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军工保密单位总经理秘书工作研究

发表时间:2020-02-17 18:39作者:阿悠悠

摘要:秘书作为一种职位,其重要性已经被人们所公所周知。其由来是怎样的,其具体的职能和能力要求又是如何是本文首先要阐述的问题。在对秘书及企业秘书的相关情况有所了解之后,对军工保密单位总经理秘书工作进行探析。

    本文采取文献引用、举例说明等论述方法,力求使理论要点表达更明确、简洁清晰。本文研究的重点在于深入分析军工单位的特点,在此基础上对军工保密单位总经理秘书所该担负职责进行研究。

    军工单位属于企业但又不同于一般企业,其总经理秘书在工作中除需完成一般企业秘书所应完成的工作的同时还要肩负起保密的重任,对如何做好这些工作本文都进行了论述,希望能够对做好军工保密单位高级秘书工作有所帮助。

关键词:秘书   企业   军工单位   

Confidential secretarial, general manager of military research unit

Confidential secretarial work, general manager of militaryresearch unit   

AbstractSecretary as a position, its importance has been common knowledge.Its origin, how the specific functions and the ability to ask and how is the first to elaborate on problems.On the secretary and corporate secretary of the relevant information after he had known, the secretary for the managing director of research work.

   The document references to illustrate this method, etc. the theory point to express a clear, simple and clear.The key lies in the depth of analysis military unit, on the basis of secret units military the secretary have to take responsibility for research.

   Military units belonging to the company but is different from general business, its general manager, secretary at work in addition to general corporate secretary to complete the work to be done but also shoulder the responsibility of confidentiality, on how to do a good job are discussed in this article are , hoping to do the work of the military security unit senior secretarial help.

Keywords: Secretary   Enterprise   Military Units

一、秘书及其相关概念

“秘书”一词在我国最早出现于汉代,最初的涵义不是指人,而是指物。东汉初期秘书指宫中藏的图书资料。曹操所设的秘书令,是我国历史上第一次出现的与现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。在《现代汉语词典》中对“秘书”的定义是,秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。1998年5月,国家劳动部在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为:专门从事办公室程序工作,协助领导处理财务及日常事务,并为领导决策及实施服务的人员。

我国已经从计划经济转变为市场经济。党政机关的各级领导和企事业单位的负责人所肩负的责任要比过去大得多。这就要求秘书人员也应该相应跟上领导工作的变化,把协助领导决策、指挥、协助、控制作为自己的主要职责。秘书的职责发生了变化,那么秘书的涵义也必然有所不同。从以上几个定义,不难看出秘书就是协助领导工作的人员,根据服务对象不同,又可以将企业秘书分成不同的种类,如:行政秘书,商务秘书,生活秘书,公关秘书等;或者根据协助领导的身份不同又可以分为:总裁秘书,总经理秘书,董事会秘书等。

因此,总经理秘书的涵义是协助总经理工作的人员,是总经理的参谋和助手,是协助总经理处理日常事务,并为总经理决策及实施服务的人员,总经理秘书这个职位在企业组织架构中处于一个比较特殊的地位。它是总经理与公司内外沟通活信息传递的重要环节,起着承上启下,疏通协调的工作。换句话说,这个职位所有的工作都与总经理的工作密切相关,因此总经理秘书不是简单的工作,不是随便什么人都能干的好的,总经理秘书的工作更是门艺术。他的好坏、水平的高低直接影响到总经理的工作效率的高低,从而间接地对企业的管理水平产生一定的影响。

二、军工保密单位及其相关概念

   (一)军工保密单位

按照国家最新颁发的界定军工企业的标准规定,军工企业是指电子工业部、航空工业总公司、航天工业总公司、兵器工业总公司、核工业总公司、船舶工业总公司、中国工程物理研究院及各省国防工业办公室所属的承担国家下达的军事装备、产品研制、生产计划任务的企、事业单位。军工保密单位,就是指从事军工事业,研制或生产、知悉、掌握并严格保守国家秘密的单位。

   (二)军工企业要担负的责任

分析军工企业的责任对认识军工单位领导层及领导秘书的重要性有重要意义。军工企业因为身份特殊,所以不仅要像一般企业一样承担基本的、必须履行的社会责任,同时作为军企和国企还要需承担一些比较特殊的社会责任。  

1、在企业经营方面的责任

军企是企业的一种,它必须承担一般企业都需要担负的责任,这主要包括法律、经营等方面。法律责任就是企业的经营必须遵循国家有关法律的规定,按照相关的规章制度调整自身经营措施,这是企业应当遵循的最低要求。在利益相关者、环境、社会、员工等企业法律责任的履行方面,军工企业不仅应像一般企业一样严格履行各项法律规定,还应按照高于法律的标准履行。如:在利益相关者责任方面,军工企业不仅要遵守各种合同,还应遵守商业道德,讲求诚信,谋求与利益相关者共同发展;在环境保护责任方面,军工企业不仅要以身作则,执行比法律规定更高的节能减排标准,还要充分发挥技术、资源等优势,参与和力促国家环保产业发展,参加社会污染治理活动,参加各种环境公益活动,以倡导全社会重视生态环境保护工作;在对社会的责任方面,军工企业不仅要依法纳税,还要努力促进自身发展,为国家创造更多利税;在员工责任方面,军工企业不仅要保护员工的各项合法权益,还应从职业规划和价值尊重的角度,为员工发展提供各种培训机会,为技术、技工、科研及其它各类人员建立合理成长机制等。

军工企业作为企业的一种其运作方式正在或者已经开始向现代化企业转变,企业是要追求利润和效益的,对军工企业来讲,对利润的追求也是必须的,特别是在其进入市场之后,所以对于军工企业的负责人及其秘书而言,除了要懂政治,顾大局外,懂经营的要求也是必须的。军工企业集中了我国一大批优秀的技术工作人员,在微电子、信息技术等方面都处在国际领先水平,他们担负着引领行业技术发展的重任,同时军工企业还担负着为社会创造更多就业机会,为员工提供更好的待遇和发展机会的责任。

    2、维护国家安全和社会稳定的责任

    军工企业必须向国家和军队提供技术先进、质量可靠的武器装备,必须围绕武器更新进行先进军事技术的跟踪研究和创新,必须为军队及国防现代化、武器系统集成提供技术服务等。国家安全责任虽然没有像企业法律责任一样由法律强制规定,但从某种程度上来说,它是军工企业得以生存和发展的根本,是军工企业最大的社会责任,如果军工企业无法很好履行这一责任,就失去了存在的基本价值。

现在社会上的不安定因素有所增多,突发性事件频频发生,这些都对军工企业在非传统安全领域的防护及应急救援作用提出了更高要求,主要包括:进行地质灾害应急设备的研制和生产,以满足地震、洪水、泥石流等突发自然灾害的救灾需求;为大型基础设施的防恐、反恐及军民两用提供各类应急装备及技术服务;为城市大型活动提供安全防护、指挥、控制、监督、跟踪等设施及技术服务。这些既是对军工企业的考验,同时军工企业也可以把其视为发展的契机,从中找到市场的突破口,实现自身的发展。   

承担维护国家安定团结的特殊责任意味着军企不仅要在经营上下功夫,在加强重点岗位、关键技术的保密工作上也要下功夫。

  (三)军工单位面临的挑战

1、企业经营上的困难

我国军工单位大部分位于交通不便的深山之中,交通运输不便。根据统计资料,从2001 年至2004 年,军工经济连续四年高速增长,工业增加值保持17 %的平均增速,特别是2004 年,军工行业首次脱掉长期亏损的历史,实现整体赢利。但是,尽管如此,成本利润率,劳动生产率、总资产贡献率及流动资产周转次数与全国平均水平相比仍有较大差距。因此,我国军工大量资本仍处于闲置、呆滞、沉没等状态,而且产权僵化、效益很低,资金分散,集团化程度低,改革滞后。此外,军工企业面临转制问题,由以前包销不愁到要面临激烈的市场竞争,企业经营思路的转变和市场竞争力的增强都是需要时间去培养的。此外,计划经济时代对人才的管理方法已经不太适宜,军工单位顶尖人才流动性增强,这为企业保有核心竞争力产生不利影响。传统的军工企业理财观念薄弱,多偏重于实物形态的资产经营与管理,不善于经营企业的资本和权益,对产权的流动重组认识不够,特别是对无形资产的生财潜力更认识不足,即使有少量的产权转让,也是政府的行政行为。这种僵化的资产占用方式,严重阻碍了资源在部门、地区及企业间的灵活流动、使得企业难于迅速实现资产增值,达到规模经济。这样,一方面效益好的企业不能迅速扩张,另一方面效益差的企业无法破产或被兼并,造成了大量的资本闲置。

   2、企业保密上的困难

    军工企事业是国家战略性产业,担负着先进武器装备的开发、研制和生产,同时参与国民经济建设的双重历史使命。军工企业囊括了我国一大批高级技术人员,其在许多领域都代表了我国技术所能达到的水平和高度。这些技术对我国来讲至关重要,他们起着维护国家的安全和社会稳定的重要作用,关系到国防实力和国家科技水平的提升,关系我国在国际舞台上的地位和在国际事务中作用的发挥。

    尽管随着国家科技的进步和对此方面重视程度的加深,军工企业信息安全和保密工作有了很大的进步,但是我们仍不能放松警惕,一方面境内外各种敌对势力一直把我国的军工单位作为渗透和情报窃取的重点目标,对我进行情报窃密活动。另一方面随着现代高技术的迅猛发展,互联网的广泛应用,办公自动化设备的大量普及,新的泄密隐患和泄密漏洞越来越多,国家秘密安全面临严重威胁,确保国家秘密安全已经成为军工单位的重要任务。

    三、军工保密单位总经理秘书所应注意的问题

对于军工保密单位总经理秘书来讲首先应当具备一般企业秘书所具有的素质和能力,辅助领导干好秘书本职工作,另一方面作为特殊企业特殊岗位上的核心人才,秘书还要注意做好保密工作,严守企业机密。该如何做好以上方面,有如下建议。

(一)做好军工企业的保密工作

军工企业生产的是国家安全、军队建设所需要的尖端高科技产品,是我国国防实力能够有所提升的物质化保障,如果军工企业生产信息或者技术信息不慎泄漏,很可能就会造成国家的巨大损失和安定和平的环境被破环,所以,作为军工企业的总经理秘书必须在脑中始终牢记保密工作的重要性。

1、时刻树立保密思想

增强企业信息安全保密意识,搞好信息安全保密教育是守卫国家和军事秘密安全的根本,也是做好信息安全保密工作的基础和前提。秘书因岗位原因,接触的信息量大,需要保密的多,对于特殊岗位的工作人员更要注重提高其对信息安全问题重要性的认识,特别是要清醒认识信息化环境下所面临的风险和挑战,将信息安全保密工作作为军工企事业的头等大事来抓,长抓不懈。军工企业总经理秘书一定要严把“嘴关”,在说话之前先动脑,什么该说,什么不该说,该在哪些场合说,一定要心中有数,做到守口如瓶。在公共场合更不要谈论工作,需保密的工作也不要与亲朋谈,以防泄密。

2、以严格的制度加强企业保密工作

信息安全保密工作必须有法律保障,严格执行国家有关信息安全与保密工作的制度和措施,加强信息安全责任制,确保各项信息安全与保密制度的落实。在信息化条件下的今天,各军工单位应针对各自的实际情况制定保密检查制度,要将各种原有制度措施延伸、延展,继续完善,做到责任明确,依法管理。总经理秘书应当熟知企业的保密制度,时刻紧绷保密意识这根弦,另外在日常工作中,也要确保在工作程序中时刻考虑到企业的保密要求,例如秘书在文件的发放过程中一定要进行有效的控制,做好发文记录,发到哪一级,发放方式、秘密等级、回收记录等一定要标识清楚。可电话告知的一般不要发文,做到确实需要发文的才发文,秘书在印刷之前要对印刷人员实施保密教育。

3、完善企业保密工作机制

由于军工单位保密的重要性,在遵从保密政策的基础上还需要构建完善的企业保密工作机制,包括政治和安全审查工作体系、防泄密工作体系等,要注意加强保密与信息安全的整体配合,做好企业信息安全风险评估及预警工作,真正的实现保密工作与业务工作的协调部署。

4、加强秘书的保密装备配置

工欲善其事必先利其器,秘书接触信息量大,在日常生活中通过各种工具来处理信息的情形比较多,为了防止设备上的空子被人有机可乘,在硬件建设上要注意加大技术手段的投入和硬件设备的升级改造,通过先进可行的技术手段对信息保密工作进行加强。完善信息控制,保障企业信息安全。

5、增强网络风险防范意识

现阶段,计算机成为秘书工作中不可或缺的重要环节,但在计算机带来工作便利的同时,其也加大了信息流失的危险。军工企业牵涉许多技术、国防机密,更需要倍加重视。作为能够接触到核心信息的总经理秘书要增强计算机使用能力,提高风险防范意识,采取措施加强对网络系统的安全防护,特别是对“黑客”的入侵,要设定相应的系统对外来数据、网络资源、光软盘资源病毒的检测,预防系统遭受侵害;对计算机网络端口、传输线路和处理器等有可能因屏蔽不严或未加屏蔽而发生的电磁泄密,也要做好技术保密,以防泄密。

6、加强信息监督保障

任何岗位如果缺乏有效监管最终都难以控制,总经理秘书作为一个重要的工作岗位更需要严格的监督保障措施,加强信息安全监督与管理的结合,建立健全信息安全保密法规和技术标准,强化信息安全保密监督检查,确保涉密信息的安全。

(二)提高自身素质做好秘书工作

  众所周知,秘书在很多单位都扮演着一个举足轻重的角色,它是连接上下左右的纽带,它作为直接服务于领导的事务与信息助手,其工作具有事务性、综合性、从属性和服务性等特点。结合军工企业所面临的困境和发展机遇,作为军工单位总经理秘书应当着手从以下方面努力,做好工作,

1、围绕企业中心工作,为总经理做好服务工作

首先,秘书要了解掌握现阶段企业的中心工作。一个部门、一个企业在每个阶段可能都有不同的工作重点。领导强调的重点就是企业工作的重点,秘书是为领导服务的,秘书就要准确了解和把握领导的中心工作,做到心中有数。其次,要围绕中心发挥参谋作用。面对庞杂纷乱的工作局面,秘书要保持清醒的头脑,既要及时为领导传递信息搞好服务,同时也要对工作的动态有全面的了解,为领导决策提供合理化建议,发挥好参谋的作用。再次,工作要想出成效就得看落实,秘书在按照领导意图对工作进行布置之后,应当注重对部署工作的检查,不能够部署完就完了,一定要按时抽查工作落实的程度和效果。

军工企业的发展程度不同,总体来看除了少数国有大型企业之外,大部分的中小型军工企业正面临着企业转制或者经营不力的困境,因此在比较长的一段时间中军工企业的中心人物就是搞好企业的生产发展,总经理担负着为企业发展制定长远规划和总体战略的重任,作为其秘书必须具备良好的市场观察力和较高的经济素养,既要了解军工企业生产的情况也要熟悉市场动向,真正为企业的经营者做好参谋。军工企业大都属于直属单位和保密单位,同地方和其他行业企业接触比较少,但是市场经济下,军工企业需要加强同地方的联系,军工企业负责人转变以往的工作方式和思维,秘书要协助领导做好此方面工作,秘书要熟悉地方情况、了解当地文化和风俗习惯,帮助领导同地方和其他行业企业建立良好的关系,为企业经营业务的开展创造一个良好的外部环境。

    2、不断提高工作能力和水平

作为秘书,文字工作既是工作的重要内容也是秘书该掌握的看家本领。能够准确而高效的处理文书是对秘书的一个起码要求,因此秘书要不断的加强自身基本技能的训练,不断提高处理公文和事务的水平。在学习中既要注意勤学多练,把工作每个环节的要求都牢记于心,熟练掌握各种公文的写作方法、处理程序和规则,同时还要有谦虚求教的精神,多向其他人学习,多请教,多进步。

军工企业掌握着一些国家高精端技术,其中专向民用的领域不仅在国内在国际市场上都有比较大的竞争力,开拓国际市场是军工企业的一个主攻方向,开拓国际市场必须了解当地的经济、外交、政治等状况,这些背景材料的收集是秘书应该做的一项工作。另外,为了方便直接进行经济对话、商务会晤,秘书应当能够熟悉掌握一到两门外语,在必要时刻为总经理进行翻译服务。

    3、注重加强自身理论知识的学习

    秘书是领导的助手,既要辅佐领导的决策,也要协助领导处理各种事务,因此,秘书人员的理论知识水平要比一般的机关工作人员水平要求高,这样才能适应领导工作的要求。理论水平的提高要靠不间断的学习时政,掌握党的路线方针政策,熟知国家的法律法规,有较深的文化理论功底、感知能力和分析能力,恰当稳妥的处理问题,提高秘书工作水平。

    在中国国情下,军工企业的经营活动受国家政策的影响十分的大,比如说当时大批军工企业的搬迁、建立就是源于国家的备战政策,现在企业的转型也是由于国家的鼓励政策,军工企业受国家政策的影响比较显著,所以总经理秘书应当注意收集国家政策制定、执行方面的信息,为总经理做出决策提供政策方面的支持。

  4、提高军工企业资本运营能力

   在许多国有企业陷入生存与发展的困境之际,军工企业也积极探索改革之道,截止2005 年5 月止,有相当一部分军工企业已经或正在进行公司制改造,其中43 户股份制企业分别在上海、深圳、香港成功上市。在市场经济条件下,如果只懂生产经营,不懂资本经营,是搞不好企业的。秘书应当具有一定军工资本运营的能力。军工资本运营需要政治过硬,保密意识强、深入且专业化的分析,资本市场的操作能力、处理财务和运用法律的能力等等。

   5、坚定信念,注重原则性和灵活性的统一

秘书工作十分繁碎,要做好这项工作就必须具有强烈的事业心,敢于献身,积极进取,无论工作多么紧张繁重,始终保持精神饱满的状态,心情愉快地去工作。秘书在工作中要注意原则性和灵活性的统一。秘书作为领导工作的一部分,在工作和生活中因为位置特殊面临的考验和挑战也会比较多,这就更要求秘书要有比常人更坚强的原则性,坚守底线,不能犯错,另一方面秘书作为企业中不同阶层间沟通的桥梁,要注意在处理具体问题时的灵活性,要努力实现原则性和灵活性的统一。对于军工保密单位的总经理秘书这点格外重要,因为掌握各种信息,秘书很容易成为各种势力拉拢的对象,认清形势坚持原则对于处于秘书岗位上的工作人员来讲就显得尤为困难和重要了。

6、不断拓展思维领域

随着市场竞争的加剧,对秘书的要求也在不断的提高,即要求秘书熟悉传统的生产流程和技艺特点,还要求秘书在思想上要与时俱进,在工作中要大胆探索,努力做到继承与创新的和谐统一。对所负责的工作经常作全面性、前瞻性的思考,对具体的事务要善于出新点子、新办法,特别善于灵活运用现代化办公手段,为单位领导干部提供高质量的服务。一些军工企业在转型的过程中遇到了一些困难,能否转变思维、开拓创新成为企业起死回生的关键,总经理秘书接近领导层,其思维状况对于决策层的决策会起到一定影响。

7、时刻注意保持良好形象

在市场经济条件下,企业与企业间的交流日益增多,秘书作为总经理的代表

一定要时刻注意自身的形象,因为,秘书的形象不仅是个人素养的表现,更重要的是反映领导、领导机关的精神风貌和总体形象。要做到这点,秘书就一定要懂得现代礼仪知识。同时外在形象是内在素质的表现,提高内在素质也有助于改进外在形象。

    8、养成良好的工作习惯

  在工作中,要有计划性,为自己制定清晰的工作计划,明白短期目标和长远目标各是什么。另外要注意养成今日事今日毕的工作习惯,否则秘书事务繁杂,时间一长很容易出现遗漏,进而可能导致企业受损。

四、结论

     军工企业在国民经济中地位特殊、作用重要,由于一些历史的原因,一些军工企业在经营中遇到的困难比较大,作为总经理的秘书一定要不断学习、不断进步、不断的增强自身素质,要在帮助领导做出有利于企业发展的重大决策方面多下功夫、多做贡献,帮助企业渡过困境,重获生机。同时正如上文中所分析的,军工企业产品、技术往往关涉国家机密,如有不慎极易造成国家的重大损失和社会的不安定,所以对于军工企业的总经理秘书来讲,恪守秘密、严守原则的红线始终不能放松,切实牢记说话做事的尺度和分寸,只有如此才能够成为一名合格的军工保密单位总经理秘书。


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