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有效沟通的途径和措施研究

发表时间:2020-02-19 16:10作者:小米

摘要

   

沟通是一门艺术,是企业管理者应该具备的一项最基本的能力,沟通是能够提高团队工作效率的有效途径。

本文针对有效沟通的途径和措施进行分析和研究,全文共分为4大部分,第一部分为绪论部分,该部分介绍沟通的含义和有效沟通的作用;第二部分主要内容是找出我国企业沟通中存在的问题和不足,发现我国企业沟通中存在的主要问题包括忽视直接的沟通手段、我国家长制、等级制的消极严重存在、沟通环境欠佳、信息传递层次过多,导致失真现象严重等等;文章第三部分就如何进行有效沟通的途径进行分析和研究,认为有效沟通需要具备改善沟通环境,营造良好的沟通氛围、对内部沟通渠道进行健全、需要沟通双方善于聆听且建立有效的反馈机制;文章最后一部分就进行有效沟通的具体措施提出个人的看法。

关键词:沟通;信息传递;信息失真

目录

摘要2

1 绪论4

1.1 沟通的含义4

1.2 有效沟通的作用4

2 我国企业沟通中存在的问题4

2.1忽视直接的沟通手段5

2.2 我国家长制、等级制的消极严重存在5

2.3 沟通环境欠佳5

2.4 信息传递层次过多,导致失真现象严重5

3 进行有效沟通的途径6

3.1改善沟通环境,营造良好的沟通氛围6

3.2对内部沟通渠道进行健全6

3.3 善于聆听6

3.4 建立有效的反馈机制7

4 进行有效沟通的具体措施7

4.1 多沟通美好的事物7

4.2 注意指挥方式、方法的灵活运用7

4.3 善于运用欣赏和肯定的沟通方式7

4.4 认识到表扬比批评在沟通中更有效8

4.5 积极主动的讲出自己的真实感受8

4.6 重复对方的话8

4.7 表达出自己的理解8

参考文献9

致谢10

1 绪论

1.1 沟通的含义

所谓沟通,是人与人之间的思想和信息的交换,是将信息由一个人传达给另一个人,逐渐广泛传播的过程。著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。在一个组织中,信息沟通有其不可或缺的存在价值,管理层与管理层、管理层与员工、员工与员工之间都需要沟通来掌握和传播信息、交流思想,从而使组织内部成员之间互动地把握自己与他人、与总体的动态联系,从而推动组织的发展。

沟通的好处主要在于,首先它是协调各组织要素并使之成为一个整体的凝聚剂,这使得组织内部对信息的传递和理解更为迅速且一致;其次,沟通是管理者联系下属以实现管理基本职能的有效途径,这在一定程度上对企业的高低层管理之间在信息纵向传达的准确性上起了保障作用。

1.2 有效沟通的作用

     沟通对于一个组织来说其作用非常重大,一个组织要是没有有效的沟通,其工作效率必将非常低下,沟通的作用非常多。有效的沟通能获得更佳更多的合作;能减少误解;能使人更乐于作答;能使人觉得自己的话值得聆听;能使自己办事更加井井有条;能增自己进行清晰思考的能力;能使自己感觉现能把握所做的事。

有效地进行交流沟通是一个双向的过程,它依赖于您能抓住听者的注意力和正确地解释您所掌握的信息。您给人留下的印象是一贴正确理解您信息的催化剂。犹如发酵粉能使面团发酵膨胀一样,印象是沟通至关重要的组成部分。

2 我国企业沟通中存在的问题

2.1忽视直接的沟通手段

成功的沟通应该是:同一时间内处理多种线索,促进信息的快速反馈,形成双方的直接接触。直接沟通的最大障碍是管理人员自身,有的是放不下官架子,有的是以没有时间为借口。在目前我国的许多企业各种改革措施频繁出台的情况下,员工的内心充满了畏惧与担忧,分房、提薪、职称、下岗、退休,这些现实问题都是困扰员工的重要因素,如果不能开诚布公地与员工进行有效沟通,员工的心理负担根本无法解除。

2.2 我国家长制、等级制的消极严重存在

由于中国两千多年的封建文化影响犹在,管理者的家长制无处不在,等级观

念深入人心,造成了管理层对上级多采用顺从和迎合的态度。中国企业家调查系统调查资料显示,企业经营者职业活动中最关注“上级主管部门的评价”者所占的比例达到了67.3%。在企业中,虽然没有级别地位之分,但封建礼教文化、等级观念、权威主义深入人心,下级对上级有一种敬畏心理。如果管理者没有改进自己的观念,就会在对下沟通时居高临下,采用发号施令的沟通方式,造成沟通的单向性;下级鉴于对上级的敬畏,不敢与上级进行交流,造成有话不敢说、有事不敢问,这两种情况毫无疑问会对沟通造成严重的障碍。

2.3 沟通环境欠佳

有些企业不重视沟通管理,消极对待沟通,忽视沟通文化,那么在这个企业长期下去就会形成一种无所谓企业文化。员工对什么都无所谓,既不找领导,也不去消除心中的愤恨;管理者也对什么都无所谓,不去主动地发现问题和解决问

题,因此大家共同造就了企业内部的“无所谓”企业文化。在无所谓文化中,员工看到问题也不去反应,管理者更是只注重布置任务而不是发现解决问题。长此以往,就会使企业内部不能协调一致,最终影响企业目标的实现。

2.4 信息传递层次过多,导致失真现象严重

在沟通和信息交流的过程中,总会有人为了维护人情而过滤掉部分信息或对信息进行修改,造成信息不能有效的传递,问题得不到有效及时的解决,而这种维护不仅破坏了规则,更容易形成恶性循环。一般来说,信息经过的层次越多,失真的可能性越大。上行沟通时,各层级还会对信息按照有利于部门和自身的方式进行主观性的甄别和过滤,经过选择加工后再将信息上报,从而造成信息失真。

3 进行有效沟通的途径

3.1改善沟通环境,营造良好的沟通氛围

真正的交流只能在所有员工之间有活跃的双向交流气氛时才能出现。如果管理者真正要和员工建立亲密关系并使他们热诚工作,那他们就应该从办公室中走出来,抱着真诚的愿望和他们相互交流,并且要为员工创造一个良好的沟通氛围。著名的美国微软公司在激烈的市场竞争中,在日新月异的计算机技术领域能够迅速崛起,独占软件产业的鳌头,他们在管理中坚持有效沟通不能不说是一条关键的成功经验。比尔·盖茨深深懂得,在当今激烈的竞争中,虽说竞争的焦点集中在技术创新,但是制胜的关键却是人。他们采取了一系列行之有效的沟通方法,如建立起以工作为乐的价值观和奋力拼搏、勇攀高峰的精神为核心的企业文化,并且领导者带头身体力行,使这种企业文化通过上行下效成为对企业员工的一种无声的鞭策和激励;通过建立电子邮件系统、办公室、停车场的无等级安排等等,实行民主化和柔性沟通管理,使员工之间、上下级之间可以实现方便的、随时随地的交流与沟通,充分营造一种尽可能宽松从而使员工心情舒畅的投入工作的氛围。正是这种和谐氛围的创造,最终铸就了微软强大的品牌效应。

3.2对内部沟通渠道进行健全

企业要根据实际情况选择沟通渠道:正式沟通、非正式沟通。这两种沟通渠道有各自的优点和缺点,不能盲目的决定用那一种。但是,随着信息时代的到来,非正式沟通的积极作用越来越明显。特别是现在所流行的柔性沟通是以人为出发点和中心,围绕着激发和调动人的主动性、积极性、创造性展开的,以实现个人和企业共同发展的一系列管理沟通活动,更在很大程度上适应了企业发展的需要。

3.3 善于聆听

鲍尔曼曾说过,上帝赐给我们两只耳朵,却只给我们一张嘴,用意甚佳,就是要我们多听少说。聆听是现在我们所知道的最精明的投资。倾听是没有成本的或者说几乎无需付出代价。如果你是一个很好的聆听者,你就会得到宝贵的智力财产。通过聆听员工的不同意见,你就会产生新的想法和创意;聆听那些与顾客直接接触的人的看法,你就会了解市场状况。认真去聆听,就有可能找到失败的原因或者也可能会发现你以前一直不知道的市场盲点。管理者的积极聆听也会让员工感觉到自己受到了尊重和得到了认可,会增强员工的主人公精神,使员工感觉到自己和企业的命运是联系在一起的。

3.4 建立有效的反馈机制

没有反馈的沟通不是一个完整的沟通,完整的沟通必然具备完善的反馈机制。因为单向的传递容易导致信息失真,从而使沟通的效果大大降低。反馈机制的建立需要信息发送者和信息接受者的共同努力。信息发送者在发送信息的同时应该采取各种积极的措施鼓励接受者提供反馈信息,注意观察接受者在接到信息后的反应和行动,这些都有可能隐藏着重要的反馈信息。而信息接受者必须把握他们在信息反馈中的主体地位,排除一些心理干扰和可能的权力威慑,客观准确的做出信息反馈。总之,在企业中应该设法使自上而下的沟通和自下而上的沟通达到平衡,建立完善的双向交流机制,使企业真正的实现卓越成效的沟通。

4 进行有效沟通的具体措施

4.1 多沟通美好的事物

如向他人描绘和想象公司或部门美丽的未来,向下属作出一个未来的承诺,这样的沟通可以给人以振奋和鼓舞,同时消除只有在业绩不佳时才开展沟通的印象,使员工对沟通持欢迎的态度。

4.2 注意指挥方式、方法的灵活运用

重要、紧急事项或规章制度、决议的执行必须使用命令,是必须执行的;一般事项、征求意见和建议等可以适当采取请求的方式,以获得员工的支持和理解,但请求可能面临被拒绝的风险,主管应对拒绝做好准备,所以请求不可不用,但也不可多用。

4.3 善于运用欣赏和肯定的沟通方式

注重发现和寻找员工工作中的闪光点,经常肯定和欣赏员工的表现和行为,他们就会表现的和你期望的一样。建议作为主管,每周至少肯定下属一项以上的表现比较优秀的方面,执行一段时间以后,你肯定会对员工有一个新的认识,员工也会有一个质的变化。

4.4 认识到表扬比批评在沟通中更有效

即使在批评之前,也要先考虑对方的优点并进行适当的肯定,至少表明自己希望其上进的态度,明确自己是欣赏他的。批评后,最好另外提出对他改进工作的建议和措施。

4.5 积极主动的讲出自己的真实感受

良好的沟通需要双方的真诚,只有讲出自己的真实感受,才能获得真正的理解,才能取得良好的效果。

4.6 重复对方的话

对对方提出的重要问题或形成的结果,适当重复对方的话,既可以增强自己的理解程度,体现对对方的尊重,还可以对问题和结果进行强化,激发对方的谈话兴趣,获得更为广泛的信息。

4.7 表达出自己的理解

对对方提出的观点说出自己的理解,既可验证自己理解的准确程度,又加深对方的印象。这种方法在对方做出承诺时应用的效果会非常好。

总结

    在一个企业中,不论是高层领导、中层领导还是基础的员工,有效沟通对其都有着非常重大的意义,沟通是团队高效完成工作的前提和桥梁。由于我国企业思想观念和对于有效沟通的认识上存在问题,加上未能现成系统的现代化沟通理念和方式方法,所以在企业的沟通往往还存在这样那样的问题。在笔者看来,企业只要能够改变传统落后的等级观念,并运用科学有效的沟通技巧和措施,相信企业的沟通将会变得越来越高效,让企业的管理更上一层楼。

参考文献

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[7] 徐为列;有效沟通的障碍因素分析[J];商业研究;2000年10期.

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