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秘书礼仪对构建良好工作氛围的意义

发表时间:2020-02-17 18:50作者:陈冰

【内容摘要】

一个部门工作氛围的构建直接影响到整体工作效能的发挥,秘书在单位中处于距离领导最近的位置,秘书礼仪对于构建良好的工作氛围具有哪些重要的意义,本文从信息传播沟通系统、人际关系、秘书的个人素质、对领导的服务质量四个方面进行了综述。

【关键词】秘书礼仪、构建、氛围、意义


【正文】

工作氛围的是在一个单位中逐步形成的,具有一定特色的,可以被单位成员感知和认同的气氛或环境。一个良好的工作氛围包括:人际关系、信息传递沟通系统、工作人员的个人素质等。良好的环境氛围有助于增强人际关系的融洽,提高群体内的心理相融程度,从而产生巨大的正面心理效应,激发员工积极工作的动机,提高工作效率。反之,会使员工缺乏工作热情、心理不快、丧失积极向上的精神和要求,不能实现组织的目标。

“礼”所指的是人们在不断的历史时期,适应时代潮流,发展现出现的价值理念、行为规范和等。“仪”所指的是仪式,即在交际场合,互相祝愿、问候、致意、表示尊敬等礼节的形式和要求。礼仪是在不断经过历史的考验和社会的发展普遍被人们认可,并自觉遵守,有其深层次的社会原因和心理因素。我国历史悠久,从古至今都非常重视礼仪的修养,大教育家孔子曾提出:“修身养性持家立业治国平天下”,可见礼仪对于个人来说,是成家立业的根基,对于一个单位来说,又是有效发展的前提。秘书人员工作的核心就是为领导服务者,在工作中必须完成各种有助于领导管理、决策的工作与事务,这种工作特性决定了秘书的工作有一定的外延性。秘书人员在单位内部,负责领导意图和决策的传达,在社会中广泛地接触各类人和事,稳妥的处理各种复杂的关系,安排各类活动。秘书的礼仪是否规范,是否到位直接影响着良好工作氛围的构建,直接关系到单位整体效能的发挥。

    一、良好的秘书礼仪有助于信息的传播与沟通

(一)良好的秘书礼仪有助于单位内部的信息传播与沟通

美国著名学约翰·赖斯比特未来竞争将是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效管理沟通之上信息沟通是秘书人员必备的基本能力,秘书的礼仪是否过关,直接影响着沟通的质量。在信息化社会日益发展的今天,日常信息沟通能力和网络信息沟通能力,都为秘书工作的沟通礼仪提出了更高的要求。群众中信息沟通要求秘书人员要做好信息加工的工作,找到重点,分清主次,把握单个信息在整体信息中的地位和作用,以决定选择与其相适应的向领导传递的方式。在与领导的信息沟通中,秘书的一言一行、一举一动,都影响着领导对秘书所汇报的信息的看法,对秘书的看法。良好的秘书礼仪修养促使秘书在工作中拿出一定的时间来研究领导的思路,分析领导的意图,并加以理解、完善和落实。有了这个过程,与领导的沟通工作才能得到领导者认可,才能与领导有共同情感和语言。与领导沟通通,也是表现工作艺术的地方。礼仪修养也要求了秘书更要处理好与同事的部门之间的沟通,使秘书做为距离领导最近的人,在上下达情、左右疏通方面时应做到,在下达的时候,要站在上级角度,把上情不漏地讲得清清楚楚;在上报的时候,要站在下级角度,把下情不漏地说得明白。因此,秘书人员是领导的信息与普通工作人员信息系统之间的枢纽,在工作中起到承上起下的作用,协调各个部门、各个系统、各个人员的工作,在沟通过程中,礼仪只有运用的得当,才能与群体心理相融合,使工作人员产生心理上的归属感,从而有利于沟通。

(二)良好的秘书礼仪有助于单位外部的信息传播与沟通

单位的整体传播与沟通,是构建良好工作氛围的条件,秘书在工作中起到信息的汇总和传播的作用。秘书主要工作内容是使单位间建立良好的相互了解和信任的关系,树立单位在社会中的良好形象和信誉。而这一切,都是以秘书的礼仪规范为基础的,在工作中发挥礼仪的优势来进行企业间、部门间信息的传播与有效的沟通,在秘书工作中,公关作为一种以传播手段来协调组织与公众间关系的行为,如果不赋予礼仪的色彩,就不能实现传播的双向信息传递。礼仪总在各种公众对象中以新鲜的、积极的印象体现,使单位外部的信息传播与沟通最终获得成功。公共关系的另一实务活动就是将单位的信息传播给公众,并把公众的信息反馈给单位的领导层,秘书要做好领导的辅助决策工作,就必须充分利用传播媒介,在礼仪规范的指导下将信息有计划地与公众进行传播沟通。一个单位想要扩大知名度、提升美誉度,就必须进行外部宣传和信息的传播,从而在社会层面树立最佳形象,而与社会公众交往的秘书礼仪形象是获得成功的有效途径。在市场经济日益发达的今天,各个组织部门之间的竞争,更表现在形象竞争。一个部门或企业是否拥有良好的形象,直接关系到它的生存和发展,秘书在组织的外部信息传播中,仪表、服饰、语言、举止等行为都必须遵守礼仪的规范。秘书人员时刻注重礼仪,既是个人和组织良好素质和修养的体现,也是树立和巩固良好形象的需要。因此礼仪在企业外部传播和沟通中占据重要的位置。

    二、良好的秘书礼仪有助于人际关系的协调

和谐的人际关系,是构建良好工作氛围的基础。礼仪是协调关系的纽带,礼仪所表现出的平等、诚信、尊重,和细致周到的礼仪形式,将会赢得对方的好感和信任,使双方的心理需求得到满足,从而有利于人际关系的协调,使组织的效能得到发挥。在人际关系协调中,礼仪可使人与人相互理解、信任,营造一个融洽的氛围,维持人际关系的稳定和发展。秘书的工作特点决定了是跟人打交道,不管是服务对象单位领导,还是在为领导服务的过程中要形成的各种关系,归根结蒂都是人与人之间的关系。处理好各种不同关系是秘书工作艺术的体现,恰当地运用礼仪来理顺关系,将对秘书工作总体效益的提高大有帮助,同时秘书在与客户人际关系的协调中,应用适度的礼仪能够营造出良好的合作范围。

(一)良好的秘书礼仪有助于与领导关系的协调

秘书的首要任务就是为领导服务,秘书与领导的关系,从工作层面上看,直接关系到工作的有效开展;从秘书个人的角度上看,又关系到今后的前途。秘书与领导之间配合的发越默契,便越能发挥工作的效能,领导与秘书的关系越紧密,工作就越富有创造力。以礼仪做为秘书与领导关系的基石,可以使秘书在工作中坚决执行领导决定,维护领导权威,掌握做事分寸,学会建言献策,当好参谋和助手,参透领导意图,提前做足工作,树立沟通意识,增进情感交流。同时在礼仪的“约束”作用下,还可以规范领导与秘书的关系,礼仪可以帮秘书工作者把准自己的地位,规范自己的行为,不轻浮,不超越自己的权限,有效的做到上情下达沟通协调工作国。同时较好礼仪修养也可以使秘书养成不卑不亢的精神,在与领导接触中保全自己的人格尊严。

(二)良好的秘书礼仪有助于与同事关系的协调

秘书与同事的关系,是营造良好的工作氛围的前提。秘书在工作中,不但要保证与领导之间和和谐的关系,更要保证与同事间的关系。秘书较高的礼仪素质和修养可使秘书作为主管领导与一般职工之间的中介和桥梁作用得到有效发挥,有利于维护上下之间与同事之间的团结一致。以礼仪修养为工作的约束力和指南,使得秘书在传达领导不太利于职工的指令时,以维护领导的威信与形象为中心点,在向上反映不太有利于职工的情况时从保护职工的根本利益出发,既不隐瞒、掩饰,又做到公平、公正。同时,秘书还要与单位的其它各职能部门和联系沟通,良好的礼仪在沟通中有助于人际交往间消除隔阂,增进理解。由于秘书离领导比较近的位置决定了单位其它部门或其它人对秘书会有特殊看法,在这种情况下,秘书人员只有通过周到的礼仪,达到以诚相见的效果。通过尊重他人、理解他人、同情他人,来博得单位其它部门和同事的信任和赞赏。

(三)良好的秘书礼仪有助于与客户关系的协调

单位与客户的交往中,礼仪是单位的一个窗口,从礼仪中直接反映出一个单位的精神面貌和经营品质。良好的秘书礼仪有助于与客户间关系的协调与发展,秘书做为离领导最近的人,要在工作中主动与客户保持良好的关系,这时就需要礼仪做为发展和保持关系的纽带和桥梁,同时在激烈的市场竞争中,每个公司与公司间都是为了自身利益而争斗,必然不断产生矛盾,秘书要运用自己的礼仪修养去主动解决问题,在处理问题时保持真诚、理解的态度,通过摆事实、讲道理、晓之以礼、动之以情、互相谦让才能使问题得到有效解决。最终实现与客户和合作与“共赢”的结果。

总之,和谐的人际关系是构建良好的工作氛围的基础,而秘书的礼仪又是促进和谐人际关系的动力。恰当的处理好各种纷乱复杂的关系是秘书工作艺术的体现,更是秘书礼仪修养的积淀,恰当地运用礼仪来理顺关系,将对秘书的人际关系处理大有帮助。

  三、秘书礼仪有助于提高对领导的服务质量

为领导服务是秘书的本职工作,秘书的工作中良好工作氛围的建设,也是以为领导提高周到的服务为基础的。领导是单位的决策者,权威性是领导的基本属性,领导又作为一个单位的代表,需要在行事时有相关礼仪的配衬.秘书的岗位紧贴领导,是直接为领导服务的,在领导活动中一般由秘书安排各种礼仪事项。礼仪是秘书的常规工作,在辅助领导进行决策的过程中,对礼仪程序作妥善安排,使领导在具体的活动中既体面又掌握主动,是秘书工作者办事能力的反映,更是营造良好工作氛围的保障。例如在领导开会时,在会前要准备好会议材料、打印好桌签、布置好会场,在会中要为领导提供相应的服务,在会后和陪领导送客人,等等。由其在领导参加一些开业、奠基典礼等比较重要的公共场合时,秘书要全程跟踪、服务周到、有条有理,从而礼仪素质在其中的作用就更加明显。

同时,秘书的深厚礼仪修养,可以促使其在工作中认真贯彻领导的意图,给予领导有力的支持,注意说话的方式和场合。使秘书在工作中摆正自己的位置,在保持工作的主动性的同时,又注重自己的言行举止,以做好本职工作为重,不越权越位。礼仪的约束和提醒使秘书在与领导服务的时候注重说话的时机。礼仪性的规定,使秘书知道当领导情绪焦躁、心情郁闷的时候,秘书去建言献策就会遭致领导的反感,在领导看文件、开会、吃饭、听汇报的时候也不是建言献策的时机。礼仪的约束和提醒使秘书在与领导服务的时候注重说话的场合,使秘书比较正式的建议在领导的办公室内进行,秘书向领导进言要避免在公共的场合或有陌生人在场的场合。礼仪的约束和提醒使秘书在与领导服务的时候注重说话的方式,有时领导者因为角色的规定使领导的尊严性显得更为重要,因为秘书的建议放弃某种决策或改变某种看法,往往意味着领导的学识不如秘书,从而感受没有尊严。秘书的礼仪告诉了秘书,要在说话时不但要注意时间和地点,更要注意说话的方式,在提建议的时候态度要坦诚、口气要委婉、语调要平和。同时,秘书的礼仪也可以促使秘书工作中,在领导意图的贯彻过程中遇到困难时,充分发挥自己的主观能动性,运用自己的智慧,及时沟通协调,为领导解决问题。

四、秘书礼仪有助于提高秘书的个人形象和素质

秘书较高的个人素质,和完美的形象是构建立良好的工作氛围的重要组成部分。秘书礼仪的基本要求就是要秘书树立良好的个人形象培养较高的素质。形象是秘书的形体和外观,是秘书在社交中在对方心目中形成的综合化、系统化的印象,是影响工作是否成功的要素。礼仪是塑造形象的重要手段。在秘书工作中,交谈讲礼仪,可以使秘书变得文明,举止讲礼仪,可以秘书变得高雅;穿着讲究礼仪,可以使秘书变得大方。秘书礼仪促使秘书从自身做起,从工作中的每一件小事上注重礼仪修养,从事商务工作的秘书,要以自身为基点,树立良好的企业形象,广泛赢得客户的信任,促进信用的提高。从事政务工作的秘书,深刻认识到自己的形象代表着党和政府,在人民群众中树立较好的自我形象,就是为党和政府树立形象。

秘书人员的素质就是秘书的内在修养和外在表现之和。秘书的修养展现于细节,细节表现出素质。秘书礼仪的要求使得秘书通过学礼仪、讲礼仪,树立起正确的价值观,为自己定好位,能够从全局考虑、和把握问题;以社全主义核心保监会观丰富自己的情怀;以的恭敬谦让精神规范自己的言行举止,从而使秘书自身的思想素质提升到一个新的层次。秘书的礼仪要求其要对衣着、鞋袜、饰物、化妆品都要有所讲究,要与工作相适应,促使秘书在工作中提高操办礼仪活动的能力,对在不同情况下的礼仪要求要有较完整、全面的把握。同时要在礼仪活动中分清主次,内外,把握各种事物的分寸,分量,要对世界各国,各个地区,各个民族的文化风俗礼仪习惯有所了解并促使秘书在实践中融会贯通。

总之,工作氛围从广之的层面看,反应了组织的整体形象;从狭义的层面看,反应了组织内部工作人员之间和谐的关系和整体工作效能的发挥。工作氛围包括人际关系、信息传递沟通系统、工作人员的个人素质等多个方面。良好的秘书礼仪有助于信息的传播与沟通、有助于人际关系的协调、有助于提高对领导的服务质量、有助于提高秘书的个人形象和素质。秘书礼仪对于构建良好的工作氛围具有重要的意义。

【参考文献】

[1]胡晓涓.商务礼仪[M],中国人民大学出版2005年9月版

[2]王立安.注重礼仪做好秘书工作[J],办公室业务,2005年第06期

[3]陈鸿秀.现代秘书意识的培养[J],秘书,2005年第11期

[4]王维强.秘书的礼仪基础和礼仪修养[J],辽宁公安司法管理干部学院学报,2005年第4期


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