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论降低采购成本的有效方法 ——以A公司为例

发表时间:2020-02-16 17:30作者:丹丹

论文摘要采购成本是一个企业整体成本的重要组成部分,降低采购成本对一个企业的经营业绩非常重要,采购成本的降低不仅体现在企业现金流出的减少,而且直接体现在产品成本的下降以及利润的增加,控制好采购成本并使之不断下降,是企业提升竞争力的有效手段之一。本文从采购成本定义及构成出发,阐述了降低采购成本对企业的意义,并主要针对A公司的采购成本现状进行分析,指出存在的问题,这些问题表现在过分强调最低进货价格;不合理的事前管理导致库存积压;缺乏对热销产品价格变动的分析等等几方面,最后,文章针对这些问题提出降低该公司采购成本的有效方法,这些方法主要包括以降低成本为最终目标,选择合适的供应商;继续健全采购过程事前控制制度,合理确定经济采购量;建立公司价格指标,把握价格变动时机等等,希望能够为该企业降低采购成本提供帮助。

关键词】采购成本   存货   价格

Abstractpurchase cost is a business an important part of overall costs, reduce procurement costs on a company's operating performance is very important, procurement cost reduction not only in business to reduce cash outflows, but also directly reflected in the decline in production costs and increase profits, control costs and make a good purchase declining to enhance the competitiveness of enterprises is one effective means. In this paper, the definition and composition of procurement costs, and expounds on the business of reducing the significance of procurement costs, and focused on a certain company, Kunshan City, analysis of the status of procurement costs, pointing out problems, too much emphasis on these issues reflected in the minimum purchase price; not reasonable advance inventory management lead; lack of analysis of changes in selling prices, etc. aspects, and finally, the article to address these issues to reduce the company's procurement cost effective methods to reduce costs include the ultimate goal, select suitable suppliers; continue to improve the procurement process prior control system, reasonable economic purchases; established company price index, price changes take time, and so on, hoping to reduce procurement costs for the company to help.

Key wordsProcurement costs   Inventory   Price


 

论文摘要I

Abstract.I

前言1

(一)采购成本的定义1

(二)采购成本的构成1

降低采购成本对企业的意义2

(一)降低企业的产品成本,增加企业利润率2

(二)增强企业资产收益率2

(三)是降低企业产品销售价格的必要手段2

A公司采购成本现状分析3

(一)A公司概况3

(二)A公司采购成本现状3

A公司采购成本管理中存在的问题5

(一)在采购询价方面的疏忽5

(二)不合理的事前管理制度导致库存积压6

(三)不够重视员工培训6

(四)采购岗位建设的不完善6

降低A公司采购成本的有效方法7

(一)不断提高采购规模优势,使其成本最小化7

(二)继续健全采购过程事前控制制度,合理确定经济采购量8

(三)建立和健全采购人员培训制度,建立正规的培训机构9

(四)利用计算机管理系统,加强采购成本管理的监督9

  10

参考文献:10

  11


前言

在社会主义市场经济体制不断深化的背景下,为数众多的中小企业正以其日

渐活跃的姿态展现在经济的舞台,成为推动我国经济增长的重要力量之一。由于

许多中小企业起步较晚,企业成本管理中尤其是采购成本管理尚停留在经验和感性的认识阶段,采用传统的理念和操作方式,在一定程度上影响了企业产品成本的优化,因此,如何最大限度地降低企业的采购成本,成为当今企业面临的重要问题之一。

(一)采购成本的定义

采购成本是指企业在采购原材料的过程中所发生的采购费用、运输费用以及对原材料进行管理所发生的管理费用及损耗费用等的综合。采购成本是综合反映企业生产经营管理水平的主要指标之一,是衡量企业物料采购供应工作质量的重要指标,是构成产品成本和价格高低的重要因素,是决定企业竞争实力的重要因素杠杆原理可知,采购成本小的变动,对企业利润能够产生巨大的影响,从而说明了采购成本控制的重要性。

(二)采购成本的构成

一般来说,采购成本包括三大部分,分别为采购原料成本、存货成本和缺货成本。

采购原料成本是指由于购买材料而发生的货币支出成本。原料成本总额取决于采购数量、采购单价和运输成本,它的计算公式为:原料成本=单价×数量+运输费+相关手续费+税金原料成本中,最需要考虑的是原料的价格可以说,采购原料成本控制的核心便是采购价格的控制,降低采购成本的关键也在于控制采购价格。

存货成本是指企业为保持连续不断的产品供应而预先采购原材料进行库存保留所产生的成本,它可以分为固定成本和变动成本。固定成本与存货数量的多少无关,如仓库折旧、仓库员工的固定月工资、仓库设施成本;而变动成本与持有数量的多少有关,如物料资金的应计利息、物料的破损和变质损失、物料的保险费用等。  

降低采购成本对企业的意义

(一)降低企业的产品成本,增加企业利润

产品成本直接和产品利润相关,这是毫无疑问的,而降低采购成本变相增加产品利润的一个重要手段采购成本高,产品成本就高,则企业整体利润便相对减少;而采购成本低,产品成本就低,企业整体利润便相对增加。同时,由于降低了采购成本,通过销售所采购的产品能收回不仅能收回已经使用在产品上的成本而且能够增加成本之外的利润,这样才能使企业的生产能力维持正常,企业就具备了持续发展下去的动力和能力,将这部分利润用于扩大企业的经营生产能力或增加企业规模,从而使企业步入良性循环的轨道

(二)增强企业资产收益率

除了提高企业利润率之外,采购成本的降低还会降低企业资产的基数,同样会使得资产收益率增长的幅度大于价格下降的幅度。

(三)降低企业产品销售价格的必要手段

有市场就有竞争,在市场经济竞争日趋激烈的条件下,所有企业都在不同程度上进行着价格战争,依靠价格战来赢得顾客的亲睐,从而扩大企业的市场占有额。众所周知,产品成本是制定产品价格的重要依据,而采购成本则是产品成本中非常重要的组成部分,因此产品价格的降低无疑受采购成本的很大影响,只有采购成本降低了,企业销售的产品才有降低销售价格而依旧能获得利润的可能

即便是在市场价格不变的情况下,降低采购成本,进而降低产品成本,也是企业增加利润的重要法宝。

A公司采购成本现状分析

(一)A公司概况

成都市柏斯特电子公司于1997年创立,公司位于一环路北三段。成都市柏斯特电子公司是四川最早从事CMTS端到端、HFC网络维护、HFC双向网络改造(CABLE MODEM)、五类双绞线接入Interent宽带网络建设的企业。公司从集成国外知名品牌HFC网络产品、数据网络产品,到拥有自主知识权研发、生产、销售广播电视传输网络产品,实现了以贸易、工程、生产于一体的经营模式。公司与国内外多家品牌企业建立了长期合作,并与成都高等院校的科研机构建立了战略伙伴关系,已经形成了一支具有丰富实践经验、有活力的技术团队和管理团队。公司多年来秉承诚信、质量、服务的经营理念,致力于"高质、可靠、创新"的经营目标,通过严谨精细的管理,严密的质量控制,完善及时的售后服务,以及优质低价的产品树立了良好的企业形象。

公司倡导“以顾客为中心”的经营理念,以满足顾客需要为宗旨的立身之本。企业的发展正在加速,我们将继续遵循“诚信 品质 服务”的宗旨,竭诚为顾客服务,热忱欢迎各界朋友来电来人洽谈业务,携手共谋发展。

(二)A公司采购成本现状

A公司在成立初期,采购和仓储管理职能归属于管理部,该部门由主管副总经理领导。这段时期,公司的采购管理工作实际上只是在履行着最基本的订货、收付货职能,仅仅是作为生产的一项辅助功能,对采购成本的控制还处在十分粗放的阶段。在公司成立的第二年,随着公司不断引进管理人员,以及公司规模的不断扩大,公司逐渐加大了采购成本上的控制力度,采取了一系列提升采购效率的办法,如增设了专门的供应部门,并设置相应岗位。尽管如此,在面对着竞争压力不断增大的市场条件下,A公司在其采购成本的管理方面还存在着一些问题,以下根据从该公司收集到的2008年至2010年的采购统计数据进行采购成本的问题分析,下表3-1为该公司近年来的采购数据统计表。

3-1              A公司2008-2010年采购数据统计表

项目

2008

2009

2010

采购数量(件)

17201

20143

25285

销售额(万元)

4062.7

5247.1

5834.8

原料采购成本(万元)

2248.1

2876.4

3421.9

其中:原料成本(万元)

1847.8

2320.2

2798.7

其中:运输费及其它杂费(万元)

400.3

556.2

623.2

存货成本

972.3

1127.6

1476.2

其它成本

372.4

468.9

621

由上表可以看出,最近三年来,A公司的采购数量呈现大幅度增加趋势,2010年比2009年采购数量增加了25.5%,这主要是由于电子材料市场升温,客户需求量大而引起,但我们不难看到,在最近三年中,相对于销售额29.2%及11.2%的增加率,该公司的原料采购成本分别以27.9%及18.9%的增长率增加,尤其是2010年以来,18.9%的采购成本增长率比同期的产品销售额增长率11.2%增加速度更快,这固然是由于全国物价普遍上涨的原因造成,但同时也反应了该公司在原料采购成本方面控制不力,同时,在运输费及杂费方面,公司由2009年的38.9%的增长率降低为2010年的12%的增长率,表明公司在对采购过程中的运输成本及其它进行了有效控制。

A公司对其公司的采购制定了一些制度,主要是针对采购部门和采购员以及相关部门的一些规定制度其具体内容有:

1、要严洁自律,严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请

2、严格遵守采购规范流程,按流程办事能及时按质按量地采购到所需物品

3、严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量

4、加强采购的事前管理,建立完善的设备价格信息档案,以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量

5、科学、客观、认真地进行收货质量检查

6、处理好与供应商的关系,帮助供应商解决一定的问题

7、认真分析采购工作,改进流程、规范和采购标准,提出有助改进公司和供应商服务水平的建议

8、做好采购相关文档的存档、备份工作

9、在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本

10、所有采购,必须事前获得批准。未经计划并报审核和批准,,除急购外不得采购,急购需在申请单上注时“急购”,并由总经理补批

11、凡具有共同特性的物品,尽最大可能以集中计划办理采购,可以核定物品项目,通知各请购部门依计划提出请购,然后集中办理采购

12、采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买,不得随意变更供应商

这些采购制度的制定,对A公司在如何降低产品采购成本起到一定的作用,并使A公司能很好的发展。

A公司采购成本管理中存在的问题

根据上述对A公司的采购成本现状分析,可以发现该公司在随着销售能力的逐步增强,销售市场的逐渐扩大,其呈现出的采购成本管理方面的问题存在很多,现进行分析如下:

(一)在采购询价方面的疏忽

采购询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格、谁能以最低成本完成材料采购计划中的供应任务,确定供应商的范围,该过程的专业术语也叫供方资格确认,获取信息的渠道有招标公告、行业刊物、专业网站等媒体。做好采购询价管理,现在需要充分利用计算机管理系统,借助网络优势,快速地浏览和获取需要的信息,从而保障采购询价管理、得到询价结果的高效率。一些小企业在材料采购询价方面存在不少局限性,特别是在供货渠道和网络方面。A公司在这方面也存在极大的问题,自2008年以来,A公司开始狠抓原材料及产品的采购成本管理,尤其是对原料的采购价格,但是,这种管理思想却诱发了采购人员过分追求最低进货价格的行为,这样的片面管理的方式,使他们从不经询价,就直接按照自己认为是最低的价格去购买,导致了公司采购成本中过高的质量成本,并且有一部分产品属于质量不达标或不稳定的产品,这就造成了很大一部分是由客户购买之后因质量问题而进行退货,这不仅导致了交易过程总的成本增加,而且对该公司的信誉损失也很大。

此外,A公司一般都是按就近采购的原则选择本地供应商,以为这样可以降低运输费的开支,没有充分利用网络这一巨大的信息渠道。其实有些外地供应商,虽然需要你承担一定的运输、送货等费用,但是其在价格等方面还是值得关注的,有时候原料价格加上运输等费用可能要比本地采购价还要低,而且供货服务质量还是不错的。

(二)不合理的事前管理制度导致库存积压

按照A公司的采购流程,是基于从严管理的,首先是根据销售情况严格执行采购申请和报批原则,无论数量多少,一律上报进行审批;其次在采购前进行严格的询价,至少达到货比三家的目标;最后实行职责分离,如采购人员不能参与原料的验收入库等。以上过程,本是该公司事前管理的必要过程,但在实际操作过程中,一些采购人员对要进行采购的原料数量和时间,往往依赖自身的经验和惯用做法,根本没有合理的对采购需求进行分析,而审批人员又是敷衍了事,没有进行任何核查,这种不合理的事前管理导致最终的采购结果是部分原料采购过量,而部分原料又面临缺货断货危险,前者导致存货积压,后者造成缺货损失。

(三)不够重视员工培训

对采购各岗位人员的培训应包括:业务培训、法律常识培训、公司制度培训等等。业务培训重在提高业务能力,比如采购的流程管理、采购经济采购量的确定方法、如何在新形势下做好采购询价等等;而法律常识培训和公司制度培训则重在在环境上约束非正常行为,清楚和明确采购腐败的风险成本。而这些恰恰是小企业所缺乏的。由于A公司的采购人员大都不是专业人才,甚至未受过专业培训,没有材料管理各环节应该怎么做的概念,只是跟着师傅学,师傅叫干什么就干什么,其结果不得而知,最多只能知其然而不知其所以然。

(四)采购岗位建设的不完善

A公司针对采购环节,需要设置不同的岗位,是为了解决采购权利不要过分集中,需要互相制约和监督,同时又不要影响各岗位人员工作积极性。  

一般来说,需要设置采购总负责人、询价员、合同员、采购员和库管员等岗位;采购总负责人全面负责材料的采购管理,依据材料需用计划和岗位目标责任成本的管理规定等,制定并执行采购计划,协调并充分利用内部资源,最终高效低成本地采购到所需要物资;询价员主要负责按计划探询市场中定向物资的信息,书面提供采购负责人和采购员,同时进行文档的存档管理;合同员的职责就是管理合同文件,随时监督合同执行情况;采购员的职责更多的是具体按合同,以指定的价格和数量执行采购任务;库管员的主要职责是按标准验收材料入库,材料进场后,合理规划存放和使用,尽可能的减少储存成本,做好库房的管理。

当然岗位设置的多少也不是一概而论,要以项目的大小和时间的跨度等实际情况而定,最终目的就是把事情做好,建立好内部岗位间的权利制约机制。A公司只有少数的采购人员,既要负责销售订单的处理,又要负责所有的采购工作,虽然A公司也制定了一系列的采购计划,对采购员也有相当严格的制度,但是A公司在实施上却缺乏一定程度的威力,而且具体实施采购工作也不需要经过总经理的审批,完全没有岗位监督制约机制,这中间就存在很大的职务隐患。

降低A公司采购成本的有效方法

通过对A公司采购成本存在问题的分析可以看出,尽管公司采购管理的组织及制度建设已经有了较为扎实的基础,在控制采购成本方面也收到了一定的成效,但存在的不足和疏漏还是很明显的,在很大程度上妨碍着公司采购成本管理上档次、上水平,因此,必须采取有效的方法进一步降低该公司的采购成本,确保公司的可持续发展。

(一)不断提高采购规模优势,使其成本最小化

采购过程是如同销售过程一般,是一个双向选择的过程,而并非A公司个别人员所认为的单方面追逐最低进货价格便能完成采购并降低采购成本,这种行为往往伴随着更大的有损公司成本的潜在风险。因此在采购过程中,要不断提高采购模式的优势,使其成本最小化

受到原材料普遍涨价的威胁,考虑如何控制采购成本,很容易想到的解决之道是采取集中采购。集中采购的优势在机电行业最为明显。然而要做到集中采购,听起来容易做起来却难,有时不单单看公司采购部一个部门就能够完成。

另外在采购过程中,对供应商的选择尤其重要,往往不同的供应商对进货价格的要求也不会完全一致,那么选择既经济又信誉的供应商,是公司今后采购管理环节中重要的一个问题。建议公司在对所销售产品进行分类的基础上,首先凡是能够直接从生产厂家进货的就直接采取直接采购的方式,这样不仅可以减少冗余环节,而且能大幅度降低采购成本,还能够获得厂家更高超的技术服务;其次,对于无法直接通过厂家进货的原料或产品,应该利用网络,寻找这方面的供应商,然后通过综合比较后,以最低最优的那家为合作对象,并且要时刻关注网络的价格对比,只有这样才能在采购过程中把握主动权,将供应商利润压在较低水平的同时降低了自身的采购成本。

继续健全采购过程事前控制制度,合理确定经济采购量

建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。针对A公司在采购计划及审批方面的不严谨情况,公司应继续加大对这方面的管理力度,健全事前控制制度,明确相关部门的责任和关系,尤其是对采购计划编制的准确性要更加严格控制。

针对事前控制制度的完善,建议公司应首先建立适合公司的价格指标,可以要求公司供应部所有发生过的采购原料或产品建立统一的价格指标库,该指标主要通过对已经采购产品的价格与分类进行逐一建档,然后通过分析不同批次及不同时期的同类产品的价格,建立相对稳定的价格指标体系,该指标体系涵盖公司所有的常用销售产品,在日常的采购中,除特殊原因外,公司所有产品的采购价格应不能超过指标体系中对应产品的价格水平。同时,对这个指标体系,公司应定期通过对市场的调查以及对供求信息的研究,分析并评价现有体系,之后进行适当更新,周期可设置为一年或者半年,确保公司价格指标的可操作执行。

另外采购计划是用来确定公司的经济采购量的,经济采购量就是公司一定期间内销售产品的存货相关总成本达到最低的一批采购数量,这是与存货直接相关的成本,是目前A公司在存货管理上存在较大漏洞的方面。确定经济采购量的目的,就是使与存货有关的管理、报废、人工费等成本总和达到最低。鉴于此,在采购计划的编制上,必须经由多个部门和多项环节进行核查和审批,确保采购数量能够最接近经济采购量。所以建议A公司制定采购审批的流程,其审批流程式这样的|:(1)固定资产、低值易耗品、礼品的采购,有需求部门根据工作需求,有使用需求时,向行政部门提交《使用申请》,由行政部门审核,如需要采购的由行政提交《采购申请单》并按照审批权限和预算计划进行审批;(2)销售相关产品时,销售专用设备、原料的采购,采购部根据计划提交采购申请,由采购副总审批;(3)代购产品的采购,由商务部与市场销售人员确认后,有商务部提交《代购产品订货单》,由主管副总审批,采购副总审核后采购;(4)促销物品的采购,由需求部门提出《采购申请单》,由主管副总审批,采购副总审核后采购;(5)超过审批权限、预算或计划外的采购审批均需报总经理批准;(6)以上产品购买需财务部进行审核。只有通过有序的进行,才能更好的实现降低产品采购成本。

(三)建立和健全采购人员培训制度,建立正规的培训机构

先进采购理念的确立、采购意识的培养和采购制度的建立,关键在于采购人员实施。具体措施从两个方面可以看出:一是培养良好道德素养。众所周知,腐败大多出现在采购与销售环节,几乎所有在大企业里做营销和采购的人都对拿回扣的行为见怪不怪;二是组织学习,提高采购能力与水平。加强采购成本管理,就是加强对采购过程控制,实际上就是对企业供应环节员工行为与物流的控制,其目的是保证生产原料的质量、数量和时效,降低采购成本。因此,采购人员要不断地学习和积累采购的技巧,提升自己的采购能力与水平。

另外建议A公司要建立自己的培训机构,聘请专业的采购人员对其公司里的采购部门或相关部门进行培训,定期组织业务知识的学习,以使他们熟练掌握材料性能,及时分辩质量好坏,价格高低,以及各种材料的检验、验收方法。采购人员尤其要加强公共关系学及经济法规的学习,并熟练运用到采购中去。在订立合同时,措辞严谨规范,合同条款严密,以保证企业利益不受损失。

(四)利用计算机管理系统,加强采购成本管理的监督

21世纪的今天,城市与城市之间,国与国之间的交流越发频繁,而企业与企业间,企业内部的合作也不再局限于地域内。因此,作为成本管理中心的项目部与作为利润控制中心的公司空间距离往往相差甚远,若沿袭过去每月呈交报表来汇报和反馈运营状况,公司又不可能随时到现场跟踪项目运营,对于目前需要及时获取信息即时做出决策的环境来说,不充分借助计算机管理系统是很难达到上述要求的;而采用计算机管理系统,进行过程的监督控制,而非仅对结果关注,对公司而言也可以随时关注和监督整个采购项目的运行状况。

A公司要针对本公司的状况设立计算机采购、验收台账,建立局域网,实现资源共享。材料采购、供应、审计等部门要将本企业所需材料按照品种分类,将价格、质量标准、验收、领用情况及供应厂商资料输人计算机,这样既可以随时了解材料需求、价格、质量等情况,节省人力物力,又可以防止人工操作的不规范性,形成完善的采购成本管理监督体系。

 

采购是企业经济活动的重要组成部分,也是企业有效降低经营成本的一个关键途径,企业必须不断追求采购过程的利润最大化、成本最低化才能为企业争取最大的利益本文通过分析A公司在近三年来采购成本状况,指出其在采购方面存在的问题,以及对存在的问题提出相对应的政策措施,并希望通过建议使其A公司在采购方面在保质保量的情况下可以降低采购的成本,使该公司最终确立采购成本方面的竞争优势。

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