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煤炭企业会计档案管理的问题与对策研究

发表时间:2020-02-07 19:13作者:芳华

摘要:会计档案能够为以后的财务预决算与企业内部经济管理等活动提供参考。可以通过对煤炭企业的会计档案的调查来监督它们的经营活动,稽查违法乱纪的行为,防止贪污受贿活动,保护国家和社会财产不被侵犯。对于会计档案管理工作,煤炭企业首要做好转变观念的工作,依法领导它的发展,将它放置到它应有地位进行科学管理,煤炭公司应当对会计档案管理定时进行盘查,发现问题、纠正问题,设立奖惩来调动有关人员的工作积极性。针对会计人员的素质问题,煤炭企业应当对进行会计当管理工作的实施培训,提高他们技能。

关键词:煤炭企业;会计档案;管理

一、会计档案对煤炭企业的重要性

集原始凭证性与连续性等特点于一身的会计档案是重要的国家档案的一部分,将它同国家档案的其他部分加以比较,它又有严密性、专业性和广泛性等特点。它是由煤炭企业内部控制,并在煤炭企业经营决策中发挥巨大作用

1.1记录经济业务

记录经济业务的财务体系是由最初的会计凭证发展到会计账薄,再发展到会计报表的,最终形成的会计报表是各项经营事项的反应,由它汇集成的资料是煤炭企业过去的经营管理的经验。

1.2开展经济活动财务分析的依据

在经济活动过程中,煤炭企业所获得到的各项业务指标的具体情况都会被详细地记录在煤炭企业的会计档案里,以便能够为以后的财务预决算与企业内部经济管理等活动提供参考。

1.3惩治腐败的重要依据

会计档案记录了企业详细的经营活动与账目往来,司法部门可以通过对煤炭企业的会计档案的调查来监督它们的经营活动,稽查违法乱纪的行为,防止贪污受贿活动,保护国家和社会财产不被侵犯。[1]可以说完整的会计档案是经济领域内堵塞漏洞、惩治腐败的重要依据。

二、煤炭企业会计档案管理的问题分析

2.1会计档案管理认识不足

由于对会计档案管理工作认识的不足,使得很多煤炭企业的会计工作观念还保留着以前的看法,将它的工作范围限制在报账、发钱、记账等少数几个方面,关注与财务项目的直接性问题,不能进行更为深入的归档等工作,也不能将这些工作日常化,使得会计业务跟会计档案管理不同步发展。[2]还有,对于会计档案管理工作认识不足也必将会带来对会计档案管理知识的认识有所偏颇,没有一个规范化的管理理念,也就不会制定相关的规章制度对企业的会计工作进行管理,更不可能安排专业人员从事有关工作,只是让单位里的出纳或者是会计来兼任此职。

2.2相关法规不健全

伴随着经济的发展,煤炭企业的经营机制与经营方式出现了新的变化,在这些变化中又孕育出很多新问题;但是对于这些新问题,有关的会计档案管理机制却没有跟得上形势发展,相对有些落后,需要进一步健全。当下,涉及到煤炭企业会计档案管理的《会计法》和《档案法》对此又语焉不详,没有多少具体的实质性的内容;缺少法律力度的《会计档案管理办法》不过是不成文的规定,并且规定的许多内容并不同当前的煤炭企业实际情形保持统一步调。所以,要想煤炭企业会计档案管理走上正轨就得首建相关的法规。

2.3监管机制不完善

煤炭企业会计档案管理的相关法规不健全也就不能依法建立有效的会计档案监管机制,这就进一步造成了会计档案管理的信息的缺失,有关预测管理不准。在出现事故后,也就无法鉴定事故责任在于哪一方,也就无法追究责任。

2.4会计档案装订、立卷、归档不规范

对于会计档案装订、立卷和归档等问题,在《会计档案管理办法》里面又做出了明确的规定,要求有关单位应当制定会计档案管理制度,按照立卷、归档、保管、查阅和销毁等过程进行操作,然而许多煤炭企业却不能规范他们的会计档案。[3]从装订方面来说,许多煤炭企业不按时将他们的会计档案进行装订,将会计档案毫无章法的胡乱摆放,甚至出现丢失的现象;有的煤炭企业即使对会计档案进行了整理,也不是按照有关规范进行装订,是任意而为地无规矩装订;有的煤炭企业虽然对会计档案按照一定的规范进行了装订,但是依然存在会计档案封面不全、会计档案页码数据欠缺、会计档案的配置欠缺、装订日期不规律等等现象。从立卷方面来说,煤炭企业的会计档案的立卷事件模糊,不便于对它进行查询。从归档方面来说,做好前面的工作以后,做不好归档工作将无法交由有关部门进行管理。此外还有,做不好会计档案的销挡工作也是会计档案管理不规范的一种表现。

2.5会计档案管理人员素质有待提高

当下,一般的会计业务被所有的煤炭企业的专业人员所熟知,但是对于相关的会计档案管理却是知之甚少,对于更为专业的知识内容的了解相对更少,而煤炭企业也不对他们进行会计档案知识培训。在这些工作人员中,有许多会计人员知识比较陈旧,对电算化操作知识掌握较少,不能正常使用电子档案,也不能对电子档案进行常规管理,这对煤炭企业的现代会计档案管理不利。此外还有,相当一部分会计人员通过作假帐、账外账等手段进行偷税漏税,做出种种不利于会计档案管理发展的违法乱纪行动,给社会和国家造成重大影响。

三、完善煤炭企业会计档案管理的对策

3.1转变观念,加强对会计档案管理的认识

对于会计档案管理工作,煤炭企业首要做好转变观念的工作,依法领导它的发展,将它放置到它应该有用的地位进行科学管理;装订、立卷、归档与保管等等会计档案的诸多工作应由煤炭企业会计机构的专业人士来做,切记不可让出纳同时管理,避免出现会计档案管理的种种弊端。[4]此外,与煤炭企业的会计档案管理有关的全体职员都要增强会计档案管理观念,促进会计档案管理的法制化发展。

3.2建立健全相关规章制度

对于会计档案管理工作,煤炭企业还要做好规章制度方面的工作,实事求是,理论联系实际,参照《会计档案管理办法》和《会计电算化工作规范》制定相关规章制度:

首先是装订、立卷和归档等制度。对于会计档案管理在装订、立卷和归档等方面存在的问题,煤炭企业应当建立并健全相关的规章制度,使它走上规范化道路,将有关任务交由专业人士负责,明确责任。

其次是安全保密制度。对于会计档案管理在安全方面存在的问题,煤炭企业应当建立并健全安全保密制度,落实责任,切实做会计档案管理的科学管理的转型,确定档案安全、不被损坏、不被泄露、不被传播、

     再次是定期检查制度。对于除以上两种问题以外的问题,煤炭公司应当对会计档案管理定时进行盘查,发现问题、纠正问题,设立奖惩来调动有关人员的工作积极性。

3.3加强会计档案管理的规范化

会计档案管理的规范化是管理流程的规范化,煤炭企业实事求是,坚持从实际出发,制定管理细则,做好各项操作规程,定期对会计档案进行装订、立卷与归档等等工作,加强会计档案管理的规范化:

首先是装订工作的规范化问题。装订问题应该走上专业化的道路,按照有关规定对每一个档案进行装订,专业安装封皮,专业粘封,封好以后要加盖有关公章。还有要求把会计档案管理的内容注释在封皮上,注释的笔迹要清晰。做完这一切以后,再将所有的档案按照时间先后装在档案盒里并加以注释。

其次是移交和保管工作的规范化问题。移交和保管问题应该走上专业化的道路:能够进行会计档案管理的应当交由综合管理档案部门对会计档案进行管理;对于没有能力进行会计档案管理的应当交由会计机构的专业人员进行保管。另外,保管会计档案要注意各种意外事故的发生。

再次是保管期限的规范化问题。会计档案自移交有关部门进行管理以后《会计档案管理办法》期限限定就开始生效,有关工作人员要要严格遵从《会计档案管理办法》的期限规定,不得随意销毁。期限到期,并且需要将其销毁时,应遵照有关过程:会计档案管理部门提请销毁,再由会计部门想家审查,尔后一同需要销毁的销毁;对于期满且存在债务问题的,需要另行整理,直到债务问题处理完毕再进行销毁。还有,要做好会计的整体性与连续性工作。

3.4加强培训,提高会计人员素质

针对会计人员的素质问题,煤炭企业应当对进行会计当管理工作的实施培训,提高他们技能。

首先是岗前培训。当一些新员工进入机构时,要对他们进行有关的基本知识与操作技能的岗前培训。

其次是做好专业化管理工作。会计档案管理人员要兼备财会与档案管理的双重知识,能够接受现代化管理软件的操作。

再次是岗外培训。现代化的状态下,知识更新日新月异,要想提高会计人员的素质,就得适应现代企业制度的要求做好岗外培训。

四、结语

会计档案是煤炭企业记录经济业务,惩治腐败以及经济活动过程中财务分析的依据。但对会计档案管理工作还面临认识的不足,相关法规不健全,不能依法建立有效的会计档案监管机制,不按时将他们的会计档案进行装订,将会计档案毫无章法的胡乱摆放,甚至出现丢失的现象等问题,对此应从观念、制度、监管,人才队伍方面采取对策、加以改善。

【参考文献】

[1]崔芳梅丁文芬.煤炭企业会计电算化档案管理初探[J].山东档案2010(2)

[2]李莉虹.浅析企业电算化会计档案的管理[J].山西科技,2010(2)

[3]宁湘伊.会计档案管理浅谈[J].档案,2010(3)

[4]许静.浅析煤炭企业如何加强内部控制[J].中国外资.2011(6)


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