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降低采购成本的有效方法——以昆山市耀鑫电子材料有限公司为例

发表时间:2020-02-16 17:31作者:丹丹

论文摘要采购成本是一个企业整体成本的重要组成部分,降低采购成本对一个企业的经营业绩非常重要,采购成本的降低不仅体现在企业现金流出的减少,而且直接体现在产品成本的下降以及利润的增加,控制好采购成本并使之不断下降,是企业提升竞争力的有效手段之一。本文从采购成本定义及构成出发,阐述了降低采购成本对企业的意义,并主要针对昆山市耀鑫电子材料有限公司的采购成本现状进行分析,指出存在的主要问题,最后针对问题提出降低该公司采购成本的有效方法。

关键词】采购成本   存货   价格


ABSTRACT

AbstractProcurement cost is a business an important part of the overall cost and reduce theprocurement cost of an enterprise's business performance is very important, the procurement cost reduction not only in the reduction of corporate cash flow, but also directly reflected in the decline in product cost and profit increase Control the cost of procurement and continuously decreased to enhance the competitiveness of enterprises an effective means. This definition from the purchase cost of the startingcomposition, lower procurement costs explained the significance of the enterprise, and the Kunshan City, mainly for Yao Xin Electronic Material Co., Ltd. The purchase cost ofthe current situation, pointing out that the main problems, Finally, reducing the companyissues Purchase cost effective way.

Key wordsProcurement costs   Inventory   Price


   

摘要I

ABSTRACTII

采购成本的定义及构成1

(一)采购成本的定义1

(二)采购成本的构成1

降低采购成本对企业的意义2

(一)降低企业的产品成本,增加企业利润率2

(二)增强企业资产收益率2

(三)是降低企业产品销售价格的必要手段3

耀鑫电子材料有限公司采购成本现状分析3

(一)耀鑫电子材料有限公司概况3

(二)耀鑫电子材料有限公司采购成本现状3

耀鑫电子材料有限公司采购成本管理中存在的问题5

(一)过分强调最低进货价格5

(二)不合理的事前管理导致库存积压5

(三)缺乏对热销产品价格变动的分析6

降低耀鑫电子材料有限公司采购成本的有效方法6

(一)以降低成本为最终目标,选择合适的供应商6

(二)继续健全采购过程事前控制制度,合理确定经济采购量7

(三)建立公司价格指标,把握价格变动时机7

    8

参考文献8


在社会主义市场经济体制不断深化的背景下,为数众多的中小企业正以其日

渐活跃的姿态展现在经济的舞台,成为推动我国经济增长的重要力量之一。由于

许多中小企业起步较晚,企业成本管理中尤其是采购成本管理尚停留在经验和感性的认识阶段,采用传统豹理念和操作方式,在一定程度上影响了企业产品成本的优化,因此,如何最大限度地降低企业的采购成本,成为当今企业面临的重要问题之一。

采购成本的定义及构成

(一)采购成本的定义

采购成本是指企业在采购原材料的过程中所发生的采购费用、运输费用以及对原材料进行管理所发生的管理费用及损耗费用等的综合。采购成本是综合反映企业生产经营管理水平的主要指标之一,是衡量企业物料采购供应工作质量的重要指标,是构成产品成本和价格高低的重要因素,是决定企业竞争实力的重要因素。杠杆原理可知,采购成本小的变动,对企业利润能够产生巨大的影响,从而说明了采购成本控制的重要性。

(二)采购成本的构成

一般来说,采购成本包括三大部分,分别为采购原料成本、存货成本和缺货成本。

采购原料成本是指由于购买材料而发生的货币支出成本。原料成本总额取决于采购数量、采购单价和运输成本,它的计算公式为:原料成本=单价×数量+运输费+相关手续费+税金原料成本中,最需要考虑的是原料的价格可以说,采购原料成本控制的核心便是采购价格的控制,降低采购成本的关键也在于控制采购价格。

存货成本是指企业为保持连续不断的产品供应而预先采购原材料进行库存保留所产生的成本,它可以分为固定成本和变动成本。固定成本与存货数量的多少无关,如仓库折旧、仓库员工的固定月工资、仓库设施成本;而变动成本与持有数量的多少有关,如物料资金的应计利息、物料的破损和变质损失、物料的保险费用等。

    缺货成本是指由于企业原料供应中断而造成的损失,包括停工待料损失、延迟发货损失和丧失销售机会损失(还应包括商誉损失)如果损失客户,还可能为企业造成间接或长期损失。  

降低采购成本对企业的意义

(一)降低企业的产品成本,增加企业利润

产品成本直接和产品利润相关,这是毫无疑问的,而降低采购成本变相增加产品利润的一个重要手段采购成本高,产品成本就高,则企业整体利润便相对减少;而采购成本低,产品成本就低,企业整体利润便相对增加。同时,由于降低了采购成本,通过销售所采购的产品能收回不仅能收回已经使用在产品上的成本而且能够增加成本之外的利润,这样才能使企业的生产能力维持正常,企业就具备了持续发展下去的动力和能力,将这部分利润用于扩大企业的经营生产能力或增加企业规模,从而使企业步入良性循环的轨道。

根据通常企业的数据显示,一般需要用销售额的50%- 70%来进行原料和所销售产品的采购。如果一家公司需要总收益的50%进行采购,假定税前利润为10%,则每销售100元,公司利润为10元,采购成本是50元,其它开销占40元,公司所有的成本费用都会随着销售变动,则公司的损益情况如下:

    销售:100元

    生产成本:(50+40)元

    税前利润: 10元

那么,如果这家公司将采购成本由原来的50元降低至49元,则仅仅2%的采购成本的降低就带来了企业10%的利润的增加。由此可见,降低采购成本对企业利润率具有重要的意义。

(二)增强企业资产收益率

除了提高企业利润率之外,采购成本的降低还会降低企业资产的基数,同样会使得资产收益率增长的幅度大于价格下降的幅度。

假设某公司的年销售额为1000万元,总支出为950万元,总资产为500万元(其中200万元为库存),购入原料的成本占销售额的50%。假设采购价格下降5%,则利润增50%(达到75万元);价格下降使库存价值下降为原来的95%,由此减少了公司资产的基数,使得资产周转速度从原来的2提高到2.04,资产收益率从原来的10%上升到15.3%。

(三)降低企业产品销售价格的必要手段

有市场就有竞争,在市场经济竞争日趋激烈的条件下,所有企业都在不同程度上进行着价格战争,依靠价格战来赢得顾客的亲睐,从而扩大企业的市场占有额。众所周知,产品成本是制定产品价格的重要依据,而采购成本则是产品成本中非常重要的组成部分,因此产品价格的降低无疑受采购成本的很大影响,只有采购成本降低了,企业销售的产品才有降低销售价格而依旧能获得利润的可能

即便是在市场价格不变的情况下,降低采购成本,进而降低产品成本,也是企业增加利润的重要法宝。

耀鑫电子材料有限公司采购成本现状分析

(一)耀鑫电子材料有限公司概况

耀鑫电子材料有限公司位于江苏省昆山市北郊民营科技工业园区内东临上海50公里西距苏州30公里紧挨312国道,公司主要经营防静电为主的各类产品,包含屏蔽膜、气泡袋、防潮袋、防静电PE袋、防静电衣服、鞋子、防静电设备、离子风机等系列产品公司已于2000年5月份通过了ISO9002质量管理体系认证并于2002年6月转版,是中国电子仪器行业协会防静电装备分会会员单位。近年来,公司通过不断加强管理水平,提升公司员工素质、积极拓展国内外市场,使公司的经营业绩节节攀升,成为了国内具有较强综合实力的电子材料企业。

(二)耀鑫电子材料有限公司采购成本现状

耀鑫电子材料有限公司在成立初期,采购和仓储管理职能归属于管理部,该部门由主管副总经理领导。这段时期,公司的采购管理工作实际上只是在履行着最基本的订货、收付货职能,仅仅是作为生产的一项辅助功能,对采购成本的控制还处在十分粗放的阶段。在公司成立的第二年,随着公司不断引进管理人员,以及公司规模的不断扩大,公司逐渐加大了采购成本上的控制力度,采取了一系列提升采购效率的办法,如增设了专门的供应部门,并设置相应岗位。尽管如此,在面对着竞争压力不断增大的市场条件下,耀鑫电子材料有限公司在其采购成本的管理方面还存在着一些问题,以下根据从该公司收集到的2008年至2010年的采购统计数据进行采购成本的问题分析,下表3-1为该公司近年来的采购数据统计表。

3-1耀鑫电子材料有限公司2008-2010年采购数据统计表

项目

2008

2009

2010

采购数量(件)

17201

20143

25285

销售额(万元)

4062.7

5247.1

5834.8

原料采购成本(万元)

2248.1

2876.4

3421.9

其中:原料成本(万元)

1847.8

2320.2

2798.7

其中:运输费及其它杂费(万元)

400.3

556.2

623.2

存货成本

972.3

1127.6

1476.2

其它成本

372.4

468.9

621

由上表可以看出,最近三年来,耀鑫电子材料有限公司的采购数量呈现大幅度增加趋势,2010年比2009年采购数量增加了25.5%,这主要是由于电子材料市场升温,客户需求量大而引起,但我们不难看到,在最近三年中,相对于销售额29.2%及11.2%的增加率,该公司的原料采购成本分别以27.9%及18.9%的增长率增加,尤其是2010年以来,18.9%的采购成本增长率比同期的产品销售额增长率11.2%增加速度更快,这固然是由于全国物价普遍上涨的原因造成,但同时也反应了该公司在原料采购成本方面控制不力,同时,在运输费及杂费方面,公司由2009年的38.9%的增长率降低为2010年的12%的增长率,表明公司在对采购过程中的运输成本及其它进行了有效控制。

耀鑫电子材料有限公司采购成本管理中存在的问题

根据上述对耀鑫电子材料有限公司的采购成本现状分析,可以发现该公司在随着销售能力的逐步增强,销售市场的逐渐扩大,其呈现出的采购成本管理方面的问题存在很多,现进行分析如下:

(一)过分强调最低进货价格

   2008年以来,耀鑫电子材料有限公司开始狠抓原材料及产品的采购成本管理,尤其是对原料的采购价格,但是,这种管理思想却诱发了采购人员过分追求最低进货价格的行为,这样的片面管理的方式,导致了公司采购成本中过高的质量成本,经过调查发现,在该公司持续居高不下的存货中,有一部分产品属于质量不达标或不稳定的产品,而且很大一部分是由客户购买之后因质量问题而进行退货,这不仅导致了交易过程总的成本增加,而且对该公司的信誉损失也很大。产生这种情况的主要原因是公司过分强调最低进货价格,使得采购人员不得不靠价格的唯一标准来选择质量较次的供应商了。

此外,由于追求更低的价格,公司在采购过程中曾多次在商务条款方面向供应商让步,降低了对供应商如质保期、售后服务等项目上的要求,从表面上看,进货价格确实得到了降低,但最终还是有部分费用转嫁到了公司其它成本项目上,如财务费用和管理成本,并增大了公司的经营风险。

(二)不合理的事前管理导致库存积压

按照耀鑫电子材料有限公司的采购流程,是基于从严管理的,首先是根据销售情况严格执行采购申请和报批原则,无论数量多少,一律上报进行审批;其次在采购前进行严格的询价,至少达到货比三家的目标;最后实行职责分离,如采购人员不能参与原料的验收入库等。以上过程,本是该公司事前管理的必要过程,但在实际操作过程中,一些采购人员对要进行采购的原料数量和时间,往往依赖自身的经验和惯用做法,根本没有合理的对采购需求进行分析,而审批人员又是敷衍了事,没有进行任何核查,这种不合理的事前管理导致最终的采购结果是部分原料采购过量,而部分原料又面临缺货断货危险,前者导致存货积压,后者造成缺货损失。

(三)缺乏对热销产品价格变动的分析

耀鑫电子材料有限公司销售的产品主要集中在防静电设备和离子风机等系列产品上,这些产品要占到总销售额的70%以上。公司作为买方,必须依靠准确的把握主要产品的价格变动规律,选择恰当的采购时机来降低进货成本,但是由于影响电子材料价格的因素复杂多变,加上自2005年后的较长一段时期内电子材料价格基本呈现缓步下降的形势,耀鑫电子材料有限公司在采购策略上便采取小批量、多批次的方式,以保证主要产品供应不断档为原则,同时尽量避免可能发生的跌价损失。

    造成这种采购决策失误的原因,一是未能采用科学的市场分析和预测方法,偏重定性推测甚至于仅凭想当然;二是平时不注重对价格信息及供求关系的收集和整理,使市场分析和价格预测缺乏基础数据的支持。

降低耀鑫电子材料有限公司采购成本的有效方法

通过对耀鑫电子材料有限公司采购成本存在问题的分析可以看出,尽管公司采购管理的组织及制度建设已经有了较为扎实的基础,在控制采购成本方面也收到了一定的成效,但存在的不足和疏漏还是很明显的,在很大程度上妨碍着公司采购成本管理上档次、上水平,因此,必须采取有效的方法进一步降低该公司的采购成本,确保公司的可持续发展。

(一)以降低成本为最终目标,选择合适的供应商

采购过程是如同销售过程一般,是一个双向选择的过程,而并非耀鑫电子材料有限公司个别人员所认为的单方面追逐最低进货价格便能完成采购并降低采购成本,这种行为往往伴随着更大的有损公司成本的潜在风险。因此在采购过程中,应时刻以降低最终成本为目标,而不应该是以某一方面成本为目标却忽略了公司整体成本的降低。

在采购过程中,对供应商的选择尤其重要,往往不同的供应商对进货价格的要求也不会完全一致,那么选择既经济又信誉的供应商,是公司今后采购管理环节中重要的一个问题。建议公司在对所销售产品进行分类的基础上,首先凡是能够直接从生产厂家进货的就直接采取直接采购的方式,这样不仅可以减少冗余环节,而且能大幅度降低采购成本,还能够获得厂家更高超的技术服务;其次,对于无法直接通过厂家进货的原料或产品,采取竞争招标的方式来选择供应商,一方面通过招标方式来获取最低的价格,另一方面对同一个产品可从不同的角度了解其价格定位,从而最终使公司在采购中获得有利地位;最后公司还应该坚持供应商的持续开发与动态更新,与一些信誉良好的供应商签订长期协议,并争取对其成本状况进行深入的了解,只有这样才能在采购过程中把握主动权,将供应商利润压在较低水平的同时降低了自身的采购成本。

继续健全采购过程事前控制制度,合理确定经济采购量

建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。针对耀鑫电子材料有限公司在采购计划及审批方面的不严谨情况,公司应继续加大对这方面的管理力度,健全事前控制制度,明确相关部门的责任和关系,尤其是对采购计划编制的准确性要更加严格控制。

采购计划是用来确定公司的经济采购量的,经济采购量就是公司一定期间内销售产品的存货相关总成本达到最低的一批采购数量,这是与存货直接相关的成本,是目前耀鑫电子材料有限公司在存货管理上存在较大漏洞的方面。确定经济采购量的目的,就是使与存货有关的管理、报废、人工费等成本总和达到最低。鉴于此,在采购计划的编制上,必须经由多个部门和多项环节进行核查和审批,确保采购数量能够最接近经济采购量。

(三)建立公司价格指标,把握价格变动时机

耀鑫电子材料有限公司近年来原料采购成本的持续增加不仅是因为市场需求扩大使采购数量增加而导致的成本增加,更主要的原因是公司缺乏合理的价格对比指标,没有把握住价格变动的最佳时机,导致在需要进行原料采购时,付出了比最佳价格更高的成本,因此,建议公司应首先建立适合公司的价格指标,可以要求公司供应部所有发生过的采购原料或产品建立统一的价格指标库,该指标主要通过对已经采购产品的价格与分类进行逐一建档,然后通过分析不同批次及不同时期的同类产品的价格,建立相对稳定的价格指标体系,该指标体系涵盖公司所有的常用销售产品,在日常的采购中,除特殊原因除外,公司所有产品的采购价格应不能超过指标体系中对应产品的价格水平。同时,对这个指标体系,公司应定期通过对市场的调查以及对供求信息的研究,分析并评价现有体系,之后进行适当更新,周期可设置为一年或者半年,确保公司价格指标的可操作执行。

   

采购是企业经济活动的重要组成部分,也是企业有效降低经营成本的一个关键途径,企业必须不断追求采购过程的利润最大化、成本最低化才能为企业争取最大的利益。本文通过分析耀鑫电子材料有限公司在近三年来采购成本状况,指出其在进货理念、存货管理及市场预测等三个方面存在的主要问题,并针对三个方面分别提出以降低成本为最终目标,选择合适的供应商;继续健全采购过程事前控制制度,合理确定经济采购量;建立公司价格指标,把握价格变动时机等三个可行有效的方法,使该公司最终确立采购成本方面的竞争优势。

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