的无控制数据时,便从根本上削弱了成本核算系统对流程的控制,也损害了企业对基础数据分析的来源,这些数据渐渐成为了“无用”数据,消失在了决策层的眼中,从而影响了决策数据的准确度。 

  因此,为避免数据“暗流”的出现,企业首先规范和完善各子系统工作流程,在审批审核环节严加控制,使得企业的信息化体系不仅是复杂的数据存储的仓库,同时也是各业务流程运行的监控程序;其次,加强各子系统业务人员的素质培养,让其从根本上意识到各子系统对集团整体运作的重要性,从而主动从源头维护和规范操作流程。

此外,造成财务数据出现问题的另一个重要原因是:各子系统内的数据处理不及时,为成本核算系统带去的是滞后的信息,那么,成本分析的结果也将是错误的。对此,企业应制定规范化的工作规程来保证各子系统数据的正确实时传递,才能为企业的业务分析和决策提供可靠的保障

5.5.2 权限控制的疏漏是加剧数据风险性的最主要因素

成本核算系统之外的数据“暗流”是造成决策分析不准确的原因之一,而成本核算系统权限控制的疏漏则是对数据安全性最致命的打击。权限控制的疏漏,小则会造成基础数据的泄漏,大则会造成基础数据的丢失和混乱。成本核算系统权限控制的隐患主要表现在以下几个方面:

首先是系统用户授权不当,造成数据的访问控制风险。企业进行信息化建设的最大优势在于,企业内所有的业务数据都能够在一个集成的平台中进行操作,也正是由于这个优势,造成了成本核算系统中的用户有了访问甚至操作其它用户功能的可能,这关系到用户权限的控制,虽然,在大多数的成本核算系统中有权限控制的功能,但如果由于权限设置不当,造成某些用户能够越权进行操作,依旧会对系统数据,尤其是成本基础数据进行一定的破坏为避免因系统用户授权不当造成的数据损失,在成本核算系统的管理中,除了采取系统本身的技术手段外,企业应在考虑基本业务需求的基础上,专门制定面向各分公司的权限策略系统用户的访问权限根据制定的权限策略来定义对于访问控制的权限设置,可以从以下几点考虑:一是用户权限的设置权和用户的访问权由不同的人员来执行,可以为其他用户设置访问权限的用户,不能拥有访问成本核算系统和其它各业务系统的权限;二是用户的权限应用户充当的角色开始,按照操作级用户、管理级用户以及系统级用户来进行定义和划分,并从总体上符合制定的各分公司的权限策略三是用户权限的划分还要据风险控制和效益平衡的原则,在某个用户被确认废弃之后,是由新的员工接任权限操作,还是重新设立用户帐户,这要从该用户被彻底清除之后,所能规避的风险和所要付出的代价是否合理。

其次是不相容权限的混淆使用,使得成本数据风险被无限放大。成本核算系统用户权限管理不仅仅是决定用户的使用权同时还应体现用户之间的相互制约,绝不能同时拥有不相容岗位的功能权限也就是说,对于不相容的岗位,授权的时候应不能违背不相容权限规则。在烟草制造企业中,企业成本核算的重要数据是来源于很多相关的业务部门那么与财务相关的所有业务部门,如采购、销售等部门业务中都应该对不相容岗位做详细的要求和设置,在这样的环境下,可以通过强制性分离的手段,对不同的业务员设定不同的权限为防止业务员利用职权擅自修改业务数据,可采取同业务双帐号双人操作,即在系统中设立两个相同权限的业务员定期实行岗位轮换,同时起到互相监督的作用,还能有效防止数据的意外损坏。此外还可以通过财务信息系统帐户和计算机绑定,以及对登陆日志记录等方式进行安全防范,以明确登陆权责。

5.5.3数据库安全控制是规避成本数据风险的基础

成本数据的风险不仅仅会来自人为的操作影响,它同时会受到信息系统数据库所在服务器的影响,因此如何保证服务器上数据库的保密性、完整性就显得尤为重要了。

为最大限度地保证数据库的安全性,采用了以下几种措施:一是数据库的完整性备份复制,定期定时地将完整的系统数据库分别写入不同的服务器,保证数据库的备份永远都有两份,那么,一旦原来的数据库服务器出现故障造成数据丢失,系统管理员只要很短的时间,便能启用备用服务器,使得成本核算系统能够正常进行业务处理;二是加强数据库服务器的管理,主要考虑了服务器的容错性和一致性,对服务器的多个磁盘做了磁盘阵列管理,保证只要服务器有一个磁盘完好无损,数据库便能完好无损,此种条件下,即便其中一个和多个硬盘发生故障,完好硬盘中存储的数据仍能维持成本核算系统的正常工作;三是对服务器的登陆权限和日志进行全面检查,这是定期维护服务器的一种手段,但对于成本核算系统的数据库服务器来说却至关重要,通过检查,可以提前判断或者预知服务器可能发生的问题,从而防患于未然,使得系统潜在的不安全因素最小化。

第六章结论

成本管理是企业管理的重中之重,成本核算作为成本管理中的最重要环节,作用非凡。随着烟草行业的全面改革,促进了全新管理理念的生根发芽,也为很多烟草制造企业的成本核算方式注入了新鲜的血液,为满足企业管理的发展需求,企业进行成本核算的信息化建设已经成为了必然的选择。本文以福建中烟工业公司的成本核算信息化建设为蓝本,在深入分析该公司成本核算方式及信息化建设过程中存在问题的基础上,提出了提升烟草制造企业成本核算信息化水平的措施。通过本文的研究,得出以下结论:

一是对集团化的企业来讲,财务管理可采取集权化、分权化和混合化三种模式,三种模式各有优劣,要根据集团的具体情况来确定。

二是成本核算是企业成本管理工作中的重要组成部分,成本核算的正确与否,直接影响企业的成本预测、计划、分析、考核和改进等控制工作,同时也对企业的成本决策和经营决策的正确与否产生重大影响。

三是企业进行成本核算信息化的主要任务是建立成本核算的标准流程,确立企业产品或服务的标准成本,划分责任成本以及利用信息化条件进行综合分析。

四是对福建中烟工业公司成本核算方式及其信息化建设的分析可知,存在着以下一些问题:成本核算的集中管理模式有形无实,缺乏统一筹划;缺少全面成本管理的基础条件等,在经历成本核算信息化建设之后,发生了较大变化,主要有:成本核算更加精细、核算口径更加统一;资金流与物流脱节的现象大大减少;成本管理的业务流程更为顺畅,模式发生转变等;对福建中烟公司的发展起到了巨大的推动作用。

五是尽管成本核算信息化对福建中烟工业公司的管理有重要的作用,但在信息化建设和应用过程中依旧存在着一些问题,如公司对于生产成本的核算需要进一步细化;成本核算系统与业务流程还未达到完美契合;成本管理人员的思想与技能有待提高等一些主要问题。

六是通过福建中烟工业公司成本核算信息化建设的过程及存在的问题可以看出,对烟草制造企业来讲,基于成本管理的信息化建设并非一蹴而就的事情,它需要从以下几方面进行强化:首先是必须有企业制度作为信息化建设的基础保障;其次是强化对成本核算人员的培训,并应贯穿始终;之后是依据企业特点明确成本核算信息化的关键目标;要重视对企业成本核算业务流程的进一步优化;最后需要积极寻求信息化系统规避数据风险的途径。

尽管本文主要是对烟草制造企业的成本核算信息化建设做了一些探索和研究,但是成本核算信息化建设的内容非常丰富也非常广泛。本人知道,在面对更为复杂的建设和应用环境时,会有更多的问题需要自己去研究,希望在以后能够多对成本核算理论方面的东西进行新的探索和研究!

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